Muốn quản lý doanh thu nhiều cửa hàng trên một phần mềm, doanh nghiệp cần thống nhất năm thứ trước khi nhập đơn đầu tiên: mã cửa hàng, danh mục hàng hoá chung, phân quyền người dùng, phương thức thanh toán gắn tài khoản doanh nghiệp, và hoá đơn gắn với từng cửa hàng. Có năm thứ đó, mọi báo cáo theo cửa hàng và mọi đối soát với ngân hàng, hoá đơn đều tự ra đúng.
Không có chúng, phần mềm chỉ là nơi mỗi cửa hàng ghi chép theo kiểu của mình, và cuối tháng kế toán vẫn phải ghép tay. Bài này không nói nên dùng phần mềm nào; nó nói phải thiết lập gì trong bất kỳ phần mềm nào để doanh thu của cả chuỗi khớp được với thuế.
Vì sao một phần mềm, một cách ghi
Chuỗi nhỏ thường lớn lên theo kiểu: cửa hàng đầu dùng một phần mềm, cửa hàng thứ hai do người quen quản lý dùng phần mềm khác, cửa hàng thứ ba ghi sổ tay. Hệ quả:
- Cùng một món, ba cửa hàng đặt ba tên khác nhau, không cộng được.
- Chủ không so được biên lợi nhuận giữa các cửa hàng.
- Kế toán phải gom ba nguồn số liệu, dễ sót doanh thu của nguồn yếu nhất — thường là cửa hàng ghi tay.
- Hàng chuyển qua lại giữa cửa hàng không có dấu vết.
Doanh thu để tính thuế là doanh thu của cả doanh nghiệp. Một nguồn ghi chép yếu ở bất kỳ cửa hàng nào cũng là chỗ doanh nghiệp khai thiếu mà không biết.
Thiết lập ban đầu: năm thứ phải đúng từ ngày đầu
| Thiết lập | Cần làm | Sai hay gặp |
|---|---|---|
| Mã cửa hàng | Mỗi điểm bán một mã, khớp với địa điểm kinh doanh đã đăng ký | Tạo cửa hàng “tạm” rồi quên xoá |
| Danh mục hàng hoá | Một danh mục chung, một mã hàng cho một mặt hàng, ghi thuế suất cho từng mã | Mỗi cửa hàng tự thêm món, trùng tên khác mã |
| Phân quyền | Nhân viên chỉ thấy, chỉ sửa đơn của cửa hàng mình; quyền huỷ đơn giới hạn | Mọi người dùng chung một tài khoản quản trị |
| Phương thức thanh toán | Mỗi phương thức gắn với tài khoản đứng tên doanh nghiệp | Chuyển khoản vào tài khoản của quản lý cửa hàng |
| Hoá đơn | Mỗi cửa hàng một ký hiệu hoặc cách nhận diện rõ trên hoá đơn | Hoá đơn cả chuỗi lẫn vào nhau, không tách được |
Ghi thuế suất ngay trong danh mục hàng là việc nhỏ nhưng quan trọng. Có chính sách giảm thuế giá trị gia tăng cho một số nhóm hàng theo nghị quyết của Quốc hội trong từng giai đoạn; khi chính sách thay đổi, chỉ cần sửa ở danh mục chung là cả chuỗi áp dụng đúng.
Chuyển hàng giữa các cửa hàng không phải là bán hàng
Cửa hàng A hết hàng, cửa hàng B còn nhiều, nhân viên chở sang. Việc này diễn ra hằng tuần ở mọi chuỗi. Nếu ghi sai, hai chuyện xảy ra: hoặc cửa hàng B ghi như bán cho A (doanh thu ảo), hoặc không ghi gì (tồn kho hai bên cùng sai).
Cách đúng: dùng chức năng chuyển kho của phần mềm, có người xuất bên B và người nhận bên A xác nhận, kèm chứng từ luân chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ. Không lập hoá đơn bán hàng giữa hai cửa hàng của cùng một doanh nghiệp khi chỉ là điều chuyển nội bộ, trừ những trường hợp quy định khác đi — hỏi kế toán nếu hai điểm bán thuộc hai đơn vị hạch toán riêng.
Báo cáo chênh lệch chuyển kho (xuất bên này mà bên kia chưa nhận) nên được xem mỗi tuần. Hàng “đang trên đường” quá vài ngày là hàng cần hỏi.
Khuyến mãi, thẻ thành viên và phiếu quà tặng dùng liên cửa hàng
Chuỗi thường có chương trình dùng chung cho mọi điểm bán. Ba thứ hay làm doanh thu theo cửa hàng và doanh thu tính thuế bị lệch:
- Khuyến mãi, giảm giá: phải được thiết lập trong phần mềm và thể hiện đúng trên hoá đơn. Giảm giá “tay” tại quầy mà không ghi thì doanh thu trên phần mềm cao hơn tiền thu thực tế.
- Điểm thưởng thẻ thành viên: khách dùng điểm để trừ tiền. Cần thống nhất với kế toán cách ghi nhận và cách thể hiện trên hoá đơn.
- Phiếu quà tặng bán trước: bán ở cửa hàng A, khách dùng ở cửa hàng B. Thời điểm ghi nhận doanh thu, lập hoá đơn cho loại phiếu này cần được kế toán xác định theo quy định hiện hành, và phần mềm phải theo dõi được phiếu đã bán, đã dùng, còn lại.
Mỗi chương trình mới nên có một dòng hướng dẫn cho kế toán trước khi chạy, không phải sau khi hết tháng.
Nhịp đối soát theo cửa hàng
Nhịp đối soát không khác một cửa hàng đơn lẻ, chỉ là làm theo từng mã cửa hàng:
- Cuối ca: quản lý mỗi cửa hàng đóng đơn treo, đếm tiền mặt, chụp tổng kết máy quẹt thẻ, gửi báo cáo cuối ca theo mẫu chung của chuỗi.
- Mỗi 10 ngày: kế toán khớp doanh thu từng cửa hàng với tiền về tài khoản theo mã chuyển khoản, theo lô thẻ, theo báo cáo nền tảng giao hàng; lập danh sách khoản treo theo cửa hàng.
- Cuối tháng: tải danh sách hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử, tách theo ký hiệu hoặc theo địa chỉ cửa hàng, so với doanh thu từng cửa hàng trên phần mềm.
Cửa hàng nào có tỷ lệ lệch cao lặp lại là cửa hàng cần xem quy trình, có khi là cần xem người. Gộp chung cả chuỗi sẽ làm mờ đúng chỗ đang có vấn đề.
Nhật ký sửa, xoá đơn và sao lưu dữ liệu
Phần mềm bán hàng là nơi doanh thu được sinh ra đầu tiên. Nếu dữ liệu ở đây sửa được mà không để lại dấu vết, mọi đối soát phía sau đều mất nền. Kiểm tra phần mềm đang dùng:
- Có nhật ký ghi lại ai sửa, ai huỷ đơn, lúc nào, lý do gì không.
- Quyền huỷ đơn sau khi đã in hoặc đã thanh toán có được giới hạn cho quản lý không.
- Dữ liệu có được sao lưu ra ngoài phần mềm định kỳ không, ai giữ bản sao.
- Khi đổi phần mềm, dữ liệu cũ có xuất ra được đầy đủ không.
Dữ liệu bán hàng là một phần của hồ sơ kế toán. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên đừng để dữ liệu nằm duy nhất trên máy chủ của một nhà cung cấp mà doanh nghiệp không tải về được.
Bảng một trang chủ nhìn mỗi tuần
Chủ chuỗi không cần mở phần mềm hằng ngày. Yêu cầu một bảng mỗi sáng thứ Hai, mỗi cửa hàng một dòng:
| Cột | Để biết |
|---|---|
| Doanh thu tuần, so với tuần trước | Cửa hàng nào đang tăng, giảm |
| Biên lợi nhuận gộp | Giá nhập, khuyến mãi, hao hụt ở cửa hàng nào |
| Số đơn huỷ, tỷ lệ huỷ | Thao tác sai hoặc bất thường |
| Tỷ lệ lệch tiền sau đối soát | Quy trình thu tiền |
| Số hoá đơn điều chỉnh, thay thế | Quy trình lập hoá đơn |
| Chuyển kho chưa nhận | Hàng đang lạc giữa hai nơi |
Mỗi tháng một lần, chủ tự mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại xem tờ khai đã nộp và số thuế đã nộp, rồi so với tổng doanh thu của cả chuỗi trong bảng. Hai con số đi cùng chiều là dấu hiệu quy trình đang chạy đúng.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi cửa hàng dùng một phần mềm khác nhau nhưng xuất báo cáo được thì có sao không?
Làm được nhưng tốn công ghép và dễ lệch vì danh mục, cách tính khuyến mãi, cách huỷ đơn khác nhau. Khi chuỗi từ ba cửa hàng trở lên, chuyển về một phần mềm chung thường tiết kiệm hơn chi phí ghép tay.
Có nên cho quản lý cửa hàng quyền huỷ đơn không?
Có thể, nhưng nên giới hạn: huỷ trong ca, có lý do, có nhật ký, và chủ hoặc kế toán xem báo cáo huỷ đơn mỗi tuần. Nhân viên thu ngân thì không nên có quyền huỷ đơn đã thanh toán.
Doanh thu cửa hàng trên phần mềm khác số hoá đơn trên cổng thì xử lý thế nào?
Tách chênh lệch theo từng nguyên nhân: đơn chưa lập hoá đơn, hoá đơn lập trễ, hoá đơn điều chỉnh, đơn huỷ. Chênh lệch không giải thích được thì phải xử lý trong tháng, không để dồn tới quyết toán.
Chuyển hàng giữa hai cửa hàng khác tỉnh có cần hoá đơn không?
Tuỳ hình thức tổ chức và quy định về hoá đơn, chứng từ hiện hành, có trường hợp dùng chứng từ luân chuyển nội bộ, có trường hợp phải lập hoá đơn. Hỏi kế toán trước khi chuyển lô đầu tiên.
Dữ liệu phần mềm bán hàng có phải lưu như chứng từ kế toán không?
Dữ liệu dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thuộc hồ sơ kế toán, cần lưu theo thời hạn của Luật Kế toán. Sao lưu định kỳ ra ngoài phần mềm là cách chắc chắn nhất.
Chủ muốn xem doanh thu theo giờ ở từng cửa hàng có cần phần mềm đắt tiền không?
Phần lớn phần mềm bán hàng đều có báo cáo theo giờ, theo cửa hàng. Điều quyết định là dữ liệu được nhập đúng mã cửa hàng và đúng danh mục, không phải giá của phần mềm.
