Khi nhà cung cấp bị cơ quan thuế ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hoặc có dấu hiệu rủi ro về hoá đơn, những hoá đơn họ đã lập được đưa vào diện rà soát, và bên mua có thể nhận thông báo đề nghị rà soát, giải trình. Việc của doanh nghiệp là chứng minh giao dịch mua bán có thật bằng một bộ chứng cứ độc lập với tờ hoá đơn: hợp đồng, giao nhận, vận chuyển, nhập kho, thanh toán qua ngân hàng đúng tài khoản người bán, và hàng hoá, dịch vụ đã thật sự được dùng.
Chứng minh được thì giữ được khấu trừ thuế đầu vào và chi phí. Không chứng minh được thì phải điều chỉnh, khai bổ sung. Trạng thái của nhà cung cấp tự nó không kết luận bên mua sai; nhưng nó chuyển gánh nặng chứng minh sang phía bên mua.
Chuyện gì đang xảy ra
Tình huống hay gặp: doanh nghiệp mua hàng của một công ty trong năm, thanh toán, nhận hoá đơn, kê khai khấu trừ bình thường. Một thời gian sau, cơ quan thuế quản lý bên bán xác minh và ghi nhận bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hoặc phát hiện dấu hiệu bất thường trong việc lập hoá đơn. Dữ liệu này được dùng để rà các bên đã mua hàng của họ.
Bên mua được hỏi không phải vì bị nghi ngờ trước, mà vì hoá đơn là một chuỗi: khi một mắt xích có vấn đề, cơ quan thuế cần biết hàng hoá, dịch vụ trên hoá đơn đó có thật sự được cung cấp hay chỉ tồn tại trên giấy. Bên mua là người duy nhất có thể trả lời câu hỏi đó bằng chứng cứ từ phía mình, nên việc giải trình tốt cũng là cách tách mình ra khỏi rủi ro của bên bán.
Với bên mua, có thể xuất hiện một trong các hình thức: thông báo đề nghị giải trình, bổ sung tài liệu; câu hỏi trong một đợt kiểm tra; hoặc yêu cầu tự rà soát và điều chỉnh. Hình thức nào thì câu hỏi cốt lõi vẫn giống nhau: giao dịch này có thật không, và tiền đã đi đến đúng người bán chưa.
Bốn mươi tám giờ đầu
- Tìm hết hoá đơn từ nhà cung cấp đó trên cổng hoá đơn điện tử, không chỉ những hoá đơn được nêu trong thông báo.
- Tính mức ảnh hưởng: tổng thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ, tổng chi phí đã ghi (vào giá vốn, chi phí, tài sản), theo từng kỳ.
- Gom chứng từ theo từng hoá đơn vào một bộ hồ sơ (danh mục ở mục dưới).
- Ghi hạn trả lời, chỉ định một người phụ trách, người đại diện được báo ngay.
- Tra trạng thái hiện tại của nhà cung cấp và lưu bản tra có ngày; nếu còn liên lạc được, đề nghị họ xác nhận giao dịch bằng văn bản.
Điều không làm: liên hệ nhà cung cấp để “làm lại” hợp đồng, biên bản giao nhận lùi ngày cho đủ bộ. Chứng từ lập sau, ghi ngày trước là tự biến một tình huống giải trình thành một vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều.
Bộ chứng cứ chứng minh giao dịch có thật
| Nhóm | Chứng từ | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Thoả thuận | Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, thư trao đổi | Cho thấy hai bên có giao dịch trước khi có hoá đơn |
| Giao nhận | Biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển, phiếu cân, ảnh lô hàng | Hàng thật sự đi từ bên bán tới bên mua |
| Nhập kho, sử dụng | Phiếu nhập kho, xuất kho sản xuất hoặc bán ra, nghiệm thu dịch vụ | Hàng thật sự đi vào hoạt động của doanh nghiệp |
| Thanh toán | Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp vào tài khoản đứng tên bên bán | Tiền đi đúng người, không vòng về |
| Hiện diện | Tài sản đang dùng, sản phẩm đã bán kèm hoá đơn đầu ra | Bằng chứng vật chất hoặc dòng hàng liên tục |
Những điểm làm bộ chứng cứ yếu đi: trả tiền mặt; chuyển tiền vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản không đứng tên bên bán; không có chứng từ vận chuyển với hàng khối lượng lớn; hàng không có trong sổ kho; giá mua lệch hẳn giá thị trường. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì vốn đã không đủ điều kiện khấu trừ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, bất kể bên bán có bỏ địa chỉ hay không.
Hai kết cục và cách xử lý từng kết cục
Chứng minh được: gửi văn bản giải trình theo từng hoá đơn, kèm danh mục chứng từ. Doanh nghiệp tiếp tục giữ khấu trừ và chi phí. Lưu bộ hồ sơ này riêng, vì câu hỏi có thể được nhắc lại khi có kiểm tra sau.
Không chứng minh được, hoặc chỉ chứng minh được một phần:
- Điều chỉnh giảm thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ tương ứng.
- Loại phần chi phí tương ứng khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp; nếu đã quyết toán năm đó thì khai bổ sung quyết toán.
- Nộp phần thuế thiếu và tiền chậm nộp theo quy định.
Tự khai bổ sung khi biết mình không đủ chứng cứ thường có lợi hơn tranh luận không có căn cứ rồi bị kết luận sau kiểm tra. Nếu có tranh chấp với nhà cung cấp về tiền đã trả mà không nhận đủ hàng, đó là việc dân sự riêng, không làm thay đổi nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Hoá đơn rơi vào năm đã quyết toán hoặc đã được kiểm tra
Thông báo có thể liên quan tới hoá đơn của hai, ba năm trước. Khi đó:
- Điều chỉnh thuế giá trị gia tăng thuộc các kỳ khai tương ứng, kèm tiền chậm nộp tính từ hạn nộp của kỳ đó.
- Điều chỉnh chi phí làm thay đổi thu nhập tính thuế và có thể thay đổi số lỗ được chuyển của năm đó và các năm sau.
- Nếu năm đó đã có kết luận kiểm tra, cách xử lý có thể khác; cần hỏi cơ quan thuế quản lý về thủ tục phù hợp.
Chứng từ kế toán phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Doanh nghiệp giữ chứng từ đầy đủ thì câu hỏi về hoá đơn của năm cũ vẫn trả lời được; doanh nghiệp đã “dọn” kho hồ sơ thì gần như chắc chắn phải điều chỉnh.
Phòng từ đầu và nơi tự kiểm tra
- Tra nhà cung cấp trước khi ký trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái, ngày thành lập, địa chỉ, ngành nghề.
- Tra lại định kỳ nhà cung cấp lớn, mỗi quý một lần; thay đổi trạng thái sớm thì còn kịp gom chứng từ và dừng giao dịch.
- Chỉ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên nhà cung cấp, kể cả khi họ đề nghị chuyển vào tài khoản khác “cho tiện”.
- Cảnh giác với nhà cung cấp mới giá rẻ bất thường, không có kho, không có xe, giao hàng qua trung gian.
- Lưu bằng chứng giao hàng cho mọi lô lớn ngay khi nhận, không đợi khi có câu hỏi.
Nơi tự kiểm tra: cổng hoá đơn điện tử cho danh sách và trạng thái hoá đơn đầu vào; tài khoản thuế điện tử cho các thông báo liên quan; trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái nhà cung cấp. Cách nhận diện sớm và trách nhiệm của bên mua được phân tích thêm trong mục hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp bỏ địa chỉ có nghĩa là hoá đơn của họ đều không hợp lệ?
Không tự động như vậy. Trạng thái của bên bán là tín hiệu để rà soát, còn việc hoá đơn có được chấp nhận hay không tuỳ vào việc bên mua chứng minh được giao dịch có thật và đáp ứng các điều kiện khấu trừ, chi phí được trừ.
Đã trả tiền đầy đủ qua ngân hàng thì có chắc được giữ khấu trừ không?
Thanh toán qua ngân hàng đúng tài khoản bên bán là chứng cứ quan trọng, nhưng chưa đủ một mình. Cần thêm hợp đồng, giao nhận, nhập kho hoặc sử dụng để cho thấy hàng hoá, dịch vụ thật sự được cung cấp.
Nhà cung cấp đề nghị lập lại hoá đơn mới từ một công ty khác thì có nên nhận không?
Không nên. Hoá đơn phải do chính bên bán hàng lập, đúng thời điểm giao dịch. Nhận hoá đơn từ một công ty không bán hàng cho mình là sử dụng hoá đơn không đúng quy định, rủi ro còn lớn hơn vấn đề ban đầu.
Doanh nghiệp đã bán hàng mua từ nhà cung cấp đó cho khách thì có ảnh hưởng tới khách không?
Hoá đơn doanh nghiệp lập cho khách vẫn là hoá đơn của doanh nghiệp, không bị ảnh hưởng trực tiếp. Việc doanh nghiệp đã bán ra, có hoá đơn đầu ra tương ứng, còn là một chứng cứ cho thấy hàng mua vào là thật.
Có nên tự điều chỉnh trước khi cơ quan thuế yêu cầu không?
Nếu doanh nghiệp tự rà và thấy không đủ chứng cứ cho một số hoá đơn, tự điều chỉnh và khai bổ sung sớm thường có lợi hơn. Nếu chứng cứ đầy đủ thì không cần điều chỉnh, chỉ cần lưu sẵn hồ sơ.
Mua hàng qua một người môi giới, tiền chuyển cho người đó thì giải trình thế nào?
Đây là trường hợp yếu nhất, vì tiền không đi thẳng tới tài khoản bên bán. Cần hợp đồng hoặc văn bản uỷ quyền nhận tiền của bên bán cho người đó và chứng từ người đó đã chuyển tiếp. Không có thì khả năng phải điều chỉnh là cao; từ nay nên thanh toán thẳng cho bên bán.
Làm sao biết nhà cung cấp vừa bị đổi trạng thái?
Tra định kỳ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ưu tiên nhà cung cấp có giá trị giao dịch lớn. Một số phần mềm kế toán có chức năng tra hàng loạt; điều quan trọng là có người được giao việc này theo lịch.
