Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc giữa năm cần làm hai việc tách bạch: chốt tình trạng thuế tại ngày bàn giao bằng một biên bản có số liệu, và bảo đảm doanh nghiệp đăng ký thay đổi người đại diện ngay sau đó. Việc thứ nhất xác định giai đoạn mình chịu trách nhiệm tới đâu; việc thứ hai chấm dứt tình trạng mình vẫn đứng tên trên hồ sơ của một doanh nghiệp mình không còn điều hành.
Nghỉ việc không xoá trách nhiệm với các tờ khai, hoá đơn, quyết định mình đã ký. Nhưng nếu không có ranh giới rõ ràng, những gì xảy ra sau ngày nghỉ cũng có thể bị gắn với tên mình. Biên bản chốt và thủ tục thay đổi chính là ranh giới đó.
Nghỉ việc không cắt trách nhiệm, nhưng tạo được ranh giới
Có ba lớp cần phân biệt:
- Việc đã ký trong nhiệm kỳ: tờ khai, báo cáo tài chính, hợp đồng, quyết định chi. Trách nhiệm với các văn bản này không tự hết khi nghỉ.
- Tư cách người đại diện trên hồ sơ: còn nguyên cho tới khi doanh nghiệp đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời gian đó, các thông báo, biện pháp quản lý thuế áp dụng với người đại diện của doanh nghiệp vẫn có thể nhắm vào tên mình — kể cả biện pháp tạm hoãn xuất cảnh khi doanh nghiệp bị cưỡng chế nợ thuế theo Luật Quản lý thuế.
- Việc xảy ra sau ngày bàn giao: thuộc về người điều hành mới, với điều kiện có giấy tờ cho thấy ngày bàn giao và hiện trạng lúc đó.
Vì vậy người sắp nghỉ không nên chỉ “nộp đơn rồi về”. Người đó có lợi ích trực tiếp trong việc bàn giao làm cho đàng hoàng.
Thứ tự: chốt hiện trạng, bàn giao, đăng ký thay đổi
- Thống nhất ngày bàn giao với chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, hội đồng quản trị; có quyết định miễn nhiệm và bổ nhiệm người mới.
- Chốt hiện trạng thuế tại ngày đó (mục dưới).
- Bàn giao con dấu (nếu có), chữ ký số, hồ sơ, quyền truy cập; thu hồi uỷ quyền đã cấp.
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định. Thông tin được chuyển sang hệ thống thuế; kiểm tra lại trên trang tra cứu sau vài ngày.
- Báo ngân hàng để đổi chữ ký mẫu, người được quyền duyệt lệnh chi.
Nếu chủ sở hữu chậm làm bước 4, người nghỉ nên gửi văn bản đề nghị, lưu bằng chứng đã gửi. Luật Doanh nghiệp và điều lệ có quy định về việc thay người đại diện; cách xử lý khi doanh nghiệp không hợp tác nên hỏi người làm pháp lý.
Biên bản chốt tình trạng thuế: ghi những gì
| Mục | Nội dung ghi | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Tờ khai | Đã nộp tới kỳ nào cho từng loại thuế, kỳ nào chưa tới hạn | Tài khoản thuế điện tử |
| Nghĩa vụ | Số còn nợ, tiền chậm nộp, số nộp thừa | Tài khoản thuế điện tử |
| Thông báo, quyết định | Thông báo chưa trả lời, quyết định kiểm tra đang dở, hồ sơ hoàn thuế | Tài khoản thuế, hồ sơ lưu |
| Hoá đơn | Số hoá đơn cuối cùng đã lập, hoá đơn đang chờ điều chỉnh | Cổng hoá đơn điện tử |
| Sai sót đã biết | Những điểm đã phát hiện nhưng chưa khai bổ sung, kèm kế hoạch xử lý | Kế toán |
| Quyền truy cập | Chữ ký số, tài khoản điện tử, ai đang giữ | Danh sách nội bộ |
Biên bản có chữ ký của người nghỉ, người nhận, đại diện chủ sở hữu và kế toán trưởng, kèm bản in hoặc bản chụp màn hình các số liệu tại ngày chốt. Dòng “sai sót đã biết” là dòng quan trọng nhất: ghi ra thì trách nhiệm xử lý chuyển sang người mới theo kế hoạch; giấu đi thì nó vẫn là của người cũ.
Uỷ quyền, chữ ký số và tài khoản ngân hàng
- Giấy uỷ quyền người cũ đã ký cho giám đốc điều hành, kế toán, đại lý thuế: rà lại từng văn bản, thu hồi hoặc để người mới ký lại. Uỷ quyền do người không còn là đại diện ký ra dễ gây tranh cãi về hiệu lực.
- Chữ ký số của doanh nghiệp: là chữ ký của doanh nghiệp chứ không của cá nhân, nhưng thông tin trên chứng thư có thể gắn với người đại diện. Liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực để cập nhật; đổi mã PIN ngay khi bàn giao.
- Ngân hàng: đổi chữ ký mẫu, người duyệt lệnh chi trên ngân hàng điện tử. Người cũ còn quyền duyệt chi sau ngày nghỉ là rủi ro cho cả hai bên.
- Tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn: đổi mật khẩu, cập nhật số điện thoại, hộp thư nhận thông báo nếu đang là của người cũ.
Người kế nhiệm nên kiểm gì trước khi nhận
Người nhận vị trí đại diện cũng cần tự bảo vệ, vì từ ngày nhận, mọi biện pháp quản lý thuế áp dụng với người đại diện sẽ nhắm vào tên mình — kể cả với khoản nợ phát sinh từ trước.
- Tra trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc.
- Xem tình trạng nghĩa vụ trên tài khoản thuế: nợ, tiền chậm nộp, thông báo cưỡng chế nếu có.
- Xem tờ khai và báo cáo tài chính năm gần nhất đã nộp, đã được chấp nhận chưa.
- Hỏi thẳng về kiểm tra, thanh tra đang dở hoặc đã có kết luận chưa thực hiện.
- Yêu cầu ghi mọi điều trên vào biên bản bàn giao.
Nếu doanh nghiệp đang nợ thuế lớn, người mới có quyền đề nghị chủ sở hữu xử lý trước ngày nhận, hoặc ít nhất có kế hoạch nộp bằng văn bản. Nhận chức trong khi doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế mà không biết là điều hoàn toàn tránh được.
Năm sai lầm hay gặp khi người đại diện rời đi
- Chỉ bàn giao con dấu và chìa khoá, không bàn giao thông tin: thông báo của cơ quan thuế đang chờ trả lời bị bỏ quên, quá hạn thành vi phạm.
- Để lại giấy uỷ quyền không thời hạn cho kế toán hay giám đốc điều hành; người được uỷ quyền tiếp tục ký nhân danh người đã nghỉ.
- Không in số liệu tại ngày chốt. Vài tháng sau tài khoản thuế đã thay đổi, không còn cách nào chứng minh nghĩa vụ lúc bàn giao là bao nhiêu.
- Tin lời hứa “để anh lo thủ tục” của chủ sở hữu mà không theo dõi; một năm sau tên mình vẫn là người đại diện của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.
- Mang theo chữ ký số hoặc mật khẩu “phòng khi cần”. Giữ công cụ ký của doanh nghiệp sau khi nghỉ là tự nhận thêm rủi ro, không phải thêm bảo vệ.
Cả năm sai lầm đều xuất phát từ một suy nghĩ: nghỉ là xong. Với người đại diện, nghỉ chỉ xong khi hồ sơ đăng ký đã đổi tên và biên bản bàn giao đã có chữ ký.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi đã nghỉ
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem thông tin người đại diện của doanh nghiệp đã đổi chưa, sau khi thủ tục đăng ký thay đổi hoàn tất.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: thông tin người đại diện theo pháp luật trên nội dung đăng ký.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại bằng số định danh cá nhân: kiểm tra phần thông tin của chính mình, bảo đảm không còn gắn với nghĩa vụ của doanh nghiệp cũ.
Giữ lại một bộ bản sao: quyết định miễn nhiệm, biên bản bàn giao, văn bản đề nghị đăng ký thay đổi (nếu phải gửi). Chứng từ kế toán của doanh nghiệp lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán; những giấy tờ chứng minh ranh giới trách nhiệm của cá nhân cũng nên giữ ít nhất chừng ấy thời gian. Tham khảo thêm các bài trong mục thay đổi người đại diện về hồ sơ đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Đã nghỉ việc mà công ty chưa đăng ký thay đổi, công ty nợ thuế thì người cũ có bị tạm hoãn xuất cảnh không?
Biện pháp tạm hoãn xuất cảnh áp dụng với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế, căn cứ thông tin đăng ký. Chừng nào tên mình còn trên hồ sơ thì rủi ro còn. Vì vậy phải thúc thủ tục thay đổi và lưu bằng chứng đã đề nghị.
Người đại diện nghỉ rồi có phải ký báo cáo tài chính năm đó không?
Báo cáo tài chính do người đại diện tại thời điểm lập ký. Người cũ không ký thay, nhưng số liệu giai đoạn của mình nằm trong đó, nên biên bản bàn giao có số liệu tại ngày chốt là căn cứ quan trọng.
Phát hiện sai sót trong thời gian mình điều hành sau khi đã nghỉ thì làm gì?
Báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và đề nghị khai bổ sung. Doanh nghiệp là người nộp thuế và là bên thực hiện khai bổ sung; người cũ giữ lại văn bản đã báo như bằng chứng thiện chí.
Giám đốc thuê nghỉ việc có trách nhiệm khác chủ sở hữu làm giám đốc không?
Về tư cách người đại diện thì như nhau. Khác nhau ở quan hệ với chủ sở hữu: giám đốc thuê có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý quy định việc bàn giao và trách nhiệm nội bộ, nên cần đọc lại hợp đồng trước khi nghỉ.
Người mới có phải chịu các khoản nợ thuế phát sinh trước khi mình nhận không?
Nợ thuế là của doanh nghiệp. Nhưng các biện pháp quản lý áp dụng qua người đại diện hiện tại, nên người mới vẫn chịu ảnh hưởng thực tế. Đó là lý do phải kiểm và ghi hiện trạng trước khi nhận.
Doanh nghiệp có nhiều người đại diện thì một người nghỉ có cần làm như trên không?
Có. Mỗi người đại diện được ghi trên đăng ký doanh nghiệp, nên người nghỉ vẫn cần biên bản chốt phần việc mình phụ trách và thủ tục đăng ký thay đổi để xoá tên mình khỏi hồ sơ.
