Dự trù tiền thuế theo quý để không bị động dòng tiền

Dự trù tiền thuế theo quý là làm ba việc: liệt kê mọi khoản thuế sẽ đi ra trong quý và mốc của từng khoản, ước số tiền từ số liệu bán hàng và lợi nhuận đang có, rồi trích tiền vào một chỗ riêng ngay khi tiền bán hàng về. Bảng dự trù được cập nhật cuối mỗi tháng, không phải làm một lần đầu năm rồi để đó.

Doanh nghiệp bị động vì thuế thường không phải doanh nghiệp làm ăn kém. Đó là doanh nghiệp để tiền thuế nằm lẫn trong tiền kinh doanh, dùng nó nhập hàng, trả lương, rồi tới hạn nộp mới phải đi xoay. Tách con số ra và đặt nó vào lịch là đủ để hết bất ngờ.

Những khoản thuế đi ra trong một quý

Bước đầu là một danh sách đầy đủ. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, danh sách thường gồm:

Hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính, theo Luật Quản lý thuế. Hạn nộp tiền của từng khoản, kể cả tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, nên được kế toán ghi thành ngày cụ thể trên lịch, và kiểm tra lại khi có văn bản mới.

Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn không phải thuế nhưng cũng là khoản đi ra định kỳ; nên đưa vào cùng bảng để thấy đủ gánh nặng mỗi tháng.

Ước thuế giá trị gia tăng: đủ dùng, không cần chính xác từng đồng

Với phương pháp khấu trừ, số phải nộp bằng thuế đầu ra trừ thuế đầu vào được khấu trừ. Để dự trù, chỉ cần ước hai con số từ số liệu đang có.

Giả sử một xưởng may dự kiến doanh thu quý tới 2,4 tỷ đồng chưa thuế, hàng chịu thuế suất 10%: thuế đầu ra khoảng 240 triệu. Vải, phụ liệu, điện, thuê xưởng có hoá đơn hợp lệ khoảng 1,5 tỷ chưa thuế, phần lớn chịu 10%: thuế đầu vào khoảng 150 triệu. Số dự trù cho quý là khoảng 90 triệu đồng.

Ba điều làm con số này lệch nhiều nhất:

• Đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên mà trả bằng tiền mặt, hoá đơn của nhà cung cấp có vấn đề. Phần đó không được trừ, số phải nộp tăng lên.
• Mua dồn hoặc bán dồn: nhập nguyên liệu lớn cho mùa cao điểm làm quý này nộp ít, quý sau nộp nhiều.
• Thuế suất và chính sách giảm: có chính sách giảm thuế giá trị gia tăng cho một số nhóm hàng theo nghị quyết của Quốc hội, có thời hạn áp dụng. Hết thời hạn mà bảng dự trù vẫn tính theo mức giảm thì sẽ thiếu tiền.

Doanh nghiệp khai theo phương pháp trực tiếp thì cách ước đơn giản hơn: lấy doanh thu nhân tỷ lệ theo ngành nghề. Hỏi kế toán doanh nghiệp mình đang áp dụng phương pháp nào trước khi làm bảng.

Ước thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, thuế suất là 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, 20% là mức phổ thông. Doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập có thể được miễn ba năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15 nếu đủ điều kiện.

Cách ước cho từng quý: lấy lợi nhuận ước tính của quý, cộng thêm các khoản chi phí mình đã biết là không được trừ, rồi nhân thuế suất. Giả sử lợi nhuận quý khoảng 400 triệu, doanh nghiệp thuộc mức 17%: số tạm nộp khoảng 68 triệu đồng.

Hai điểm cần nói rõ với kế toán:

• Tổng số đã tạm nộp trong năm phải đạt một tỷ lệ tối thiểu so với số quyết toán theo quy định hiện hành. Tạm nộp quá thấp thì phần chênh vẫn bị tính tiền chậm nộp. Tạm nộp thấp để “giữ tiền” thực chất là vay tiền của ngân sách với lãi suất không rẻ.
• Quý bốn là quý dễ thiếu nhất vì doanh nghiệp đã tiêu gần hết lợi nhuận cả năm. Bảng dự trù nên có một dòng riêng cho phần dự kiến còn phải nộp khi quyết toán.

Lập quỹ thuế: trích ngay khi tiền về

Cách đơn giản và hiệu quả nhất là trích một tỷ lệ cố định mỗi khi tiền bán hàng về, chuyển sang một tài khoản riêng đứng tên doanh nghiệp chỉ dùng để nộp thuế. Tài khoản của chủ hay của người thân không phải là chỗ để quỹ thuế.

Tỷ lệ trích có thể tính từ bảng dự trù. Với ví dụ xưởng may ở trên: thuế giá trị gia tăng khoảng 90 triệu và thuế thu nhập doanh nghiệp khoảng 68 triệu mỗi quý, trên doanh thu có thuế khoảng 2,64 tỷ. Hai khoản cộng lại khoảng 6% tiền về; trích khoảng 6,5% mỗi lần tiền về là đủ cho cả hai và còn một phần dư nhỏ để phòng lệch.

Ba quy tắc cho quỹ thuế:

1. Chỉ rút ra để nộp thuế. Nếu có lúc buộc phải mượn tạm, ghi lại và trả về trong tuần.
2. Cuối mỗi tháng, so số dư quỹ với số thuế dự kiến phải nộp. Thiếu thì bổ sung ngay, thừa thì giữ lại cho quý bốn.
3. Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của nhân viên là tiền của họ tạm giữ, nên chuyển vào quỹ ngay ngày trả lương.

Cập nhật bảng dự trù mỗi tháng

Bảng dự trù làm đầu quý sẽ lệch sau vài tuần. Cuối mỗi tháng, kế toán cập nhật bằng số thực tế: hoá đơn đầu ra, đầu vào đã có trên cổng hoá đơn điện tử, bảng lương đã chốt, lợi nhuận ước tính tới tháng đó. Chủ cần nhìn một bảng rất ngắn:

Cột “cập nhật” thay đổi bao nhiêu không quan trọng bằng việc nó được cập nhật đều. Một hợp đồng lớn bất ngờ, một lô hàng nhập sớm, một tài sản bán thanh lý đều làm con số dịch chuyển, và chủ nên biết trước ít nhất vài tuần.

Khi quỹ thuế không đủ: làm gì, tránh gì

Dù dự trù tốt, vẫn có lúc tiền không đủ. Thứ tự xử lý:

1. Vẫn nộp tờ khai đúng hạn, kể cả khi chưa đủ tiền nộp. Chậm nộp hồ sơ và chậm nộp tiền là hai vi phạm khác nhau; đừng biến một vấn đề thành hai.
2. Nộp trước phần có thể nộp. Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế chậm nộp, lâu nay ở mức 0,03%/ngày — nên kiểm tra mức hiện hành. Nộp được bao nhiêu thì phần chịu tiền chậm nộp giảm bấy nhiêu.
3. Hỏi về gia hạn. Có những năm Chính phủ ban hành chính sách gia hạn nộp thuế cho một số nhóm doanh nghiệp. Hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán xem doanh nghiệp có thuộc diện nào đang áp dụng không.
4. Không dùng tiền thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của nhân viên để trả việc khác. Đó là tiền của người lao động doanh nghiệp đang giữ hộ.

Nợ thuế kéo dài không chỉ tốn tiền chậm nộp. Nó có thể dẫn tới biện pháp cưỡng chế và tạm hoãn xuất cảnh với người đại diện theo điều kiện quy định hiện hành. Số nghĩa vụ còn phải nộp luôn tự xem được trong tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại; chủ nên nhìn con số đó ít nhất mỗi tháng một lần.

Con số chủ nên nhìn mỗi tuần

• Số dư quỹ thuế so với tổng thuế dự kiến phải nộp trong quý.
• Tiền dùng được: tổng số dư các tài khoản trừ quỹ thuế và các khoản thuế đã khấu trừ, đã thu hộ.
• Mốc nộp gần nhất và số tiền của mốc đó.

Ba dòng này, gửi mỗi sáng thứ Hai, đủ để chủ ra quyết định chi tiêu trong tuần mà không động vào tiền thuế.