Khi giao việc cho kế toán dịch vụ, chủ doanh nghiệp cần nói rõ bảy điều: phạm vi việc, lịch gửi chứng từ, quyền truy cập, mốc báo trước hạn nộp, đầu mối trao đổi, trách nhiệm khi sai sót, và những việc không giao. Thiếu điều nào, điều đó sẽ thành tranh cãi vào đúng tuần phải nộp tờ khai.
Kế toán dịch vụ làm cho nhiều khách cùng lúc. Họ làm tốt nhất khi khách có quy trình rõ, và làm kém nhất khi phải tự đoán. Vì vậy phần lớn việc “quản lý kế toán dịch vụ” thật ra là việc chủ doanh nghiệp tự sắp xếp phía mình cho gọn.
Phạm vi việc: viết ra từng đầu việc, không viết “trọn gói”
Chữ “trọn gói” trong báo giá là nguồn hiểu lầm lớn nhất. Mỗi bên hiểu “trọn” một kiểu. Cách làm đúng là liệt kê từng đầu việc và ghi rõ ai làm:
| Đầu việc | Hay bị bỏ sót vì |
|---|---|
| Khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp | Thường có trong gói, nhưng cần ghi rõ kỳ khai |
| Lập hoá đơn đầu ra | Nhiều gói không bao gồm; doanh nghiệp tự lập |
| Tính lương, lập bảng lương, quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Có gói chỉ khai thuế, không tính lương |
| Bảo hiểm xã hội: báo tăng, báo giảm, đối chiếu | Thường là dịch vụ riêng |
| Báo cáo tài chính, quyết toán năm | Có gói tính phí riêng |
| Làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu giải trình, kiểm tra | Hay bị bỏ ngỏ, dẫn tới phát sinh phí bất ngờ |
| Lưu trữ chứng từ gốc | Không ai nghĩ tới cho tới khi cần tìm |
Với mỗi dòng, ghi thêm giới hạn số lượng nếu có: số hoá đơn đầu vào mỗi tháng, số nhân viên trên bảng lương. Doanh nghiệp lớn lên mà gói vẫn cũ thì kế toán sẽ làm vội, và làm vội là làm sai.
Lịch gửi chứng từ: ai gửi gì, khi nào, dạng gì
Kế toán dịch vụ không có mặt ở cửa hàng hay xưởng, nên họ chỉ biết những gì được gửi tới. Thống nhất một lịch cố định:
- Mỗi tuần hoặc mỗi 10 ngày: hoá đơn đầu vào bản điện tử (kế toán có thể tự tải trên cổng hoá đơn điện tử nếu được cấp quyền), chứng từ chi tiền mặt, phiếu nhập xuất kho.
- Cuối tháng: sao kê tất cả tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, bảng chấm công, báo cáo bán hàng từ phần mềm, danh sách công nợ.
- Khi phát sinh: hợp đồng mới lớn, nhân viên vào và nghỉ, mua tài sản, vay vốn, góp vốn, đổi địa chỉ.
Chứng từ nên gửi qua một thư mục chung đứng tên doanh nghiệp, chia theo tháng, không gửi rải rác qua tin nhắn. Khi đổi kế toán, thư mục đó ở lại với doanh nghiệp.
Dồn chứng từ cả quý gửi một lần vào tuần cuối là cách nhanh nhất để nhận về tờ khai sai.
Quyền truy cập: cấp đủ để làm, không cấp quá phần việc
Kế toán cần vào một số hệ thống để làm việc. Chủ cần quyết định rõ cấp gì và ghi lại:
- Tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn điện tử: thường phải cấp để nộp tờ khai, tải hoá đơn. Đổi mật khẩu ngay khi chấm dứt hợp tác.
- Chữ ký số của doanh nghiệp: nếu giao, lập biên bản bàn giao ghi rõ mục đích dùng. Nhiều doanh nghiệp chọn giữ chữ ký số và ký khi kế toán gửi hồ sơ, đổi lại mỗi kỳ mất thêm ít phút.
- Ngân hàng điện tử: chỉ cấp quyền xem sao kê. Kế toán dịch vụ không cần quyền lập hay duyệt lệnh chuyển tiền.
- Phần mềm bán hàng, phần mềm kho: quyền xem báo cáo là đủ.
Nguyên tắc: thông tin khôi phục mật khẩu gắn với thư điện tử và số điện thoại của doanh nghiệp. Tài khoản đứng tên doanh nghiệp mà khôi phục qua điện thoại của kế toán là rủi ro chờ ngày xảy ra.
Mốc báo trước: không để chủ biết số thuế vào ngày nộp
Hạn nộp tờ khai thì luật đã định (tháng: ngày 20 tháng sau; quý: ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế). Cái cần thống nhất thêm là các mốc nội bộ trước hạn:
- Kế toán báo số thuế dự kiến phải nộp ít nhất năm ngày trước hạn, để chủ chuẩn bị tiền.
- Kế toán gửi bản nháp tờ khai kèm bảng tóm tắt ba con số chính ít nhất hai ngày trước hạn.
- Sau khi nộp, gửi lại thông báo chấp nhận của cơ quan thuế và chứng từ nộp tiền.
Ba mốc này đổi tờ khai từ việc “kế toán lo” thành việc cả hai bên cùng nhìn. Nó cũng là bằng chứng rõ ràng nếu sau này có tranh cãi ai chậm, ai sai.
Một đầu mối, một kênh trao đổi
Kế toán dịch vụ nhận câu hỏi từ chủ, từ quản lý cửa hàng, từ thủ quỹ, mỗi người một kiểu, là kế toán dịch vụ sẽ bỏ sót. Chỉ định một người phía doanh nghiệp chịu trách nhiệm gom chứng từ và trả lời kế toán. Ở doanh nghiệp nhỏ, người đó có thể là chính chủ hoặc một nhân viên hành chính.
Chọn một kênh trao đổi có lưu lại được, đứng tên doanh nghiệp. Quyết định quan trọng như đổi kỳ khai, xử lý hoá đơn sai, khai bổ sung thì trao đổi bằng văn bản, không chỉ qua điện thoại.
Buổi làm việc đầu tiên nên là buổi bàn giao đầy đủ từ phía doanh nghiệp, không phải buổi chào hỏi. Chuẩn bị sẵn: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và điều lệ đang hiệu lực, danh sách tài khoản ngân hàng, hợp đồng thuê địa điểm, danh sách nhân viên và hợp đồng lao động, tờ khai các kỳ gần nhất, báo cáo tài chính năm trước, danh sách hợp đồng lớn đang chạy. Kế toán nhận đủ từ đầu thì ba tháng đầu ít phải hỏi đi hỏi lại, và chủ cũng biết ngay kế toán có đọc kỹ hồ sơ hay không qua những câu họ hỏi lại sau buổi đó.
Trách nhiệm khi sai sót, bảo mật và bàn giao
Trước cơ quan thuế, doanh nghiệp là người nộp thuế và chịu trách nhiệm về hồ sơ đã nộp. Trách nhiệm giữa doanh nghiệp và dịch vụ là chuyện của hợp đồng, nên hợp đồng cần ghi rõ:
- Sai sót do bên nào gây ra thì bên đó chịu tiền phạt, tiền chậm nộp phát sinh tới đâu.
- Dịch vụ có nghĩa vụ bảo mật số liệu, dữ liệu nhân viên, dữ liệu khách hàng.
- Khi chấm dứt, dịch vụ bàn giao những gì, trong bao lâu: sổ sách, tệp dữ liệu phần mềm, tờ khai đã nộp, chứng từ gốc đang giữ, mật khẩu.
Điều khoản mẫu và cách đọc trách nhiệm trong hợp đồng dịch vụ có thể tham khảo thêm tại chuyên mục hợp đồng và trách nhiệm của Danh Bạ Thuế.
Những việc chủ không giao, và không nên đòi
Có những việc không thuộc về kế toán dịch vụ, dù họ sẵn lòng làm:
- Duyệt chi và chuyển tiền: quyết định chi tiền là của chủ hoặc người được uỷ quyền trong doanh nghiệp.
- Quyết định chính sách: mức lương, chia lợi nhuận, bán chịu cho khách nào.
- Tự kiểm tra kết quả: chủ vẫn cần tự mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại mỗi tháng xem tờ khai đã nộp, nghĩa vụ còn lại.
Và có những việc chủ không nên đòi: ghi bớt doanh thu, “làm đẹp” chi phí bằng hoá đơn không đúng thực tế, khai lương thấp hơn thực trả. Kế toán tử tế sẽ từ chối, và đó là dấu hiệu tốt. Kế toán nhận lời làm những việc đó là kế toán đang đặt doanh nghiệp vào rủi ro mà người chịu cuối cùng vẫn là doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Nên chọn gói dịch vụ theo số hoá đơn hay theo tháng cố định?
Tuỳ doanh nghiệp ổn định hay biến động. Quan trọng hơn cách tính phí là giới hạn khối lượng và cách tính khi vượt được ghi rõ, để khi doanh nghiệp lớn lên hai bên không tranh cãi.
Có cần ký hợp đồng bằng văn bản với kế toán dịch vụ không?
Rất nên. Hợp đồng là nơi duy nhất ghi rõ phạm vi, trách nhiệm khi sai sót và nghĩa vụ bàn giao. Thoả thuận miệng thì khi có chuyện mỗi bên nhớ một kiểu.
Kế toán dịch vụ đòi giữ luôn chữ ký số và mật khẩu ngân hàng thì sao?
Chữ ký số có thể giao kèm biên bản nếu thấy cần. Quyền lập, duyệt lệnh chuyển tiền trên ngân hàng điện tử thì không nên giao cho bên ngoài; quyền xem sao kê là đủ cho việc kế toán.
Doanh nghiệp tự lập hoá đơn thì kế toán dịch vụ cần gì?
Cần quyền tải danh sách hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử, hoặc bản xuất hằng tháng từ phần mềm hoá đơn, kèm danh sách hoá đơn điều chỉnh, thay thế. Không có danh sách đầy đủ thì tờ khai dễ thiếu.
Bao lâu nên họp với kế toán dịch vụ một lần?
Một buổi ngắn mỗi quý, trước khi tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, là mức tối thiểu. Trước quyết toán năm nên có một buổi dài hơn để đi qua báo cáo tài chính và các khoản chi phí không được trừ.
Đổi kế toán dịch vụ giữa năm có sao không?
Được, nhưng phải có biên bản bàn giao đầy đủ và đổi mật khẩu các tài khoản ngay. Bên mới nên rà lại các kỳ đã khai trong năm trước khi nhận tiếp, để biết mình đang nhận một bộ hồ sơ ở tình trạng nào.
