Khi xét cho doanh nghiệp vay, ngân hàng thường xem năm thứ trong hồ sơ thuế: báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế, tờ khai thuế giá trị gia tăng, tình trạng nghĩa vụ thuế (có nợ hay không), trạng thái mã số thuế, và hoá đơn đầu ra. Năm thứ này được đặt cạnh sao kê tài khoản để xem doanh nghiệp có đang kể cùng một câu chuyện ở mọi nơi hay không.
Lý do rất đơn giản: đó là số liệu doanh nghiệp đã tự khai với nhà nước và phải chịu trách nhiệm về nó. Một doanh nghiệp khai với cơ quan thuế doanh thu 5 tỷ mà nói với ngân hàng doanh thu thật là 15 tỷ sẽ không được tin con số 15 tỷ — và còn tự đặt ra câu hỏi về 10 tỷ chênh lệch. Mỗi ngân hàng có quy trình riêng; bài này mô tả những điểm chung thường gặp.
Vì sao hồ sơ thuế nặng ký hơn lời trình bày
Cán bộ tín dụng không ở trong cửa hàng hay xưởng của doanh nghiệp. Họ cần những nguồn số liệu mà doanh nghiệp khó sửa theo ý mình. Hồ sơ thuế đáp ứng điều đó vì ba lý do:
- Nó được nộp trước, vào thời điểm chưa có nhu cầu vay, nên ít bị “làm đẹp” cho mục đích vay.
- Nó được nộp cho cơ quan nhà nước, người khai phải chịu trách nhiệm pháp lý về số liệu.
- Nó đối chiếu được với nguồn khác: sao kê ngân hàng, hoá đơn điện tử, dữ liệu tra cứu công khai.
Vì vậy, khi số liệu trong hồ sơ thuế và số liệu trong phương án vay lệch nhau, ngân hàng thường tin hồ sơ thuế. Doanh nghiệp càng khai đúng, đủ, đều đặn thì càng ít phải giải thích.
Báo cáo tài chính: bản đã nộp, không phải bản làm riêng
Ngân hàng thường yêu cầu báo cáo tài chính hai hoặc ba năm gần nhất, và ngày càng nhiều nơi yêu cầu bản đã nộp cơ quan thuế — có thông báo tiếp nhận, hoặc in từ hệ thống. Những chỉ tiêu được xem kỹ:
| Chỉ tiêu | Ngân hàng muốn biết |
|---|---|
| Doanh thu, xu hướng qua các năm | Quy mô và độ ổn định của hoạt động kinh doanh |
| Lợi nhuận sau thuế | Khả năng trả lãi và gốc từ kết quả kinh doanh |
| Vốn chủ sở hữu | Chủ đã bỏ bao nhiêu vào doanh nghiệp, có chia sẻ rủi ro không |
| Nợ phải trả, vay hiện có | Doanh nghiệp đã vay ở đâu, bao nhiêu |
| Phải thu và hàng tồn kho | Tiền có đang bị đọng không, tài sản có thật không |
Một doanh nghiệp lỗ nhiều năm liên tục trên sổ sẽ rất khó vay, dù chủ nói “thật ra có lãi”. Lỗ trên sổ mà lãi ngoài thực tế thường nghĩa là chi phí bị đưa vào không đúng, hoặc doanh thu bị ghi thiếu — cả hai đều là vấn đề thuế trước khi là vấn đề tín dụng.
Tờ khai thuế giá trị gia tăng và dòng tiền về tài khoản
Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hoặc quý cho ngân hàng thấy doanh thu theo từng kỳ, chi tiết hơn báo cáo năm. Cán bộ tín dụng thường làm một phép đối chiếu đơn giản: doanh thu trên tờ khai so với tiền bán hàng về tài khoản doanh nghiệp trong cùng thời gian.
- Tiền về tài khoản thấp hơn doanh thu nhiều: khách trả tiền mặt, hoặc tiền đi vào tài khoản khác. Ngân hàng sẽ hỏi.
- Tiền về tài khoản cao hơn doanh thu nhiều: có dòng tiền không phải doanh thu (vay, góp vốn, thu hộ), hoặc doanh thu chưa được khai đủ. Ngân hàng cũng sẽ hỏi.
Đây là lý do việc nhận tiền bán hàng qua tài khoản cá nhân làm hồ sơ vay yếu đi rõ rệt. Phần doanh thu đó không hiện trên sao kê doanh nghiệp, nên hoặc bị coi như không tồn tại, hoặc trở thành câu hỏi về việc khai thuế.
Tình trạng nghĩa vụ thuế và trạng thái mã số thuế
Doanh nghiệp đang nợ thuế là tín hiệu xấu với ngân hàng vì hai lẽ: nó cho thấy dòng tiền đang căng, và nợ thuế có thể dẫn tới biện pháp cưỡng chế như phong toả tài khoản, ảnh hưởng tới chính khoản vay. Nhiều ngân hàng yêu cầu doanh nghiệp cung cấp văn bản xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế do cơ quan thuế cấp, hoặc tự tra cứu khi được doanh nghiệp đồng ý.
Ngân hàng cũng tra trạng thái mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Trạng thái bất thường như tạm ngừng, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc thông tin trên hệ thống thuế khác với giấy đăng ký doanh nghiệp đều làm hồ sơ bị dừng lại để giải trình.
Việc chủ nên tự làm trước khi nộp hồ sơ vay: mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, xem mục nghĩa vụ thuế còn khoản nào chưa nộp, kể cả tiền chậm nộp nhỏ bị bỏ quên; rồi tra trạng thái mã số thuế của chính doanh nghiệp. Nếu cần văn bản xác nhận, hỏi thuế cơ sở quản lý về thủ tục và thời gian cấp.
Hoá đơn đầu ra, khách hàng và hợp đồng
Với khoản vay bổ sung vốn lưu động, ngân hàng muốn biết tiền trả nợ sẽ đến từ đâu. Hoá đơn đầu ra và hợp đồng với khách hàng trả lời câu hỏi đó:
- Khách hàng tập trung: một hai khách chiếm phần lớn doanh thu là rủi ro, ngân hàng có thể hỏi về độ bền của quan hệ.
- Hoá đơn điều chỉnh, thay thế, huỷ nhiều: dấu hiệu quy trình bán hàng hoặc lập hoá đơn lỏng lẻo.
- Hợp đồng đầu ra có thật và khớp với hoá đơn: nhất là khi doanh nghiệp xin vay theo từng phương án, từng hợp đồng.
Danh sách hoá đơn đầu ra kế toán tải được từ cổng hoá đơn điện tử. Chuẩn bị sẵn bảng tổng hợp theo khách hàng lớn nhất trong mười hai tháng giúp buổi làm việc với ngân hàng ngắn hơn nhiều.
Những điểm làm hồ sơ yếu đi
- Doanh thu trên tờ khai thấp hơn nhiều so với quy mô thực tế mà chủ mô tả. Ngân hàng không cho vay dựa trên doanh thu không được khai.
- Tiền của chủ và tiền của công ty lẫn lộn: chủ chi hộ, công ty chi hộ chủ, tạm ứng treo nhiều năm.
- Nợ thuế hoặc tiền chậm nộp còn tồn, dù nhỏ.
- Báo cáo tài chính nộp muộn, nộp thiếu hoặc số liệu các năm không liên kết được với nhau.
- Hàng tồn kho, phải thu lớn mà không có biên bản kiểm kê, đối chiếu công nợ.
- Địa chỉ đăng ký khác nơi hoạt động thực tế, chưa làm thủ tục thay đổi.
Không điểm nào trong số này là thứ sửa được trong một tuần trước khi nộp hồ sơ vay. Đó là lý do phần chuẩn bị nên bắt đầu sớm.
Chuẩn bị từ sáu tháng trước khi cần vay
Nếu biết trước sẽ cần vay — mở rộng xưởng, mở thêm cửa hàng, nhập lô hàng lớn — bắt đầu từ sáu tháng trước:
- Đưa toàn bộ tiền bán hàng về tài khoản doanh nghiệp; dừng nhận qua tài khoản cá nhân.
- Nộp dứt các khoản thuế, tiền chậm nộp còn tồn; kiểm tra lại trên tài khoản thuế điện tử.
- Rà và xử lý tạm ứng, khoản cho chủ vay đang treo.
- Kiểm kê hàng tồn, đối chiếu công nợ với khách và nhà cung cấp lớn, có biên bản.
- Cập nhật thông tin đăng ký nếu có thay đổi địa chỉ, người đại diện, ngành nghề.
- Yêu cầu kế toán làm bảng đối chiếu doanh thu trên báo cáo với tờ khai và với tiền về tài khoản.
Sáu tháng số liệu sạch, đều, khớp nhau thường thuyết phục hơn mọi lời giải thích về những năm trước.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có báo cáo tài chính năm thì ngân hàng xem gì?
Thường xem tờ khai thuế các kỳ đã có, sao kê tài khoản, hợp đồng đầu ra và năng lực của chủ. Các kỳ khai đầu tiên vì thế rất quan trọng; khai đúng, đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp có lịch sử số liệu để vay sau này.
Có nên nói với ngân hàng doanh thu thật cao hơn doanh thu đã khai thuế không?
Ngân hàng thường không dùng con số không được khai để xét cho vay. Nói ra còn là thừa nhận doanh nghiệp đã khai thiếu, tức là một rủi ro thuế. Cách đúng là khai đủ, và nếu kỳ trước khai thiếu thì chủ động khai bổ sung.
Nợ thuế vài triệu tiền chậm nộp có ảnh hưởng tới khoản vay không?
Có thể có, vì nhiều ngân hàng xem tình trạng nợ thuế như một điều kiện. Số nhỏ thì xử lý nhanh; chỉ cần kiểm tra trong tài khoản thuế điện tử và nộp dứt trước khi nộp hồ sơ vay.
Ngân hàng có tự tra được thông tin thuế của doanh nghiệp không?
Ngân hàng tra được thông tin công khai như trạng thái mã số thuế. Thông tin chi tiết về nghĩa vụ thuế thường do doanh nghiệp cung cấp hoặc đồng ý cho tra cứu theo quy trình của từng ngân hàng.
Báo cáo tài chính có cần kiểm toán mới vay được không?
Không phải lúc nào cũng bắt buộc; tuỳ quy mô khoản vay và quy định của từng ngân hàng. Báo cáo đã được kiểm toán độc lập thường được đánh giá cao hơn, nhất là với khoản vay lớn.
Vay bằng tên chủ thay vì tên công ty có đơn giản hơn không?
Có thể đơn giản hơn về thủ tục, nhưng dùng tiền vay cá nhân cho công ty mà không có hợp đồng, chứng từ rõ ràng sẽ làm lẫn tiền của chủ và của công ty. Nếu làm, cần hợp đồng cho vay giữa chủ và công ty và ghi sổ đầy đủ.
