Học phí thu trước cho một khoá học là tiền trung tâm nhận trước cho dịch vụ chưa cung cấp. Trên sổ kế toán, số tiền này ghi nhận dần thành doanh thu theo tiến độ dạy — theo tháng hoặc theo buổi — chứ không dồn hết vào tháng thu tiền. Nếu ghi hết một lần, tháng tuyển sinh sẽ lãi vọt còn các tháng sau lỗ, số liệu không nói được gì về tình hình thật.
Về thuế, có ba việc cần tách bạch: thời điểm lập hoá đơn khi thu tiền trước, phần nào thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng (dạy học) và phần nào không (giáo trình, đồng phục, ăn trưa…), và doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp của từng kỳ. Cộng thêm nhiều kênh thu tiền, mỗi kênh về tiền một kiểu, trung tâm cần một bảng đối chiếu riêng cho học phí.
Các kênh thu học phí và chỗ hay lệch
| Kênh | Chỗ hay lệch |
|---|---|
| Tiền mặt tại quầy | Phiếu thu viết tay, thu rồi mới nhập hệ thống, nộp quỹ trễ |
| Chuyển khoản | Phụ huynh chuyển thiếu nội dung, không biết học viên nào, lớp nào |
| Cổng thanh toán, máy quẹt thẻ | Tiền về sau một hai ngày, đã trừ phí |
| Trả góp qua đối tác tài chính | Trung tâm nhận đủ một lần sau khi trừ phí, học viên trả góp cho đối tác |
| Tư vấn viên thu hộ | Tiền đi qua tài khoản cá nhân, chậm nộp về, dễ thất thoát |
Mỗi khoản thu phải gắn với một học viên, một khoá, một mã phiếu ghi danh. Quy định cho phụ huynh ghi mã ghi danh trong nội dung chuyển khoản, hoặc dùng mã thanh toán riêng cho từng phiếu, giảm được phần lớn khoản “tiền về không rõ của ai”.
Tư vấn viên nhận học phí vào tài khoản riêng rồi chuyển lại là thói quen phải bỏ. Nó làm doanh thu phụ thuộc vào sự trung thực của từng người, và tạo ra dòng tiền khó giải thích nhất khi đối chiếu.
Ghi nhận doanh thu theo tiến độ dạy
Giả sử một học viên đóng 12 triệu đồng cho khoá tiếng Anh 6 tháng, 48 buổi, khai giảng tháng 3. Trên sổ kế toán:
- Tháng thu tiền: ghi nhận 12 triệu là doanh thu chưa thực hiện (khoản nhận trước).
- Mỗi tháng từ tháng 3 tới tháng 8: chuyển 2 triệu (hoặc theo số buổi đã dạy) sang doanh thu.
Nhân lên với vài trăm học viên, trung tâm sẽ có một số dư doanh thu chưa thực hiện khá lớn. Con số này chính là nghĩa vụ phải dạy — tiền đã thu nhưng lớp chưa học. Chủ trung tâm nên nhìn nó mỗi tháng: tiền trong tài khoản nhiều mà doanh thu chưa thực hiện cũng nhiều thì không phải toàn bộ số tiền đó là của mình để chi.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh thu tính thuế gắn với thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần. Cách ghi theo tiến độ dạy thường phù hợp, nhưng kế toán cần xác nhận theo văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 đang hiệu lực và giải thích được chênh lệch (nếu có) giữa số kế toán và số tính thuế.
Tiền học phí nhận trước không phải tiền để chi hết
Mùa tuyển sinh, tài khoản trung tâm đầy tiền. Đây là lúc dễ quyết định mở thêm cơ sở, sửa sang phòng học, trả trước tiền thuê nhà cả năm. Nhưng phần lớn số tiền đó ứng với những buổi học chưa dạy: vẫn phải trả lương giáo viên, tiền thuê, điện nước cho các buổi đó trong những tháng tới, khi tiền mới vào có thể ít hơn nhiều.
Cách giữ an toàn là tính chi phí để dạy hết số buổi đã thu tiền — giả sử bằng khoảng 60–70% học phí tuỳ trung tâm — và giữ lại tối thiểu số tiền đó, không dùng cho đầu tư dài hạn. Số dư doanh thu chưa thực hiện trên sổ là căn cứ để tính.
Điều này càng quan trọng khi trung tâm tính chuyện chuyển nhượng, đóng một cơ sở hay tạm ngừng: nghĩa vụ dạy hoặc hoàn học phí cho học viên đã đóng tiền vẫn còn nguyên. Ghi nhận doanh thu đúng theo tiến độ là cách duy nhất để biết con số nghĩa vụ đó là bao nhiêu.
Hoá đơn khi thu tiền trước
Theo quy định lâu nay tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng). Nghĩa là hoá đơn học phí lập khi học viên đóng tiền, dù doanh thu kế toán còn phân bổ dần. Từ 1/7/2026, cần đối chiếu điều khoản tương ứng trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ba điều hay sai:
- Chỉ lập hoá đơn khi phụ huynh xin, còn lại bỏ qua. Dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng vẫn phải lập hoá đơn.
- Lập hoá đơn theo đợt khai giảng thay vì theo ngày thu tiền, làm lệch kỳ.
- Ghi nội dung hoá đơn chung chung (“học phí”) trong khi khoản thu gồm cả giáo trình, đồng phục — những khoản cần tách vì thuế khác nhau.
Dạy học không chịu thuế giá trị gia tăng, khoản thu kèm thì xét riêng
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 xếp dạy học, dạy nghề vào nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng. Trung tâm cần kiểm tra hoạt động của mình đáp ứng điều kiện theo luật và văn bản hướng dẫn. Còn các khoản thu kèm thì xét riêng theo bản chất:
- Bán giáo trình, tài liệu, học cụ.
- Đồng phục, balo, quà ghi danh.
- Ăn trưa, xe đưa đón, trại hè, dã ngoại.
- Lệ phí thi chứng chỉ thu hộ tổ chức khác — nếu trung tâm chỉ thu hộ và chuyển lại thì không phải doanh thu của trung tâm, nhưng phải có hợp đồng, chứng từ thể hiện đúng bản chất thu hộ.
Thu “trọn gói” một con số cho tất cả là cách làm khó xử lý nhất. Nên niêm yết và ghi trên phiếu ghi danh từng khoản riêng, để hoá đơn và thuế đi đúng theo từng loại.
Bảo lưu, chuyển lớp, hoàn học phí và giáo viên thỉnh giảng
Chính sách bảo lưu, hoàn học phí nên viết thành văn bản, công bố trước khi ghi danh, và kế toán xử lý đúng theo đó:
- Bảo lưu: phần học phí chưa học tiếp tục nằm ở doanh thu chưa thực hiện. Theo dõi thời hạn bảo lưu; hết hạn mà chính sách ghi không hoàn thì phần đó được ghi nhận doanh thu tại thời điểm hết hạn.
- Chuyển lớp, chuyển khoá: chuyển số dư sang khoá mới, có phiếu điều chỉnh; thu thêm hoặc hoàn phần chênh.
- Hoàn học phí: chi qua tài khoản của người đã nộp, có đề nghị và quyết định hoàn; hoá đơn đã lập thì xử lý điều chỉnh theo quy định.
Về chi phí, giáo viên thỉnh giảng không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, nhận từ 2 triệu đồng mỗi lần trở lên, trung tâm khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả. Giáo viên có thu nhập thấp đủ điều kiện có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành. Giáo viên là người nước ngoài có quy định riêng về cư trú và khấu trừ, cần hỏi kế toán trước khi ký hợp đồng.
Bảng đối chiếu học phí mỗi tháng và nơi tự kiểm tra
- Tổng học phí thu trong tháng theo từng kênh, khớp với sao kê, sổ quỹ và báo cáo cổng thanh toán, đối tác trả góp.
- Tổng hoá đơn học phí đã lập trong tháng, khớp với tổng thu (trừ khoản đặt cọc, thu hộ).
- Doanh thu ghi nhận trong tháng theo tiến độ dạy.
- Số dư doanh thu chưa thực hiện đầu tháng + thu mới − ghi nhận − hoàn = số dư cuối tháng.
- Danh sách học viên bảo lưu, khoản hoàn đang chờ duyệt.
Phương trình ở dòng thứ tư là cách kiểm tra đơn giản nhất: không cân thì có khoản thu chưa gắn khoá hoặc khoản hoàn chưa ghi. Chủ trung tâm tự đối chiếu tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử với tổng thu trong tháng, xem tờ khai và số đã nộp trên tài khoản thuế điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Thu học phí cả năm một lần thì có phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ngay trên toàn bộ không?
Doanh thu tính thuế gắn với việc cung cấp dịch vụ, nên thường ghi nhận dần theo tiến độ dạy. Kế toán cần xác nhận cách làm theo văn bản hướng dẫn hiện hành và giữ bảng phân bổ cho từng khoá.
Trung tâm có phải lập hoá đơn cho phụ huynh không lấy hoá đơn không?
Có. Nghĩa vụ lập hoá đơn không phụ thuộc người mua có yêu cầu hay không, kể cả với dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng.
Học viên trả góp qua công ty tài chính thì doanh thu là bao nhiêu?
Doanh thu là học phí của khoá học theo giá niêm yết đã thoả thuận với học viên. Phần phí trung tâm trả cho đối tác tài chính là chi phí, cần hợp đồng và hoá đơn từ đối tác.
Giảm học phí cho anh chị em ruột, học bổng thì ghi thế nào?
Giảm giá theo chính sách đã công bố thì học phí và hoá đơn ghi theo giá sau giảm. Học bổng trao sau khi đã thu đủ thì là khoản chi, cần quyết định trao học bổng và danh sách người nhận.
Học viên bỏ học giữa chừng không xin hoàn tiền thì làm gì?
Xử lý theo chính sách đã công bố. Nếu chính sách không hoàn, phần học phí còn lại được ghi nhận doanh thu tại thời điểm xác định học viên thôi học hoặc hết thời hạn bảo lưu, kèm biên bản hoặc xác nhận.
Trung tâm là hộ kinh doanh thì có áp dụng như bài này không?
Nguyên tắc đối chiếu kênh thu vẫn dùng được. Nhưng cách tính thuế của hộ kinh doanh khác doanh nghiệp, và từ năm 2026 phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên hộ cần hỏi cơ quan thuế quản lý về cách khai hiện hành.
