Khi cơ quan thuế gửi văn bản đề nghị cung cấp thông tin hoặc xác minh một giao dịch với khách hàng hay nhà cung cấp, doanh nghiệp cần trả lời bằng văn bản, đúng hạn ghi trong văn bản, đúng phạm vi được hỏi, và kèm bản sao chứng cứ khớp với sổ kế toán. Văn bản loại này thường xuất phát từ việc bên kia đang bị kiểm tra, đang đề nghị hoàn thuế, hoặc đã bỏ địa chỉ kinh doanh. Doanh nghiệp mình đứng ở vị trí người làm chứng.
Làm chứng tốt thì chuyện dừng ở đó. Trả lời chậm, trả lời lệch sổ, hoặc thống nhất lời với bên kia cho “khớp” thì người làm chứng dễ trở thành người bị hỏi tiếp. Bài này đi theo thứ tự việc từ lúc nhận văn bản tới lúc lưu hồ sơ.
Vì sao doanh nghiệp mình nhận được văn bản này
Cơ quan thuế xác minh chéo khi cần kiểm chứng một giao dịch mà họ đang xem xét ở doanh nghiệp khác. Các tình huống hay gặp:
- Khách hàng hoặc nhà cung cấp đang bị kiểm tra, thanh tra và đoàn cần xác nhận hoá đơn giữa hai bên là giao dịch có thật, đúng số lượng, đúng giá.
- Bên kia đang đề nghị hoàn thuế và hoá đơn mình lập cho họ nằm trong hồ sơ hoàn.
- Bên kia đã bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc bị nghi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, và cơ quan thuế rà mọi đối tác từng giao dịch.
- Dữ liệu hoá đơn hai bên kê khai lệch nhau: một bên khai, một bên không.
Nhận được văn bản xác minh không có nghĩa doanh nghiệp mình đang bị kiểm tra, cũng không phải kết luận đối tác vi phạm. Nhưng nó là tín hiệu nên xem lại toàn bộ giao dịch với đối tác đó, không chỉ những hoá đơn được hỏi.
Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 quy định tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan thuế theo yêu cầu. Không trả lời hoặc trả lời sai có thể bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Đọc văn bản: năm điều phải xác định trước khi làm gì
- Ai gửi. Cơ quan thuế nào (Thuế tỉnh, thành phố hay thuế cơ sở nào), cán bộ đầu mối, số điện thoại liên hệ ghi trong văn bản. Nếu nghi ngờ văn bản giả, gọi số tổng đài chính thức của cơ quan đó để xác nhận, không gọi số lạ ghi trong văn bản.
- Hỏi về ai. Tên, mã số thuế của đối tác được xác minh.
- Hỏi giao dịch nào. Danh sách hoá đơn, kỳ, số tiền. Có văn bản hỏi chung “toàn bộ giao dịch trong năm”, có văn bản chỉ hỏi vài hoá đơn.
- Hỏi thông tin gì. Chỉ xác nhận có hay không có giao dịch, hay yêu cầu bản sao hợp đồng, chứng từ thanh toán, giao nhận, sổ chi tiết công nợ.
- Hạn trả lời và hình thức. Gửi văn bản giấy, gửi qua cổng điện tử hay làm việc trực tiếp.
Ghi năm điều này vào một trang và giao đích danh một người phụ trách. Văn bản kiểu này hay bị kẹt ở bàn lễ tân hoặc hộp thư chung, đến khi có người mở ra thì hạn đã gần hết.
Gom chứng cứ: bộ hồ sơ của một giao dịch có thật
Với mỗi hoá đơn được hỏi, kế toán gom bộ chứng cứ theo cùng một thứ tự:
| Chứng cứ | Chứng minh điều gì |
|---|---|
| Hợp đồng, đơn đặt hàng, phụ lục | Hai bên có thoả thuận mua bán, giá, số lượng |
| Hoá đơn đã lập | Doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu, thuế |
| Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển | Hàng thật sự đã đi khỏi kho, người nhận là ai |
| Biên bản nghiệm thu (với dịch vụ, công trình) | Dịch vụ đã hoàn thành |
| Sao kê ngân hàng thể hiện tiền nhận | Tiền đi từ đúng tài khoản của bên mua |
| Sổ chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ | Số còn nợ, đã trả khớp giữa hai bên |
| Trao đổi thư điện tử, báo giá | Bối cảnh giao dịch, ai liên hệ |
Điểm hay bị hỏi kỹ: tiền trả có đi từ đúng tài khoản của bên mua không. Nếu tiền đến từ tài khoản của một cá nhân hoặc một công ty khác, cần giải thích bằng giấy tờ (văn bản uỷ quyền thanh toán, thoả thuận ba bên). Không có giấy tờ thì trả lời đúng sự thật như vậy, không dựng thêm.
Soạn văn bản trả lời: đúng phạm vi, số khớp sổ
Văn bản trả lời nên ngắn, theo đúng thứ tự câu hỏi, không kể chuyện ngoài lề:
- Phần mở: trích số, ngày văn bản đề nghị của cơ quan thuế.
- Phần xác nhận: bảng liệt kê từng hoá đơn được hỏi, với số hoá đơn, ngày, giá trị trước thuế, thuế, tổng tiền, tình trạng thanh toán, và câu xác nhận có giao dịch thật.
- Phần giải thích: chỉ những điểm cần giải thích, ví dụ hoá đơn đã điều chỉnh, khoản còn nợ, tiền nhận từ tài khoản khác.
- Danh mục tài liệu gửi kèm: đánh số, bản sao có đóng dấu xác nhận sao y của doanh nghiệp.
- Chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp lệ.
Hai điều không nên làm. Thứ nhất, không gửi thừa tài liệu ngoài phạm vi được hỏi “cho chắc”, nhất là thông tin về khách hàng khác; cung cấp đủ những gì được yêu cầu là đúng nghĩa vụ. Thứ hai, không gửi con số ước chừng; mọi con số phải lấy từ sổ và khớp với dữ liệu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử.
Nếu không kịp hạn vì phải lục chứng từ cũ, gửi văn bản xin gia hạn trả lời trước khi hết hạn, nêu lý do và ngày dự kiến gửi. Im lặng tới quá hạn là cách tệ nhất.
Có nên báo cho khách hàng không
Doanh nghiệp được phép báo cho khách hàng biết mình nhận văn bản xác minh. Trong nhiều trường hợp nên báo, vì hai bên cùng cần đối chiếu công nợ và hoá đơn. Nhưng giới hạn rất rõ:
- Được làm: đối chiếu số liệu hoá đơn, công nợ giữa hai bên; xin bên kia gửi lại chứng từ thanh toán hoặc biên bản giao nhận mà mình bị thất lạc.
- Không làm: thống nhất “lời khai” để hai bên trả lời giống nhau khi thực tế khác; ký lại hợp đồng, biên bản giao nhận với ngày lùi về quá khứ; lập thêm chứng từ để lấp chỗ trống.
Chứng từ dựng lại sau khi có văn bản xác minh rất dễ bị nhận ra, qua ngày tạo tài liệu điện tử, qua dữ liệu vận chuyển, qua lời của người khác. Một giao dịch thật mà thiếu giấy tờ thì trả lời thật là thiếu, và giải thích bằng những chứng cứ khác còn lại. Còn chứng từ dựng thêm thì biến một câu hỏi bình thường thành chuyện lớn.
Khi phát hiện chính hoá đơn mình lập có sai
Rà để trả lời, đôi khi doanh nghiệp tự phát hiện hoá đơn mình lập có sai: sai đơn giá, sai số lượng, lập hoá đơn nhưng hàng chưa giao hết, hoặc giao dịch đã huỷ mà chưa xử lý hoá đơn. Thứ tự xử lý:
- Xác định sai ở đâu, bằng chứng cứ nào, ảnh hưởng tới số thuế của kỳ nào.
- Xử lý hoá đơn theo quy định về hoá đơn điện tử (điều chỉnh hoặc thay thế), theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đang hiệu lực.
- Khai bổ sung tờ khai kỳ bị ảnh hưởng nếu số thuế thay đổi.
- Trong văn bản trả lời, nêu thẳng sai sót đã phát hiện và việc đã làm để sửa.
Tự nêu và tự sửa trước khi bị kết luận luôn là tư thế tốt hơn để cơ quan thuế tự tìm ra.
Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đã lập cho đối tác được hỏi tra trên cổng hoá đơn điện tử; trạng thái của đối tác (đang hoạt động, 06, 03) tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; văn bản của cơ quan thuế gửi điện tử và việc đã trả lời có thể xem trong tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp. Sau khi gửi, lưu văn bản trả lời, danh mục tài liệu kèm và bằng chứng đã gửi vào hồ sơ đối tác, giữ cùng thời hạn với chứng từ kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Nhận văn bản xác minh có phải doanh nghiệp mình sắp bị kiểm tra không?
Không nhất thiết. Phần lớn văn bản xác minh là để kiểm chứng giao dịch của đối tác. Nhưng nên coi đây là dịp rà lại mọi giao dịch với đối tác đó cho chắc.
Không tìm thấy biên bản giao nhận của một lô hàng cũ thì trả lời sao?
Trả lời đúng sự thật là không còn lưu biên bản, và đưa các chứng cứ khác chứng minh giao dịch: chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho, tin nhắn hẹn giao, sao kê tiền nhận. Không lập biên bản mới ghi ngày cũ.
Có bắt buộc phải gửi bản gốc hợp đồng không?
Thường chỉ gửi bản sao có xác nhận của doanh nghiệp. Bản gốc giữ lại và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu trực tiếp.
Khách hàng nhờ trả lời rằng đã giao đủ hàng trong khi thực tế chưa giao hết thì sao?
Không được. Trả lời theo đúng sổ và chứng từ giao nhận thực tế. Xác nhận sai để giúp bên kia là tự đưa doanh nghiệp mình vào trách nhiệm liên đới.
Ai nên ký văn bản trả lời?
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp lệ ký. Kế toán soạn, nhưng người ký phải đọc và hiểu những gì mình xác nhận.
Đối tác được hỏi đã ngừng giao dịch với mình nhiều năm thì còn phải trả lời không?
Vẫn phải trả lời nếu giao dịch được hỏi nằm trong thời gian doanh nghiệp còn phải lưu chứng từ. Luật Kế toán yêu cầu lưu chứng từ dùng để ghi sổ ít nhất 10 năm, nên hồ sơ cũ vẫn phải tìm ra được; nếu đã thất lạc thì nói rõ và đưa những chứng cứ còn lại.
Văn bản gửi qua thư điện tử lạ, không có trên tài khoản thuế thì có tin được không?
Nên thận trọng. Xác nhận lại với cơ quan thuế qua số tổng đài chính thức hoặc tới trực tiếp bộ phận một cửa trước khi gửi tài liệu, tránh gửi dữ liệu khách hàng cho kẻ giả mạo.
