Trước khi vay thêm, mở rộng hay chia lãi, chủ doanh nghiệp nên đọc năm dòng trên bảng cân đối kế toán: tiền, phải thu khách hàng, hàng tồn kho, các dòng thuế và vốn chủ sở hữu. Năm dòng này trả lời ba câu hỏi: doanh nghiệp đang thật sự có bao nhiêu tiền, bao nhiêu tài sản có thể biến thành tiền, và phần nào của lợi nhuận là của chủ để chia.
Báo cáo kết quả kinh doanh cho biết một năm lãi hay lỗ; bảng cân đối cho biết sau một năm đó, doanh nghiệp đang đứng ở đâu. Hai doanh nghiệp cùng lãi một tỷ có thể ở hai tình trạng rất khác: một bên có tiền trong tài khoản, một bên có kho hàng đầy và khách nợ chồng chất. Quyết định lớn nên dựa trên bảng cân đối, không chỉ trên con số lãi.
Bảng cân đối là ảnh chụp một ngày, không phải cả năm
Bảng cân đối kế toán chụp tình trạng tài sản và nguồn vốn vào một ngày cụ thể, thường là ngày cuối năm tài chính. Bên trái (hoặc phía trên) là tài sản: tiền, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định. Bên phải (hoặc phía dưới) là nguồn vốn: nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Hai bên luôn bằng nhau.
Vì là ảnh chụp một ngày, nó có thể bị “đẹp lên” hoặc “xấu đi” chỉ vì thời điểm: khách trả một khoản lớn ngày 30/12 thì tiền cao, phải thu thấp; nhập một lô hàng lớn ngày 29/12 thì hàng tồn tăng vọt. Khi đọc để ra quyết định, nên đặt bảng cuối năm cạnh bảng giữa năm hoặc bảng tháng gần nhất để thấy xu hướng, và hỏi kế toán những khoản bất thường gần ngày chốt.
Một nguyên tắc nữa: bảng cân đối dùng để quyết định phải là bảng đã nộp cho cơ quan thuế (hoặc bảng tháng lập cùng cách), không phải bảng làm riêng. Ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan thuế đều đọc bản đã nộp.
Dòng một: tiền, và câu hỏi tiền thật ở đâu
Dòng tiền và các khoản tương đương tiền gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Việc đầu tiên là cộng số dư sao kê các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp vào ngày chốt và so với số trên bảng. Hai con số phải khớp.
Chỗ cần hỏi là tiền mặt tại quỹ. Với phần lớn doanh nghiệp đã chuyển sang thanh toán qua ngân hàng, quỹ tiền mặt lớn bất thường thường không có nghĩa là trong két thật sự có ngần ấy tiền. Nó hay là dấu hiệu của những khoản đã chi mà chưa có chứng từ, hoặc tiền chủ đã rút ra mà sổ chưa ghi. Nếu con số trên bảng cao hơn nhiều so với số tiền có thể đếm được, hãy yêu cầu kiểm kê quỹ và xử lý chênh lệch trước khi dùng bảng này cho quyết định nào.
Với quyết định mở rộng: số tiền trên bảng trừ đi các khoản phải trả đến hạn trong ba tháng tới (nhà cung cấp, lương, thuế) mới là số tiền thật sự rảnh.
Dòng hai: phải thu khách hàng, bao nhiêu là tiền sẽ về
Phải thu khách hàng là doanh thu đã ghi mà tiền chưa về. Nó là tài sản, nhưng chỉ có giá trị khi khách thật sự trả. Đọc dòng này bằng cách yêu cầu kế toán chia theo tuổi nợ:
| Tuổi nợ | Cách đọc |
|---|---|
| Trong hạn thanh toán | Bình thường, gần như chắc sẽ về |
| Quá hạn dưới ba tháng | Cần nhắc nợ, theo dõi sát |
| Quá hạn ba đến mười hai tháng | Rủi ro rõ, cân nhắc dự phòng |
| Quá hạn trên một năm | Coi như chưa chắc thu được khi tính toán quyết định |
Phần thuế cần nhớ: doanh thu của các khoản phải thu này đã chịu thuế giá trị gia tăng và đã nằm trong lợi nhuận tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tiền chưa về mà thuế đã nộp. Khoản nợ thật sự khó đòi muốn được trích dự phòng hay xử lý xoá nợ thì phải có hồ sơ theo quy định, không thể tự gạch đi. Bên cạnh phải thu khách hàng, nên liếc thêm dòng phải thu khác: tạm ứng cho giám đốc, cho người nhà treo nhiều năm cũng nằm ở đây và là câu hỏi quen thuộc của ngân hàng lẫn cơ quan thuế.
Dòng ba: hàng tồn kho, tài sản hay hàng chết
Hàng tồn kho gồm nguyên liệu, hàng hoá, thành phẩm và chi phí sản xuất dở dang. Trên bảng, nó được ghi theo giá gốc, không phải giá có thể bán được hôm nay.
Ba câu hỏi nên đặt:
- Số trên bảng có khớp với kho thật không? Lần kiểm kê gần nhất là khi nào, chênh lệch bao nhiêu và đã xử lý chưa.
- Bao nhiêu phần là hàng chậm luân chuyển? Hàng nằm kho quá lâu, lỗi mốt, sắp hết hạn có giá trị thật thấp hơn giá ghi sổ. Nếu có căn cứ, doanh nghiệp có thể trích dự phòng giảm giá theo quy định.
- Hàng tồn tăng nhanh hơn doanh thu? Khi đó tiền đang bị chôn vào kho, và thuế giá trị gia tăng đầu vào của lô hàng đó thường làm số thuế còn được khấu trừ trên bảng tăng theo.
Hàng tồn kho còn là dòng mà cơ quan thuế hay đối chiếu với hoá đơn: hàng ghi trên sổ nhiều mà không có hoá đơn mua vào tương ứng, hoặc hàng đã xuất bán mà không có hoá đơn đầu ra, đều là chỗ bị hỏi.
Dòng bốn: các dòng thuế, đọc cả bên tài sản lẫn bên nợ
Thuế xuất hiện ở cả hai phía của bảng cân đối, và nhiều chủ chỉ nhìn một phía:
- Bên tài sản: thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (phần thuế đầu vào chưa trừ hết) và thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước (thường là số đã nộp thừa).
- Bên nợ phải trả: thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp tại ngày chốt.
Cả hai phía phải khớp với số dư trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp tại cùng ngày, sau khi trừ những khoản đến hạn sau ngày chốt. Khi không khớp, thường có một trong ba nguyên nhân: tiền đã nộp sai tiểu mục; sổ ghi thiếu tiền chậm nộp; hoặc số thuế trên tờ khai và số trên sổ khác nhau vì điều chỉnh chưa được ghi.
Với quyết định vay thêm, dòng thuế phải nộp lớn và kéo dài qua nhiều kỳ là điểm trừ rõ ràng trong mắt ngân hàng. Với quyết định chia lãi, nó là điều kiện: công ty chỉ được chia lợi nhuận khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Dòng năm: vốn chủ sở hữu và lợi nhuận chưa phân phối
Vốn chủ sở hữu có hai phần chủ cần tách ra đọc:
- Vốn góp của chủ sở hữu: số tiền thực góp. So với vốn điều lệ đã đăng ký; nếu thực góp thấp hơn và đã quá thời hạn góp, đó là việc phải xử lý theo Luật Doanh nghiệp. Về thuế, theo nguyên tắc lâu nay, lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ.
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: phần lãi tích luỹ qua các năm, sau khi đã trừ lỗ và phần đã chia. Đây là nguồn duy nhất để chia lợi nhuận cho chủ.
Nếu lợi nhuận sau thuế chưa phân phối âm, công ty chưa có gì để chia, dù năm nay có lãi. Nếu dương, việc chia còn phụ thuộc điều kiện của Luật Doanh nghiệp: đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính khác, và sau khi chia vẫn trả được các khoản nợ đến hạn. Nghĩa là dòng năm phải đọc cùng dòng một (có tiền không) và dòng bốn (còn nợ thuế không).
Ở phía nợ phải trả, dòng vay và nợ thuê tài chính đặt cạnh vốn chủ sở hữu cho biết doanh nghiệp đang dùng tiền của ai nhiều hơn. Ngân hàng nào cũng tính tỷ lệ này, mỗi nơi một chuẩn riêng.
Ba quyết định, năm dòng: bảng tra nhanh và nơi tự kiểm tra
| Quyết định | Dòng đọc trước | Câu hỏi chính |
|---|---|---|
| Vay thêm | Vốn chủ sở hữu, vay nợ, thuế phải nộp, phải thu | Có đủ khả năng trả và hồ sơ có sạch không |
| Mở rộng | Tiền, hàng tồn, phải thu | Tiền thật rảnh bao nhiêu, vốn đang bị chôn ở đâu |
| Chia lãi | Lợi nhuận chưa phân phối, thuế phải nộp, tiền | Có lãi tích luỹ, đã xong nghĩa vụ thuế, còn trả được nợ không |
Ba phép kiểm tra chủ tự làm được: cộng sao kê ngân hàng tại ngày chốt để so với dòng tiền; mở tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, mục tra cứu nghĩa vụ thuế, để so với dòng thuế; và mở trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế để chắc trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp đang bình thường trước khi đưa bảng cho ngân hàng. Ngoài ra, xem trên tài khoản thuế điện tử rằng báo cáo tài chính năm gần nhất đã được tiếp nhận, và bảng đang cầm trên tay đúng là bản đã nộp. Muốn hiểu vì sao lợi nhuận và tiền lệch nhau, xem thêm bài lợi nhuận trên sổ và tiền trong tài khoản.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ có phải lập bảng cân đối kế toán không?
Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp theo quy định kế toán hiện hành có phần phản ánh tình hình tài chính, dù biểu mẫu với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có thể đơn giản hơn. Hãy hỏi kế toán doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào và biểu mẫu tương ứng.
Bảng cân đối có số thuế phải nộp nhưng tài khoản thuế báo không nợ, tin bên nào?
Chưa nên tin bên nào trước khi đối chiếu. Số trên bảng có thể là khoản của kỳ cuối năm chưa đến hạn nộp; nếu đã qua hạn mà hệ thống không ghi nợ, có thể doanh nghiệp đã nộp mà sổ chưa ghi. Kế toán phải chỉ ra được từng khoản.
Hàng tồn kho lớn có làm tăng thuế phải nộp không?
Không trực tiếp. Hàng chưa bán thì chưa thành giá vốn nên không làm giảm lợi nhuận tính thuế; ngược lại, thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng đó đã được khấu trừ khi mua. Vấn đề chính của tồn kho lớn là tiền bị chôn, không phải thuế tăng.
Vốn chủ sở hữu âm thì có sao không?
Vốn chủ sở hữu âm nghĩa là lỗ tích luỹ đã vượt số vốn góp. Doanh nghiệp vẫn hoạt động được, nhưng ngân hàng thường rất thận trọng, và chủ cần kế hoạch bổ sung vốn hoặc cải thiện kết quả kinh doanh.
Bao lâu nên xem bảng cân đối một lần?
Ít nhất hai lần một năm: bản năm đã nộp và bản giữa năm. Doanh nghiệp đang vay vốn hoặc chuẩn bị mở rộng nên yêu cầu kế toán lập hằng quý.
