Mười điều về thuế chủ doanh nghiệp phải tự nắm dù đã có kế toán

Có kế toán không có nghĩa là chủ được phép không biết gì về thuế. Theo luật, người nộp thuế là doanh nghiệp, và người đại diện theo pháp luật là người ký, người đứng tên, người bị gọi khi có chuyện. Kế toán nội bộ hay dịch vụ làm hộ phần kỹ thuật, còn phần quyết định và phần chịu trách nhiệm vẫn nằm ở chủ.

Mười điều dưới đây không đòi hỏi chủ phải biết hạch toán. Chúng là những thứ nếu chủ nắm được thì chỉ cần mười lăm phút mỗi tháng là biết doanh nghiệp đang ổn hay đang có chuyện, và biết hỏi kế toán câu gì cho đúng chỗ.

Doanh nghiệp đang nộp những gì, theo nhịp nào

Mười điều, gói gọn: (1) doanh nghiệp đang có những nghĩa vụ thuế nào; (2) hạn nộp của từng loại; (3) ai giữ tài khoản thuế và chữ ký số; (4) thuế suất đang áp dụng; (5) mỗi tháng cần để riêng bao nhiêu cho thuế; (6) hoá đơn vào và ra; (7) lương kéo theo thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm; (8) người đại diện chịu gì; (9) hồ sơ đang lưu ở đâu; (10) tự kiểm tra ở đâu mỗi tháng. Các mục dưới đây đi lần lượt.

Chủ cần thuộc lòng doanh nghiệp mình đang có những nghĩa vụ nào và hạn của từng loại. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, bức tranh cơ bản như sau (hạn theo Luật Quản lý thuế, nên kiểm tra lại khi có văn bản mới):

Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên từ năm nay không còn khoản này. Tuy vậy, nếu doanh nghiệp còn nợ môn bài của những năm trước thì khoản nợ cũ không tự biến mất — hỏi kế toán một câu cho chắc.

Câu hỏi nên hỏi kế toán ngay: “Công ty đang khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay quý, và vì sao?” Nếu câu trả lời không rõ, đó là dấu hiệu đầu tiên cần xem kỹ hơn.

Tài khoản thuế và chữ ký số là tài sản của doanh nghiệp

Tài khoản thuế điện tử, tài khoản cổng hoá đơn điện tử và chữ ký số của doanh nghiệp là ba chiếc chìa khoá mở toàn bộ nghĩa vụ thuế. Người giữ ba thứ này có thể nộp tờ khai, phát hành hoá đơn, và ở nhiều doanh nghiệp còn có thể lập lệnh nộp tiền.

• Chủ phải biết ai đang giữ từng thứ, và tài khoản đang gắn với số điện thoại, thư điện tử của ai.
• Thông tin khôi phục nên gắn với thư điện tử và số điện thoại của doanh nghiệp, không gắn với người làm thuê.
• Chữ ký số có hạn dùng; hết hạn đúng tuần phải nộp tờ khai là chuyện rất hay gặp.

Khi đổi kế toán hay đổi dịch vụ, việc đầu tiên là đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập, trước cả việc bàn giao sổ sách.

Thuế suất của mình và số tiền cần để sẵn

Chủ không cần tự tính thuế, nhưng cần biết thuế suất đang áp dụng để ước được số tiền phải chuẩn bị. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025:

• 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng;
• 17% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng;
• 20% là thuế suất phổ thông cho các trường hợp còn lại.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập còn có thể thuộc diện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15 nếu đáp ứng điều kiện. Chủ nên hỏi thẳng kế toán: “Công ty mình có thuộc diện này không, và hồ sơ để hưởng đã đủ chưa?”

Với thuế giá trị gia tăng, có ba mức 0%, 5%, 10% theo Luật 48/2024/QH15, cùng chính sách giảm cho một số nhóm hàng theo nghị quyết của Quốc hội trong từng giai đoạn. Chủ nên biết mặt hàng chính của mình đang chịu mức nào và có đang được giảm không, vì con số đó ảnh hưởng trực tiếp tới giá bán.

Từ hai thông tin trên, chủ đặt được một con số đơn giản: mỗi tháng cần để riêng bao nhiêu cho thuế. Không cần chính xác tới từng đồng, chỉ cần không bất ngờ vào ngày nộp.

Hoá đơn vào và ra quyết định số thuế

Hoá đơn là nơi thuế thật sự được tạo ra. Ba điều chủ nên tự nắm:

1. Hoá đơn đầu ra phải lập đúng thời điểm, đúng nội dung. Lập trễ, lập thiếu là doanh thu khai sai kỳ; lập sai thông tin người mua là phải điều chỉnh, thay thế.
2. Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Chủ quen trả tiền mặt cho nhà cung cấp là đang tự làm mất phần khấu trừ.
3. Nhà cung cấp có vấn đề thì hoá đơn của họ cũng có vấn đề. Hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh có thể bị loại khỏi khấu trừ và chi phí. Với hợp đồng lớn, nên để kế toán tra tình trạng mã số thuế của đối tác trước khi ký.

Quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới từ ngày 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Chủ không cần đọc hết, nhưng nên hỏi kế toán: “Quy định mới có làm thay đổi cách công ty mình lập hoá đơn không?”

Tiền lương đi kèm thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm

Mỗi khoản trả cho người lao động đều kéo theo nghĩa vụ. Chủ quyết định lương, thưởng, phụ cấp thì cũng là người quyết định doanh nghiệp phải khấu trừ, khai và nộp bao nhiêu.

• Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Nhân viên đăng ký người phụ thuộc đầy đủ thì số thuế khấu trừ hằng tháng thấp hơn.
• Khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng thường phải khấu trừ 10% trước khi trả, trừ trường hợp người nhận làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành.
• Bảo hiểm bắt buộc tính trên tiền lương ghi trong hợp đồng theo quy định. Ghi lương hợp đồng thấp hơn thực trả để giảm tiền đóng sẽ lộ ra khi đối chiếu bảng lương, chi phí lương và số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
• Lương đưa vào chi phí phải có hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả và quy chế lương thưởng rõ ràng.

Sai hay gặp: thưởng Tết trả tiền mặt không có quy chế, cộng tác viên nhận tiền không khấu trừ, lương khai thấp hơn thực trả. Mỗi cái đều thành vấn đề khi quyết toán.

Ai chịu trách nhiệm, và hồ sơ để ở đâu

Người đại diện theo pháp luật là người đứng tên cho mọi nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp nợ thuế quá hạn, một trong những biện pháp cơ quan thuế có thể áp dụng là tạm hoãn xuất cảnh với người đại diện theo điều kiện quy định hiện hành. Đây là lý do nhiều chủ chỉ biết mình có vấn đề khi đang đứng ở sân bay.

Về lưu trữ, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Chủ nên biết:

• Hồ sơ các năm đang để ở đâu: tủ công ty, nhà kế toán, hay máy tính của dịch vụ.
• Bản điện tử có được sao lưu không, ai giữ bản sao.
• Nếu mai kế toán nghỉ, công ty có tìm lại được hồ sơ năm trước trong một ngày không.

Mười lăm phút tự kiểm tra mỗi tháng

Chủ không cần đợi báo cáo của kế toán mới biết tình hình. Mỗi tháng, sau ngày 20, dành mười lăm phút:

1. Mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, xem tờ khai kỳ gần nhất đã nộp chưa, đã có thông báo chấp nhận chưa.
2. Xem phần nghĩa vụ thuế: còn khoản nào phải nộp, có khoản chậm nộp không.
3. Vào trang tra cứu thông tin người nộp thuế xem trạng thái mã số thuế của chính doanh nghiệp vẫn đang hoạt động bình thường.
4. Hỏi kế toán số hoá đơn đầu ra trong tháng trên cổng hoá đơn điện tử và so với doanh thu mình biết.

Nếu có điều gì chưa rõ, cơ quan thuế quản lý — thuế cơ sở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở — là nơi hỏi chính thức. Mười lăm phút này không thay việc của kế toán, nhưng đủ để chủ không bao giờ là người biết cuối cùng.