Với bán hàng, hoá đơn lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn đó vào tờ khai của kỳ lập hoá đơn và phải nộp theo hạn của kỳ khai. Doanh thu đó cũng đi vào số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp của quý. Khách trả sau 60 hay 90 ngày thì doanh nghiệp vẫn phải có tiền nộp thuế trước.
Nhận đơn hàng lớn vì thế cần tính khoảng hở tiền ngay từ lúc báo giá: bao nhiêu tiền đi ra cho nguyên liệu, nhân công và thuế trước khi tiền khách về. Chỗ hở đó được lấp bằng điều khoản thanh toán tốt hơn hoặc bằng nguồn vốn có chi phí, không bằng cách lập hoá đơn trễ.
Vì sao thuế đến trước tiền
- Thuế giá trị gia tăng tính trên hoá đơn đầu ra trừ thuế đầu vào được khấu trừ trong kỳ. Hoá đơn lập tháng 10 thì thuế vào tờ khai tháng 10 (nộp chậm nhất ngày 20 tháng 11) hoặc quý 4 (ngày cuối cùng tháng 1 năm sau) tuỳ doanh nghiệp khai tháng hay quý.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý, dựa trên thu nhập ước của quý — doanh thu đã ghi nhận, không phải tiền đã thu.
- Tiền nguyên liệu và nhân công thường đã chi từ trước khi giao hàng.
Thời điểm lập hoá đơn nêu trên là quy định lâu nay tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Từ 1/7/2026, hoá đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; kế toán cần đối chiếu điều khoản thời điểm lập hoá đơn trong văn bản mới cho loại giao dịch của doanh nghiệp.
Tính khoảng hở tiền của một đơn hàng
Giả sử một xưởng may nhận đơn 6 tỷ đồng chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất 10%. Nguyên liệu, phụ liệu mua vào 3,5 tỷ đồng chưa thuế, thuế đầu vào 350 triệu đồng, trả tiền trong tháng 8–9. Giao hàng và lập hoá đơn tháng 10. Khách trả 90 ngày sau khi nhận hàng.
| Thời điểm | Tiền ra | Tiền vào |
|---|---|---|
| Tháng 8–9 | Nguyên liệu 3,85 tỷ (gồm thuế), lương thợ | — |
| Ngày 20/11 | Thuế giá trị gia tăng khoảng 250 triệu (600 đầu ra trừ 350 đầu vào) | — |
| Hạn tạm nộp quý 4 | Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp trên phần lãi của đơn | — |
| Tháng 1 năm sau | — | 6,6 tỷ |
Trong khoảng ba tháng, xưởng đã bỏ ra hơn 4 tỷ đồng, trong đó vài trăm triệu là tiền thuế, trước khi thu được đồng nào. Chủ cần biết con số này trước khi ký, không phải lúc kế toán báo số thuế phải nộp ngày 20.
Ước thuế cho từng đơn ngay lúc báo giá
Mỗi đơn hàng lớn nên có một bảng ước nhỏ đi kèm báo giá, do kế toán lập trong vòng một ngày. Bảng gồm sáu dòng:
- Giá bán chưa thuế và thuế giá trị gia tăng đầu ra theo đúng thuế suất của mặt hàng.
- Chi phí mua vào dự kiến, tách phần có hoá đơn được khấu trừ và phần không có.
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp ước tính cho đơn hàng.
- Lãi gộp ước tính và phần thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo mức thuế suất doanh nghiệp đang áp (15%, 17% hay 20% theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15).
- Ngày từng khoản tiền đi ra: nguyên liệu, lương, thuế.
- Ngày tiền khách về theo điều khoản đang đàm phán.
Dòng thứ hai hay bị bỏ qua. Nguyên liệu mua từ người bán không lập hoá đơn, hoặc hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên mà trả bằng tiền mặt, thì phần thuế đầu vào không được khấu trừ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Kết quả là thuế phải nộp của đơn hàng cao hơn hẳn con số ước theo kiểu “đầu ra trừ đầu vào”. Muốn đơn hàng không bị hụt, nhà cung cấp và cách thanh toán cũng phải được chọn từ lúc báo giá.
Đừng lập hoá đơn trễ để hoãn thuế
Cách “tự nhiên” nhất mà nhiều doanh nghiệp nghĩ tới là giao hàng tháng 10 nhưng đợi khách trả tiền mới lập hoá đơn. Không nên làm, vì:
- Lập hoá đơn không đúng thời điểm là vi phạm quy định về hoá đơn, và doanh thu, thuế bị khai sai kỳ.
- Dữ liệu vận chuyển, biên bản giao nhận, chứng từ của khách đều cho thấy ngày giao hàng thật; độ lệch với ngày hoá đơn rất dễ bị phát hiện khi đối chiếu.
- Khách hàng là doanh nghiệp cần hoá đơn đúng kỳ để khấu trừ đầu vào; lập trễ làm họ khó chịu và có thể dùng chính điều đó để kéo dài thời hạn trả.
Muốn thuế đến muộn hơn một cách hợp lệ thì phải làm ở tầng hợp đồng: giao hàng theo đợt, mỗi đợt một hoá đơn, thay vì giao một lần.
Điều khoản nên đàm phán trước khi ký
- Đặt cọc hoặc tạm ứng khi ký, đủ để trang trải ít nhất phần nguyên liệu. Lưu ý với dịch vụ có thu tiền trước, thời điểm lập hoá đơn có thể là lúc thu tiền; kế toán cần xác định đúng cho từng loại.
- Giao hàng và thanh toán theo đợt, mỗi đợt thanh toán gắn với một đợt giao.
- Thanh toán phần thuế giá trị gia tăng sớm hơn phần giá: một số khách đồng ý trả phần thuế trong vòng 15–30 ngày vì họ cũng được khấu trừ đầu vào sớm.
- Bảo lãnh thanh toán từ ngân hàng của khách với đơn hàng rất lớn hoặc khách mới.
- Lãi chậm trả ghi rõ trong hợp đồng — không phải để thu lãi, mà để khách có lý do trả đúng hạn.
Mỗi điều khoản có giá của nó trong đàm phán. Biết khoảng hở tiền chính xác giúp chủ biết mình cần đòi điều khoản nào và có thể nhường điều khoản nào.
Lấp khoảng hở: vay vốn rẻ hơn nộp chậm
Khi khoảng hở vẫn còn, có ba nguồn:
- Quỹ thuế đã trích từ các đơn hàng trước.
- Vay vốn lưu động theo hợp đồng cụ thể. Ngân hàng thường sẵn sàng hơn khi có hợp đồng, đơn đặt hàng, hoá đơn đã lập với khách uy tín. Lãi vay phục vụ kinh doanh, có đủ chứng từ, được xét là chi phí được trừ.
- Nộp thuế chậm — lựa chọn tệ nhất. Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế chậm nộp (mức lâu nay là 0,03%/ngày, tương đương gần 11%/năm; kiểm tra mức hiện hành), không được tính vào chi phí được trừ, và nợ kéo dài dẫn tới biện pháp cưỡng chế, làm xấu hồ sơ khi vay vốn hay dự thầu.
Gia hạn nộp thuế chỉ có khi doanh nghiệp thuộc trường hợp luật quy định hoặc thuộc chính sách gia hạn được ban hành riêng. Khách trả chậm không phải lý do gia hạn.
Khi khách trả chậm hơn hợp đồng và nơi tự kiểm tra
Khoản phải thu quá hạn cần được theo dõi theo tuổi nợ: dưới 30 ngày, 30–90 ngày, trên 90 ngày. Đối chiếu công nợ bằng văn bản với khách mỗi quý; khoản nào quá hạn lâu thì chuẩn bị hồ sơ đòi nợ và hồ sơ để xử lý nợ khó đòi theo quy định. Thuế giá trị gia tăng đã nộp trên hoá đơn đã lập không được hoàn lại chỉ vì khách không trả; nó chỉ được điều chỉnh khi có trả lại hàng hoặc điều chỉnh giá theo đúng thủ tục hoá đơn.
Nơi tự kiểm tra:
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu ra theo khách, đặt cạnh bảng công nợ để thấy hoá đơn nào đã lập mà chưa thu.
- Tài khoản thuế điện tử: số thuế phải nộp của kỳ gần nhất và hạn nộp.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của khách trước khi nhận đơn lớn và khi khách bắt đầu trả chậm.
Câu hỏi thường gặp
Khách chưa trả tiền thì có được khai thuế giá trị gia tăng sau không?
Không. Thuế giá trị gia tăng khai theo kỳ lập hoá đơn, không theo kỳ thu tiền. Khai chậm hoặc khai sai kỳ là vi phạm và phát sinh tiền chậm nộp.
Nhận tiền đặt cọc có phải lập hoá đơn không?
Tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng nói chung chưa phải là thời điểm lập hoá đơn bán hàng. Riêng với dịch vụ thu tiền trước, thời điểm lập hoá đơn có thể là lúc thu tiền. Kế toán cần xác định theo văn bản hoá đơn đang hiệu lực.
Doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo quý có đỡ hơn không?
Khai quý thì hạn nộp muộn hơn khai tháng, nên khoảng hở ngắn lại. Nhưng việc khai tháng hay quý do tiêu chí doanh thu quy định, không tự chọn tuỳ ý.
Khách mất khả năng thanh toán thì phần thuế đã nộp có lấy lại được không?
Phần thuế giá trị gia tăng đã nộp không được hoàn chỉ vì khách không trả. Khoản nợ không đòi được có thể được xử lý như nợ khó đòi và tính vào chi phí theo điều kiện quy định, kèm đủ hồ sơ chứng minh.
Có nên chiết khấu cho khách để họ trả sớm không?
Có thể, nếu chi phí chiết khấu thấp hơn chi phí vốn. Chiết khấu thanh toán là khoản tài chính, được ghi nhận riêng, không làm giảm giá trên hoá đơn đã lập. Nên ghi rõ trong hợp đồng.
Khách đề nghị chia đơn thành nhiều hoá đơn nhỏ cho dễ duyệt chi thì có sao không?
Hoá đơn phải phản ánh đúng từng lần giao hàng thật. Nếu hàng giao theo đợt thì mỗi đợt một hoá đơn là đúng. Còn giao một lần mà tách thành nhiều hoá đơn nhỏ, hoặc ghi lùi ngày cho vừa quy trình duyệt của khách, là sai thời điểm và sai nội dung hoá đơn, rủi ro cho cả hai bên.
Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp có tính trên đơn hàng chưa thu tiền không?
Có, vì thu nhập tính theo doanh thu đã ghi nhận chứ không theo tiền đã thu. Kế toán nên đưa các đơn hàng lớn vào bảng ước thuế quý ngay khi giao hàng.
