Khi khách hàng lớn không trả tiền, doanh nghiệp mất hai lần: mất tiền hàng, và phần thuế giá trị gia tăng đã nộp trên hoá đơn không được hoàn lại chỉ vì khách không trả. Thuế thu nhập doanh nghiệp đã tính trên doanh thu đó cũng không tự điều chỉnh. Công cụ duy nhất để giảm thiệt hại về thuế là trích lập dự phòng và xử lý xoá nợ khó đòi theo đúng chế độ, để khoản mất được tính vào chi phí — và công cụ đó chỉ dùng được khi có đủ hồ sơ.
Hồ sơ đó phải được làm từ tuần đầu khách trả chậm, không phải lúc đã chắc mất. Biên bản đối chiếu công nợ, thư nhắc có ngày, bản tra trạng thái của khách là những giấy tờ không thể dựng lại sau này. Bài này đi theo đúng trình tự từ lúc khách bắt đầu chậm tới lúc xoá nợ.
Vì sao thuế đã nộp không quay về
- Thuế giá trị gia tăng tính theo hoá đơn đã lập, nộp theo kỳ khai. Hoá đơn chỉ được điều chỉnh khi có căn cứ như trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giá hàng bán; khách không trả tiền không phải căn cứ điều chỉnh hoá đơn.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp đã tính trên doanh thu năm ghi nhận. Khoản mất chỉ đi vào chi phí khi được trích dự phòng hoặc xoá nợ theo chế độ, ở năm có đủ điều kiện.
Vì vậy không được tự lập hoá đơn điều chỉnh giảm, huỷ hoá đơn cũ hay “làm lại” hoá đơn với giá thấp hơn chỉ để lấy lại phần thuế. Đó là sai nội dung hoá đơn, khách hàng có thể đang dùng hoá đơn gốc để khấu trừ, và hai bên sẽ lệch nhau trên hệ thống.
Tuần đầu khách trả chậm: bốn việc phải làm ngay
- Đối chiếu công nợ bằng văn bản. Gửi biên bản đối chiếu có danh sách hoá đơn, số tiền, hạn thanh toán, đề nghị khách ký xác nhận. Biên bản khách đã ký là chứng cứ mạnh nhất cho cả việc đòi nợ lẫn việc trích dự phòng.
- Tra trạng thái mã số thuế của khách trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, lưu bản tra có ngày. Làm lại mỗi tháng trong thời gian nợ còn treo.
- Dừng hoặc giới hạn giao hàng mới theo điều khoản hợp đồng, bằng văn bản.
- Gửi thư nhắc nợ có ngày qua kênh lưu được (thư điện tử, văn bản có ký nhận). Tin nhắn thoại, gọi điện thì ghi lại nội dung, ngày giờ.
Không ai muốn làm căng với khách lớn quen lâu năm. Nhưng biên bản đối chiếu và thư nhắc là thủ tục thương mại bình thường, không phải lời tuyên chiến; khách làm ăn đàng hoàng hiểu điều đó.
Giữ dòng tiền cho kỳ nộp thuế trong lúc chờ
Trong thời gian khách chưa trả, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp vẫn chạy đúng lịch. Ba việc để không rơi vào cảnh vừa mất tiền hàng vừa nợ thuế:
- Đưa khoản nợ treo vào bảng dự trù tiền: tiền đó không còn được coi là sắp về. Các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của những kỳ tới phải được lo bằng nguồn khác.
- Cân nhắc kỹ trước khi giao thêm hàng cho chính khách đang nợ. Mỗi lô hàng mới là một hoá đơn mới, một khoản thuế mới phải nộp theo kỳ, trong khi tiền còn chưa chắc về.
- Không để thuế thành khoản nợ thứ hai. Nộp chậm phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày (mức lâu nay 0,03%/ngày, kiểm tra mức hiện hành), không được tính vào chi phí, và nợ kéo dài dẫn tới biện pháp cưỡng chế. Vay ngắn hạn để nộp đúng hạn thường rẻ hơn.
Gia hạn nộp thuế chỉ áp dụng cho các trường hợp luật quy định hoặc chính sách gia hạn được ban hành riêng; khách hàng không trả tiền không nằm trong số đó.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi: điều kiện và hồ sơ
Theo chế độ trích lập dự phòng hiện hành, khoản nợ được trích dự phòng khi có đủ các yếu tố chung:
- Có chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu hoặc văn bản cam kết nợ.
- Đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng hoặc cam kết, hoặc chưa đến hạn nhưng khách đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, mất tích, bỏ trốn, bị truy cứu trách nhiệm…
- Doanh nghiệp đã đòi mà chưa thu được, có chứng cứ.
Mức trích theo thời gian quá hạn hoặc theo tổn thất dự kiến được quy định trong chế độ trích lập dự phòng; kế toán áp đúng bảng mức đang hiệu lực, lập vào cuối năm tài chính trước khi lập báo cáo. Khoản dự phòng trích đúng chế độ được xét là chi phí được trừ; trích không đủ hồ sơ thì bị loại khi quyết toán.
Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán gửi danh sách khoản đề nghị trích kèm hồ sơ của từng khoản trước khi khoá sổ năm, và tự hỏi: khoản nào thiếu biên bản đối chiếu, khoản nào không có thư nhắc?
Xoá nợ khi thật sự không thu được
Khi khoản nợ đã rõ là không thể thu hồi — khách đã giải thể, phá sản có quyết định; khách là cá nhân đã chết hoặc mất tích mà không có tài sản để trả; đã có bản án nhưng thi hành án xác nhận không có tài sản… — doanh nghiệp xử lý xoá nợ theo thủ tục của chế độ hiện hành: có hội đồng xử lý, biên bản, quyết định xoá nợ, dùng khoản dự phòng đã trích để bù, phần thiếu tính vào chi phí.
Hai điều cần nhớ:
- Xoá nợ trên sổ không phải xoá quyền đòi nợ. Khoản đã xoá vẫn được theo dõi riêng trong một thời gian theo chế độ; khách trả lại sau này thì ghi vào thu nhập khác.
- Khách chỉ “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” trên hệ thống thuế thì chưa đủ để coi là đã giải thể hay phá sản. Trạng thái đó là tín hiệu để trích dự phòng và tiếp tục đòi, không phải căn cứ tự động để xoá nợ. Cũng không được suy ra khách “gian lận” chỉ từ trạng thái mã số thuế.
Thương lượng với khách mà không làm sai thuế
| Phương án | Làm đúng thế nào |
|---|---|
| Cho trả dần | Văn bản cam kết trả nợ có lịch; mỗi lần nhận tiền qua ngân hàng; cam kết này còn là chứng từ để trích dự phòng nếu khách lại vỡ lịch |
| Giảm một phần nợ | Thoả thuận bằng văn bản; bản chất là khoản doanh nghiệp chấp nhận mất, kế toán xử lý theo quy định chứ không “làm lại” hoá đơn cũ với giá thấp hơn |
| Nhận hàng, tài sản thay tiền | Là một giao dịch mua bán thật: khách lập hoá đơn bán cho mình, hai bên bù trừ công nợ bằng biên bản; định giá hợp lý |
| Bù trừ công nợ hai chiều | Khi mình cũng nợ khách: biên bản bù trừ ký hai bên, ghi rõ các hoá đơn liên quan |
Bù trừ công nợ và nhận hàng thay tiền cần lưu ý thêm: với hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bằng bù trừ phải có hồ sơ đúng quy định mới được xem là thanh toán không dùng tiền mặt khi xét khấu trừ đầu vào. Kế toán cần kiểm lại điều kiện hiện hành trước khi ký biên bản.
Phòng từ đầu và nơi tự kiểm tra
- Hạn mức công nợ cho từng khách, xét lại mỗi năm theo lịch sử thanh toán.
- Bảng tuổi nợ hằng tháng: dưới 30 ngày, 30–90 ngày, trên 90 ngày. Chủ nhìn cột cuối và tên khách lớn nhất trong đó.
- Đối chiếu công nợ định kỳ với khách lớn, kể cả khi họ trả đúng hạn — để có sẵn biên bản khi cần.
- Bảo lãnh thanh toán hoặc tạm ứng với đơn hàng lớn, khách mới.
Nơi tự kiểm tra: trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái của khách; cổng hoá đơn điện tử cho danh sách hoá đơn đã lập cho khách, đặt cạnh bảng công nợ; tài khoản thuế điện tử cho tờ khai và phụ lục của năm có trích dự phòng. Cách thẩm định khách trước khi bán chịu có trong các bài của mục thẩm định khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Khách không trả tiền thì có được huỷ hoá đơn đã lập để khỏi nộp thuế không?
Không. Hoá đơn phản ánh giao dịch đã xảy ra; khách không trả tiền không phải căn cứ huỷ hay điều chỉnh. Khoản mất được xử lý qua dự phòng và xoá nợ theo chế độ, không qua hoá đơn.
Khách trả lại một phần hàng vì không bán được thì sao?
Trả lại hàng thật là căn cứ để xử lý hoá đơn theo quy định (điều chỉnh hoặc hoá đơn của bên trả lại tuỳ trường hợp). Hàng phải thật sự quay về kho, có biên bản và phiếu nhập.
Không có biên bản đối chiếu công nợ thì có trích dự phòng được không?
Rất khó. Biên bản đối chiếu hoặc văn bản cam kết nợ là một trong những hồ sơ quan trọng nhất. Nếu khách không chịu ký, lưu lại thư đề nghị đối chiếu và các chứng cứ đã đòi nợ.
Kiện ra toà có giúp gì về thuế không?
Hồ sơ khởi kiện, bản án, văn bản của cơ quan thi hành án là chứng cứ mạnh để trích dự phòng và sau này xoá nợ. Chi phí kiện tụng có chứng từ cũng được xét là chi phí phục vụ kinh doanh.
Khoản nợ nhỏ vài triệu có đáng làm đủ thủ tục không?
Với khoản nhỏ, chi phí thủ tục có thể lớn hơn lợi ích thuế. Nhưng biên bản đối chiếu và thư nhắc nên làm cho mọi khách theo nhịp chung, vì làm theo thói quen thì không tốn thêm bao nhiêu.
Đã xoá nợ rồi khách lại trả thì ghi thế nào?
Khoản thu hồi được ghi vào thu nhập khác của năm nhận tiền và tính thuế thu nhập doanh nghiệp bình thường. Đó là lý do khoản đã xoá vẫn phải được theo dõi riêng.
