Tiền vào tài khoản cao hơn doanh thu trên tờ khai là chuyện rất thường gặp và phần lớn trường hợp có lý do hợp lệ: tiền vay giải ngân, tiền chủ đưa vào, khách trả trước, tiền thu hộ, tiền chuyển qua lại giữa các tài khoản của chính công ty. Cách trả lời ngân hàng đúng là đưa ra một bảng cầu nối đi từ tổng tiền về tới doanh thu đã khai, dòng nào cũng có chứng từ, chứ không phải một câu giải thích miệng.
Nhưng cũng có trường hợp rà xong mới thấy tiền về là doanh thu thật mà chưa khai. Khi đó việc cần làm là khai bổ sung với cơ quan thuế, không phải tìm cách “giải thích cho qua” với ngân hàng. Bài này đi qua cả hai hướng.
Cán bộ tín dụng đang so cái gì với cái gì
Khi thẩm định, cán bộ tín dụng thường làm một phép thử rất đơn giản: cộng tổng tiền ghi có trên sao kê các tài khoản của doanh nghiệp trong năm, rồi đặt cạnh doanh thu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng và trên báo cáo tài chính đã nộp. Họ không cần hai con số bằng nhau. Họ cần biết khoảng chênh gồm những gì.
Lý do họ hỏi kỹ: doanh thu là căn cứ để tính khả năng trả nợ. Nếu doanh thu thật cao hơn doanh thu khai, sổ sách không đáng tin. Nếu tiền về cao vì vay chỗ này đắp chỗ kia, doanh nghiệp có thể đang căng hơn vẻ ngoài. Cả hai đều là rủi ro với ngân hàng, và câu hỏi “vì sao lệch” là cách họ phân biệt.
Vì vậy câu trả lời “bên em tiền về nhiều nhưng không phải doanh thu hết đâu” gần như không có giá trị. Câu trả lời có giá trị là: tổng tiền về bao nhiêu, trừ đi từng nhóm bao nhiêu, còn lại khớp với doanh thu khai bao nhiêu, và phần không khớp là do đâu.
Những khoản tiền về không phải doanh thu
Đây là các nhóm hay gặp nhất. Mỗi nhóm cần một loại chứng từ riêng để chứng minh.
| Nhóm tiền về | Vì sao không phải doanh thu kỳ này | Chứng từ chứng minh |
|---|---|---|
| Tiền vay giải ngân | Là nợ phải trả | Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ |
| Chủ góp vốn, chủ cho công ty vay | Là vốn hoặc nợ với chủ | Biên bản góp vốn, hợp đồng vay, đăng ký thay đổi vốn nếu có |
| Khách đặt cọc, trả trước | Hàng chưa giao, dịch vụ chưa làm | Hợp đồng, phụ lục, biên bản giao hàng sau đó |
| Tiền thu hộ, chi hộ | Thu cho bên khác rồi chuyển đi | Hợp đồng đại lý, uỷ thác, chứng từ chuyển trả |
| Chuyển giữa các tài khoản của công ty | Một đồng được đếm hai lần | Sao kê cả hai đầu |
| Thu nợ khách từ năm trước | Doanh thu đã ghi ở năm trước | Sổ công nợ, hoá đơn năm trước |
| Hoàn tiền, hoàn thuế, bồi thường bảo hiểm | Không phải bán hàng | Quyết định hoàn, thư của nhà cung cấp |
| Thuế giá trị gia tăng trong tiền khách trả | Doanh thu ghi theo giá chưa thuế | Hoá đơn đầu ra, tờ khai |
Dòng cuối hay bị quên nhất. Doanh nghiệp bán hàng chịu thuế 10% thì chỉ riêng phần thuế đã làm tiền về cao hơn doanh thu khoảng một phần mười một. Cán bộ tín dụng nào cũng biết điều này, nhưng họ muốn thấy doanh nghiệp tự tách ra, vì đó là dấu hiệu kế toán hiểu số của mình.
Dựng bảng cầu nối một trang
Bảng cầu nối là tài liệu chính để trả lời. Nó nên vừa một trang, đi theo đúng thứ tự dưới đây, số liệu lấy từ sổ kế toán và sao kê chứ không ước lượng.
- Tổng tiền ghi có trên tất cả tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp trong kỳ, liệt kê từng tài khoản.
- Trừ tiền chuyển nội bộ giữa các tài khoản của chính doanh nghiệp.
- Trừ tiền vay giải ngân và tiền chủ, thành viên đưa vào.
- Trừ tiền thu hộ và các khoản hoàn, bồi thường.
- Ra được tiền thu từ khách hàng trong kỳ.
- Điều chỉnh công nợ: trừ tiền thu nợ năm trước, cộng phần bán chịu năm nay chưa thu; trừ khách trả trước cho hàng chưa giao, cộng phần trả trước năm trước đã giao năm nay.
- Cộng doanh thu thu bằng tiền mặt, bù trừ công nợ, hàng đổi hàng.
- Trừ thuế giá trị gia tăng đầu ra.
- Ra doanh thu tính theo tiền, đặt cạnh doanh thu trên tờ khai và báo cáo tài chính.
Giả sử một công ty phân phối thực phẩm có tổng tiền ghi có 62 tỷ đồng trong năm. Trừ 6 tỷ chuyển nội bộ, 9 tỷ tiền vay giải ngân, 2 tỷ chủ cho công ty vay, ra 45 tỷ thu từ khách. Điều chỉnh công nợ đầu và cuối năm giảm thêm 1,5 tỷ, trừ phần thuế giá trị gia tăng khoảng 3,9 tỷ, ra khoảng 39,6 tỷ. Nếu doanh thu khai là 39,4 tỷ thì khoản chênh còn lại 200 triệu đồng là thứ duy nhất cần giải thích thêm, thay vì 22 tỷ như phép so thô ban đầu.
Chênh cuối cùng hiếm khi bằng không, vì làm tròn, chiết khấu thanh toán, phí ngân hàng trừ thẳng. Một khoản chênh nhỏ, có giải thích, đáng tin hơn một bảng khớp tuyệt đối đến từng đồng.
Những câu cán bộ tín dụng hay hỏi tiếp
Đưa bảng cầu nối xong, thường có một vòng hỏi tiếp. Chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu này sẽ khiến buổi làm việc ngắn đi nhiều.
- “Tiền chủ đưa vào lấy từ đâu, có phải tiền bán hàng thu qua tài khoản cá nhân rồi nộp lại không?” Câu trả lời cần có nguồn: tiền tiết kiệm, bán tài sản, vay người thân có giấy tờ. Nếu thật là tiền bán hàng, đó là doanh thu và phải xử lý như ở mục sau.
- “Khách trả trước nhiều như vậy, hàng đã giao chưa?” Đưa danh sách hợp đồng, ngày giao dự kiến và phần đã giao trong kỳ sau.
- “Vì sao tài khoản ở ngân hàng khác có dòng tiền lớn mà tờ khai không tăng?” Ngân hàng thường yêu cầu sao kê của mọi tài khoản, không chỉ tài khoản mở tại họ. Giấu một tài khoản là tự làm hỏng độ tin cậy của cả hồ sơ.
- “Một khách hàng chuyển tiền rất đều, sao không thấy trong danh sách khách lớn?” Có thể đó là thu hộ, là bên liên quan, hoặc là khách lấy hoá đơn dưới tên khác. Trả lời bằng hợp đồng.
Nguyên tắc chung: mỗi câu trả lời đi kèm một tờ giấy. Lời hứa “để em gửi sau” nên có ngày cụ thể và giữ đúng.
Khi rà ra doanh thu thật chưa khai
Có lúc làm bảng cầu nối mới phát hiện một phần tiền về đúng là tiền bán hàng mà chưa lập hoá đơn, chưa ghi doanh thu. Hay gặp nhất: khách lẻ chuyển khoản không lấy hoá đơn, một kênh bán online kế toán không được báo, tiền bán phế liệu, tiền cho thuê lại một phần mặt bằng.
Lúc này có hai con đường, và chỉ một con đường đúng:
- Sai: gắn khoản đó vào nhóm “chủ cho vay”, “thu hộ” hay “khách trả trước” để bảng cầu nối khớp. Đây là dựng chứng từ cho một giao dịch không có thật. Ngân hàng có thể không phát hiện ngay, nhưng dữ liệu ngân hàng là thứ cơ quan thuế có quyền yêu cầu, và khi đó bảng cầu nối trở thành bằng chứng chống lại doanh nghiệp.
- Đúng: xác định doanh thu bị sót thuộc kỳ nào, lập hoá đơn nếu còn phải lập, khai bổ sung các kỳ liên quan, nộp số thuế thiếu và tiền chậm nộp. Khi người nộp thuế tự phát hiện và khai bổ sung trước khi có kiểm tra, cách xử lý thường nhẹ hơn nhiều so với để cơ quan thuế phát hiện; nên hỏi kế toán hoặc đại lý thuế về hệ quả cụ thể theo quy định hiện hành.
Với ngân hàng, cách nói thẳng thường được đón nhận tốt hơn người ta nghĩ: doanh nghiệp đã rà, phát hiện phần sót, đã khai bổ sung, đây là tờ khai bổ sung và chứng từ nộp tiền. Điều cán bộ tín dụng sợ nhất là số liệu không biết đâu mà lần, không phải một doanh nghiệp tự sửa sai.
Và cũng không làm một bộ báo cáo tài chính riêng “đẹp hơn” để đưa ngân hàng. Báo cáo đưa ngân hàng phải là bản đã nộp cơ quan thuế; ngân hàng có cách đối chiếu, và hệ quả của hai bộ số không dừng ở khoản vay.
Làm sao để lần sau không bị hỏi
Chênh lệch giữa tiền về và doanh thu sẽ luôn tồn tại. Việc cần làm là để nó tự giải thích được ngay trên sổ, không phải dựng lại mỗi lần đi vay.
- Ghi nội dung chuyển khoản rõ ràng cho mọi khoản không phải tiền bán hàng: “chủ cho công ty vay theo hợp đồng ngày…”, “chuyển nội bộ”, “thu hộ theo hợp đồng…”. Nội dung mơ hồ là nguồn của nửa số câu hỏi.
- Tách tài khoản theo mục đích nếu khối lượng lớn: một tài khoản nhận tiền khách, một tài khoản cho vay và trả nợ vay. Không bắt buộc, nhưng giúp đối chiếu nhanh.
- Tiền bán hàng chỉ vào tài khoản của doanh nghiệp. Tiền khách trả vào tài khoản cá nhân rồi chủ nộp lại công ty là kiểu dòng tiền khó giải thích nhất.
- Kế toán làm bảng cầu nối mỗi quý, không đợi tới lúc ngân hàng hỏi. Mỗi quý chỉ mất vài giờ nếu sổ sạch.
Muốn đọc thêm về những gì ngân hàng xem trong hồ sơ thuế nói chung, xem bài ngân hàng xem gì trong hồ sơ thuế khi xét cho vay.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi gặp ngân hàng
Trước buổi gặp, chủ doanh nghiệp có thể tự đối chiếu mấy thứ mà không cần chờ kế toán:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem lại các tờ khai giá trị gia tăng đã nộp trong năm, tổng doanh thu trên tờ khai, và tình trạng nghĩa vụ thuế còn nợ hay không.
- Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách hoá đơn đầu ra cả năm, cộng tổng. Con số này phải gần với doanh thu trên tờ khai; lệch nhiều là việc phải hỏi kế toán trước khi ngân hàng hỏi.
- Ngân hàng điện tử của từng tài khoản: tải sao kê cả năm, lọc các khoản ghi có lớn nhất và đọc nội dung chuyển khoản.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra trạng thái mã số thuế và địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp đúng như trên hồ sơ vay.
Nếu ba con số tổng hoá đơn đầu ra, doanh thu trên tờ khai và doanh thu trên báo cáo tài chính đã khớp nhau, phần còn lại chỉ là giải thích dòng tiền. Nếu ba con số này chưa khớp, đó là việc phải xử lý trước, vì cán bộ tín dụng sẽ nhìn ra ngay.
Câu hỏi thường gặp
Ngân hàng có quyền yêu cầu sao kê tài khoản ở ngân hàng khác không?
Ngân hàng không tự tra được tài khoản ở nơi khác, nhưng có quyền đặt điều kiện cho vay, trong đó thường có yêu cầu cung cấp sao kê mọi tài khoản. Từ chối hoặc giấu bớt thường khiến hồ sơ bị đánh giá thấp hơn nhiều so với một khoản chênh có giải thích.
Chủ cho công ty vay mà không có hợp đồng thì sao?
Nên lập hợp đồng vay, ghi rõ số tiền, thời hạn, lãi suất nếu có, và ghi sổ đúng là khoản nợ với chủ. Không có giấy tờ, khoản tiền đó dễ bị nhìn như doanh thu không khai, cả ở phía ngân hàng lẫn cơ quan thuế.
Doanh thu trên tờ khai cao hơn tiền về thì có đáng lo không?
Thường là do bán chịu nhiều, thu tiền mặt, hoặc bù trừ công nợ. Ngân hàng sẽ hỏi về chất lượng khoản phải thu, tức khách có trả được không, nên chuẩn bị danh sách công nợ theo tuổi nợ.
Có cần kiểm toán báo cáo tài chính để ngân hàng tin hơn không?
Doanh nghiệp không thuộc diện bắt buộc kiểm toán thì không bắt buộc, nhưng một số ngân hàng ưu tiên hoặc yêu cầu báo cáo có kiểm toán cho khoản vay lớn. Nên hỏi trước yêu cầu cụ thể của ngân hàng để chủ động thời gian.
Khai bổ sung doanh thu ngay trước khi nộp hồ sơ vay có bị ngân hàng nghi ngờ không?
Ngân hàng sẽ hỏi lý do, và câu trả lời thật là đủ: doanh nghiệp rà lại khi chuẩn bị hồ sơ và tự sửa. Một tờ khai bổ sung kèm chứng từ nộp tiền là dấu hiệu sổ sách đang được làm nghiêm túc.
Tiền khách chuyển nhầm vào tài khoản công ty xử lý thế nào?
Ghi nhận là khoản phải trả, liên hệ ngân hàng và người chuyển để trả lại, giữ chứng từ trả. Trên bảng cầu nối, khoản này đứng riêng thành một dòng có chứng từ hai chiều.
