Lợi nhuận và tiền khác nhau vì chúng đo hai thứ khác nhau: lợi nhuận đo phần doanh nghiệp đã kiếm được trong kỳ, còn tiền đo phần doanh nghiệp đang thật sự cầm. Giữa hai con số có sáu “khe” quen thuộc: khách còn nợ, hàng còn tồn, tài sản mua bằng tiền nhưng chi phí chia nhiều năm, tiền vay và trả nợ gốc, tiền thuế thu hộ, và tiền chủ rút ra.
Hiểu sáu khe này, chủ sẽ không còn nghĩ “báo cáo lãi là sai”, và quan trọng hơn là biết tiền thuế phải nộp được tính trên lợi nhuận và trên hoá đơn, không tính trên số dư tài khoản. Doanh nghiệp có lãi nhưng không để tiền cho thuế là doanh nghiệp đang tự đặt mình vào thế nợ thuế.
Khách còn nợ: doanh thu đã ghi, tiền chưa về
Khi hàng đã giao, dịch vụ đã xong, doanh thu được ghi nhận ngay, dù khách hẹn ba mươi hay sáu mươi ngày mới trả. Lợi nhuận đã “có”, tiền thì chưa.
Điểm quan trọng với thuế: hoá đơn đã lập thì thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn đó phải khai trong kỳ, không đợi khách trả tiền. Doanh nghiệp bán chịu nhiều có thể phải nộp thuế giá trị gia tăng bằng tiền của chính mình trước khi thu được tiền của khách.
Con số cần nhìn: tổng phải thu khách hàng và số ngày thu tiền bình quân. Giả sử doanh thu tháng 1 tỷ đồng, phải thu cuối tháng 2 tỷ đồng, nghĩa là trung bình khách đang giữ tiền của mình khoảng hai tháng. Số ngày này tăng dần là dấu hiệu sớm của khó khăn dòng tiền.
Hàng nằm trong kho: tiền đã chi, chưa thành chi phí
Tiền mua nguyên liệu, hàng hoá đi ra khỏi tài khoản ngay khi trả nhà cung cấp, nhưng chỉ thành giá vốn — tức thành chi phí trên báo cáo — khi hàng được bán. Hàng còn trong kho là tiền đã chi mà chưa xuất hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh.
- Nhập hàng nhiều để đón mùa cao điểm: lợi nhuận không đổi, tiền giảm mạnh.
- Hàng chậm bán, hàng lỗi mốt: tiền đã nằm chết trong kho, và nếu không kiểm kê, xử lý đúng quy định thì số tồn trên sổ còn lớn hơn giá trị thật.
Câu hỏi cho kế toán: “Hàng tồn kho trên sổ đã được kiểm kê thực tế lần gần nhất khi nào, và có mặt hàng nào tồn quá sáu tháng không?”
Tài sản trả tiền một lần, chi phí chia nhiều năm
Mua một máy in, một xe tải, hay cải tạo cửa hàng là tiền đi ra một lần, nhưng trên báo cáo, chi phí được phân bổ thành khấu hao trong nhiều năm.
Hệ quả hai chiều:
- Năm mua tài sản: tiền giảm mạnh, lợi nhuận gần như không bị ảnh hưởng.
- Những năm sau: lợi nhuận bị trừ khấu hao đều đặn, trong khi không có tiền nào đi ra.
Với thuế, khấu hao chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tài sản có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, dùng cho hoạt động kinh doanh và trích theo quy định. Hoá đơn mua tài sản từ 5 triệu đồng trở lên còn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Tiền vay vào và nợ gốc trả ra
Khoản vay ngân hàng làm tiền tăng nhưng không phải doanh thu. Trả nợ gốc làm tiền giảm nhưng không phải chi phí. Chỉ có lãi vay mới đi vào báo cáo kết quả kinh doanh.
Đây là khe hay gây hiểu nhầm nhất: một doanh nghiệp đang trả gốc đều mỗi tháng có thể có lãi trên báo cáo mà tiền vẫn liên tục thiếu. Ngược lại, một doanh nghiệp lỗ vẫn có thể có nhiều tiền trong tài khoản ngay sau khi giải ngân khoản vay.
Nếu tiền trong tài khoản chủ yếu đến từ khoản vay, đừng dùng nó làm cảm giác “công ty đang ổn”. Hỏi kế toán: “Bỏ tiền vay ra thì hoạt động kinh doanh tháng này tạo ra hay tiêu tốn tiền?”
Tiền thuế chỉ đi qua tài khoản
Mỗi hoá đơn bán ra có thuế giá trị gia tăng. Khách trả cả giá bán lẫn tiền thuế, và toàn bộ vào tài khoản doanh nghiệp. Nhưng phần thuế đó không phải tiền của doanh nghiệp — nó là tiền thu hộ, sẽ phải nộp sau khi trừ phần thuế đầu vào được khấu trừ.
Tương tự, thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trên lương nhân viên nằm trong tài khoản cho tới ngày nộp. Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý thì đi ra trước khi quyết toán năm.
Nếu nhìn số dư tài khoản mà không trừ các khoản thuế sắp nộp, chủ sẽ thấy mình giàu hơn thực tế. Cách đơn giản là yêu cầu kế toán mỗi tháng báo số thuế dự kiến phải nộp kỳ tới, và tự kiểm tra lại nghĩa vụ còn phải nộp trong tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại.
Chủ rút tiền ra khỏi công ty
Chủ lấy tiền công ty ra dùng dưới nhiều hình thức: chia lợi nhuận, tạm ứng, cho chủ vay, chi hộ việc riêng. Lợi nhuận không đổi, tiền giảm.
Mỗi hình thức có hệ quả thuế riêng, và đây là chỗ nên làm rõ với kế toán:
- Chia lợi nhuận chỉ được làm từ lợi nhuận sau thuế, sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, và kéo theo nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người nhận theo quy định hiện hành.
- Tạm ứng, cho chủ vay phải có chứng từ và được hoàn trả; để treo nhiều năm thì khó giải thích khi bị kiểm tra.
- Chi việc riêng bằng tiền công ty rồi đưa vào chi phí là khoản sẽ bị loại khi quyết toán, và làm sai lệch lợi nhuận.
Tách bạch tiền của công ty và tiền của chủ là nền tảng. Không có tách bạch này, mọi bảng đối chiếu phía sau đều mất ý nghĩa.
Bảng đối chiếu một trang: từ lợi nhuận tới tiền
Yêu cầu kế toán làm mỗi quý một bảng như dưới đây. Ví dụ là số giả định cho một doanh nghiệp nhỏ:
| Khoản | Số tiền (triệu đồng) |
|---|---|
| Lợi nhuận sau thuế trong quý | +300 |
| Cộng lại khấu hao (không phải tiền đi ra) | +60 |
| Phải thu khách hàng tăng | −250 |
| Hàng tồn kho tăng | −180 |
| Phải trả nhà cung cấp tăng | +90 |
| Thuế còn phải nộp tăng | +40 |
| Mua thiết bị | −120 |
| Trả nợ gốc vay | −100 |
| Tiền thay đổi trong quý | −160 |
Đọc bảng này, chủ hiểu ngay vì sao lãi 300 triệu mà tiền vẫn giảm 160 triệu: phần lớn nằm ở khách nợ và hàng tồn. Và thấy luôn dòng “thuế còn phải nộp tăng” là tiền đang giữ tạm, sắp phải đi ra.
Bốn con số tiền chủ nên nhìn mỗi tuần
Bảng đối chiếu hằng quý giải thích quá khứ. Để điều hành, chủ cần một nhịp ngắn hơn. Mỗi sáng thứ Hai, yêu cầu kế toán hoặc người giữ quỹ gửi bốn con số:
- Số dư tiền “thật sự dùng được”: tổng tiền trong các tài khoản doanh nghiệp, trừ đi số thuế đã khấu trừ, đã thu hộ và sắp tới hạn nộp. Con số này thường thấp hơn số dư ngân hàng khá nhiều, và đó mới là con số để ra quyết định chi.
- Phải thu quá hạn: khách nào đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng, bao nhiêu tiền, quá bao nhiêu ngày. Năm khách lớn nhất là đủ.
- Khoản phải chi trong bốn tuần tới: lương, tiền thuê, nhà cung cấp tới hạn, nợ gốc và lãi vay, và các khoản thuế tới hạn trong kỳ.
- Chênh lệch giữa hai con số trên: nếu bốn tuần tới chi nhiều hơn tiền dùng được cộng tiền dự kiến thu, chủ biết trước ít nhất một tháng để xoay xở, thay vì biết vào đúng ngày trả lương.
Bốn con số này không cần phần mềm đặc biệt, chỉ cần một bảng tính cùng khuôn mỗi tuần. Điều quan trọng là khoản thuế luôn được đặt vào cột “phải chi” ngay từ lúc phát sinh, chứ không đợi tới tuần nộp mới nhớ ra.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có lãi nhưng không có tiền nộp thuế thì làm sao?
Vẫn phải nộp đúng hạn; nộp chậm phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày. Nếu thật sự khó khăn, hỏi cơ quan thuế quản lý về chính sách gia hạn đang áp dụng, và từ kỳ sau trích riêng tiền thuế ngay khi thu tiền bán hàng.
Tiền trong tài khoản nhiều hơn lợi nhuận có phải là tốt?
Chưa chắc. Có thể do vừa giải ngân khoản vay, do khách trả trước, hoặc do đang chậm trả nhà cung cấp. Những khoản đó đều là tiền sẽ phải đi ra, không phải tiền của lợi nhuận.
Có nên tính thuế dựa vào tiền thực thu cho dễ quản lý không?
Không. Thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo thời điểm ghi nhận theo quy định, không theo lúc tiền về. Quản lý dòng tiền theo tiền thực thu được, nhưng khai thuế phải theo nguyên tắc của luật.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có cần thiết với doanh nghiệp nhỏ không?
Có ích hơn nhiều người nghĩ, vì đó chính là báo cáo trả lời câu “tiền đi đâu”. Nếu báo cáo năm quá khó đọc, bảng đối chiếu một trang hằng quý là phiên bản rút gọn đủ dùng.
Chủ tạm ứng tiền công ty nhiều lần có vấn đề gì không?
Tạm ứng cần có chứng từ và phải được hoàn ứng hoặc quyết toán. Tạm ứng treo lâu, lặp lại nhiều lần dễ bị xem xét như khoản chi không đúng mục đích hoặc thu nhập của cá nhân khi kiểm tra.
Làm sao biết số ngày thu tiền của khách là nhiều hay ít?
So với điều khoản thanh toán trong hợp đồng và với chính doanh nghiệp qua các quý. Nếu hợp đồng cho khách trả trong ba mươi ngày mà thực tế trung bình sáu mươi ngày, tức là một nửa khách đang trả chậm.
