Kế toán công ty xây dựng cần từ công trường năm loại giấy tờ: chứng từ vật tư giao tại chân công trình, hồ sơ nhân công, hồ sơ thầu phụ, nhật trình máy thi công và hồ sơ hoàn ứng của chỉ huy trưởng — tất cả gắn đúng mã công trình và gửi về theo nhịp cố định. Thiếu những thứ đó, chi phí không tập hợp được theo công trình, giá vốn không khớp với doanh thu, và nhiều khoản chi thật vẫn bị loại khi quyết toán vì thiếu chứng từ.
Việc này phần lớn thuộc về chủ và chỉ huy trưởng chứ không phải kế toán. Kế toán chỉ ghi được những gì công trường gửi về; chủ là người buộc công trường gửi đủ.
Mỗi công trình là một đơn vị kinh doanh riêng trên sổ
Công ty xây dựng nên mở cho mỗi công trình một mã riêng trên phần mềm kế toán, và mọi chứng từ chi phí phải mang mã đó ngay từ khi phát sinh. Lợi ích:
- Biết công trình nào lãi, công trình nào lỗ, thay vì chỉ biết cả công ty lãi hay lỗ.
- Giá vốn ghi nhận khớp với doanh thu của từng hạng mục đã nghiệm thu; phần chi phí của hạng mục chưa nghiệm thu nằm ở chi phí dở dang.
- Khi bị hỏi, giải trình được chi phí của từng công trình bằng hồ sơ của chính công trình đó.
Có những chi phí dùng chung cho nhiều công trình: giàn giáo, cốp pha, máy trộn, xe chở vật tư của công ty. Loại này không gắn được một mã duy nhất, nên cần một tiêu thức phân bổ cố định (theo số ngày sử dụng, theo khối lượng thi công) ghi thành quy chế từ đầu năm. Giàn giáo, cốp pha luân chuyển nhiều lần thì phân bổ dần theo số lần sử dụng, không đổ hết vào công trình đầu tiên. Cách chia nào cũng được nếu hợp lý và nhất quán; chia tuỳ hứng theo công trình nào đang “dư lãi” mới là chỗ bị hỏi.
Chứng từ không có mã công trình là chứng từ “mồ côi”. Cuối năm kế toán phải đoán rồi phân bổ, và phần đoán đó là phần yếu nhất khi bị kiểm tra.
Từ công trường về văn phòng: gửi gì, ai gửi, khi nào
| Loại chi phí | Giấy tờ kế toán cần | Người gửi, nhịp |
|---|---|---|
| Vật tư | Hoá đơn, phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận tại công trình có chữ ký thủ kho công trường | Thủ kho công trường, hằng tuần |
| Nhân công | Hợp đồng, bảng chấm công, bảng thanh toán có chữ ký người nhận, bản sao giấy tờ tuỳ thân | Chỉ huy trưởng, theo kỳ trả lương |
| Thầu phụ | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lượng, hoá đơn, chứng từ thanh toán | Chỉ huy trưởng, mỗi đợt nghiệm thu |
| Máy thi công thuê | Hợp đồng thuê, nhật trình ca máy có xác nhận, hoá đơn | Chỉ huy trưởng, cuối tháng |
| Chi vặt tại công trường | Giấy đề nghị tạm ứng, chứng từ hoàn ứng kèm hoá đơn | Người nhận tạm ứng, trước khi xin đợt ứng mới |
Quy tắc đơn giản mà hiệu quả: không hoàn ứng đợt cũ thì không được tạm ứng đợt mới. Tạm ứng treo nhiều tháng trên tên chỉ huy trưởng là khoản vừa khó đối chiếu, vừa dễ thành chi phí không có chứng từ.
Nhân công thời vụ và tổ đội: chỗ hay thiếu giấy tờ nhất
Công ty trả tiền công cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, mỗi lần từ 2 triệu đồng trở lên, phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả. Người có thu nhập thấp, không phải nộp thuế, có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để chưa bị khấu trừ — nhưng cam kết phải do chính người lao động ký, đúng điều kiện, không phải kế toán điền sẵn hàng loạt.
Với tổ đội thuê khoán, hay gặp cảnh công ty ký với một tổ trưởng, trả toàn bộ tiền cho tổ trưởng, còn tổ trưởng tự chia cho thợ. Cách làm này tạo ra hai rủi ro:
- Toàn bộ tiền công được coi là thu nhập của một người, khấu trừ và quyết toán không phản ánh đúng thực tế.
- Không có danh sách người lao động thật, chi phí nhân công khó chứng minh khi bị hỏi.
Cách an toàn hơn: có danh sách thợ kèm giấy tờ tuỳ thân, bảng chấm công, và trả tiền qua tài khoản từng người khi có thể. Nếu tổ đội đủ điều kiện hoạt động như một hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, ký hợp đồng thầu phụ và nhận hoá đơn từ họ.
Tạm ứng của chủ đầu tư và thời điểm lập hoá đơn
Tiền chủ đầu tư tạm ứng chưa phải doanh thu. Kế toán ghi nhận là khoản nhận trước, trừ dần khi nghiệm thu thanh toán.
Với xây dựng, lắp đặt, quy định lâu nay tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP xác định thời điểm lập hoá đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Từ 1/7/2026 hoá đơn, chứng từ điện tử được thay bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, nên kế toán cần đối chiếu lại điều khoản về thời điểm lập hoá đơn trong văn bản mới.
Chỗ hay sai: biên bản nghiệm thu đã ký từ tháng 5 nhưng công ty chờ chủ đầu tư chuyển tiền tới tháng 8 mới lập hoá đơn. Lập hoá đơn trễ là sai thời điểm, doanh thu và thuế giá trị gia tăng khai trễ kỳ. Vì vậy chỉ huy trưởng phải gửi biên bản nghiệm thu về văn phòng ngay khi ký, không đợi hồ sơ thanh toán.
Công trình ở tỉnh khác và chi phí dở dang kéo dài
Công trình ngoài tỉnh nơi đặt trụ sở có thể phát sinh nghĩa vụ khai, nộp hoặc phân bổ một phần thuế cho địa phương nơi có công trình, theo quy định quản lý thuế hiện hành. Từ 1/7/2025 cả nước còn 34 tỉnh, thành phố, nên có những công trình trước đây là “ngoại tỉnh” nay đã cùng tỉnh với trụ sở — kế toán cần xác định lại theo địa giới mới, không làm theo thói quen cũ.
Chi phí dở dang là chi phí đã bỏ ra cho phần chưa nghiệm thu. Chủ nên hỏi khi thấy:
- Công trình đã bàn giao, đã lập hoá đơn đủ mà vẫn còn chi phí dở dang — chi phí đó hoặc chưa kết chuyển, hoặc thuộc về công trình khác.
- Dở dang tăng đều trong khi không có nghiệm thu nào — hoặc công trình đang chậm, hoặc chi phí đang bị “gửi” vào công trình này.
- Công trình lãi cao bất thường trong khi công trình kế bên lỗ nặng — dấu hiệu chi phí bị ghi nhầm mã.
Tiền bảo hành chủ đầu tư giữ lại vẫn là một phần doanh thu đã ghi nhận, chỉ là chưa thu tiền. Theo dõi riêng để không quên đòi khi hết thời hạn bảo hành.
Bảng một trang theo công trình và nơi tự kiểm tra
Mỗi tháng, kế toán gửi chủ một bảng, mỗi công trình một dòng:
- Giá trị hợp đồng và phụ lục.
- Giá trị đã nghiệm thu, đã lập hoá đơn, đã thu tiền.
- Chi phí luỹ kế, trong đó chi phí còn dở dang.
- Tạm ứng nội bộ chưa hoàn của công trình.
- Lãi gộp ước tính so với dự toán ban đầu.
Hai cột “đã nghiệm thu” và “đã lập hoá đơn” phải gần bằng nhau. Chênh lệch là hoá đơn đang lập trễ.
Chủ có thể tự đối chiếu trên cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra cho từng chủ đầu tư, và hoá đơn đầu vào từ các nhà cung cấp vật tư, thầu phụ. Trước khi ký hợp đồng với thầu phụ hoặc nhà cung cấp mới, tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế để chắc họ đang hoạt động bình thường tại địa chỉ đăng ký. Tình trạng nghĩa vụ của chính công ty, kể cả phần phát sinh ở tỉnh có công trình, xem trên tài khoản thuế điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Mua vật tư ở cửa hàng nhỏ gần công trình không có hoá đơn thì sao?
Chi phí không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ thì dễ bị loại khi tính thuế. Nên chọn nhà cung cấp lập được hoá đơn, hoặc gom mua qua nhà cung cấp chính của công ty. Giá trị từ 5 triệu đồng trở lên còn cần thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Tạm ứng của chủ đầu tư có phải lập hoá đơn không?
Theo quy định lâu nay, hoá đơn xây dựng lập theo nghiệm thu, bàn giao khối lượng, không theo tiền tạm ứng. Nhưng nên đối chiếu điều khoản tương ứng trong văn bản hoá đơn mới có hiệu lực từ 1/7/2026 và thống nhất với chủ đầu tư ngay trong hợp đồng.
Thợ không muốn cung cấp giấy tờ tuỳ thân thì trả lương thế nào?
Không có thông tin người nhận thì khoản chi rất khó chứng minh và không khấu trừ, quyết toán thuế đúng được. Nên giải thích với thợ đây là điều kiện để công ty trả tiền đúng quy định, và từ 1/7/2025 số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân.
Chi phí công trình bị lỗ có được trừ khi tính thuế không?
Chi phí thật, có đủ chứng từ và phục vụ công trình thì được xét trừ dù công trình lỗ. Lỗ của một công trình bù trừ với lãi của công trình khác trong cùng năm. Nhưng lỗ bất thường thường bị hỏi kỹ, nên hồ sơ cần giải thích được nguyên nhân.
Có nên để chỉ huy trưởng tự mua vật tư bằng tiền tạm ứng không?
Chỉ nên với vật tư nhỏ, phát sinh gấp. Vật tư chính nên do văn phòng đặt mua, nhà cung cấp giao tại công trình, thanh toán chuyển khoản từ tài khoản công ty. Như vậy chứng từ đủ và giá được kiểm soát.
Hợp đồng với thầu phụ là hộ kinh doanh cần lưu ý gì?
Tra thông tin người nộp thuế của hộ, nhận hoá đơn đúng khối lượng nghiệm thu, thanh toán qua tài khoản. Từ năm 2026 phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên cách hộ lập hoá đơn có thể thay đổi — hỏi rõ trước khi ký.
