Làm việc với đoàn kiểm tra thuế hiệu quả dựa trên ba vai trò và một bộ giấy tờ: một người nói (đầu mối trả lời), một người ghi (ghi câu hỏi, yêu cầu, hạn trả lời), một người tìm (lấy tài liệu), cùng sổ giao nhận tài liệu và văn bản giải trình cho mọi điểm quan trọng. Với cách tổ chức đó, doanh nghiệp luôn biết đã nói gì, đã đưa gì và còn nợ đoàn điều gì.
Phần lớn căng thẳng trong các đợt kiểm tra không đến từ số liệu mà từ sự lộn xộn: ba người trả lời ba kiểu cho cùng một câu hỏi, tài liệu đưa rồi không nhớ đã đưa bản nào, một lời giải thích miệng bị ghi vào biên bản theo cách khác với ý mình. Bài này đi theo thứ tự của một đợt kiểm tra tại trụ sở.
Buổi công bố quyết định: mở đầu cho đúng
Buổi công bố là buổi chính thức đầu tiên. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền nên có mặt, cùng đầu mối trả lời và người ghi. Những việc nên làm trong buổi này:
- Nghe đọc quyết định, đối chiếu lại thời kỳ, nội dung, thời hạn kiểm tra.
- Giới thiệu rõ phía doanh nghiệp: ai là đầu mối, ai ghi chép, ai được uỷ quyền ký văn bản nào.
- Thống nhất lịch làm việc, giờ giấc, nơi làm việc, cách yêu cầu tài liệu.
- Hỏi đoàn muốn nhận tài liệu dạng nào: bản giấy, bản điện tử, bản sao có đóng dấu.
Buổi công bố thường có biên bản. Đọc kỹ trước khi ký, như với mọi biên bản khác trong đợt kiểm tra.
Người nói: một đầu mối, trả lời đúng câu hỏi
Chỉ một người trả lời chính thức các câu hỏi về số liệu và nghiệp vụ. Người đó thường là kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Chủ doanh nghiệp, nhân viên bán hàng, thủ kho chỉ trả lời khi được hỏi trực tiếp về phần việc của mình.
Bốn nguyên tắc cho người nói:
- Trả lời đúng câu được hỏi, không giải thích thêm những điều không được hỏi.
- Không đoán. Không chắc thì nói “xin phép kiểm tra lại và trả lời bằng văn bản vào ngày…”.
- Nói bằng chứng từ: mỗi câu trả lời về số liệu nên chỉ ra được tài liệu nào chứng minh.
- Giữ thái độ hợp tác, bình tĩnh, kể cả khi không đồng ý. Không đồng ý thì nói rõ và hẹn giải trình bằng văn bản.
Người đại diện nên họp nhanh với đầu mối cuối mỗi ngày: hôm nay đoàn hỏi gì, mình đã trả lời gì, có gì cần chủ quyết định.
Người ghi: nhật ký làm việc mỗi ngày
Người ghi không tham gia trả lời. Việc của họ là ghi lại, trong một cuốn sổ hoặc một tệp duy nhất:
- Ngày, giờ, người của đoàn làm việc.
- Từng câu hỏi hoặc yêu cầu, nguyên văn càng sát càng tốt.
- Câu trả lời của doanh nghiệp, tóm tắt.
- Tài liệu được yêu cầu, hạn cung cấp.
- Việc doanh nghiệp đã hẹn làm (giải trình, bổ sung), hạn và người phụ trách.
Cuối ngày, người ghi gửi bản tóm tắt cho người đại diện và đầu mối. Nhật ký này là thứ giúp doanh nghiệp đối chiếu khi đọc dự thảo biên bản: điều gì đã thật sự được nói, điều gì đã được hẹn.
Người tìm: lấy tài liệu nhanh mà không rối
Đoàn kiểm tra yêu cầu tài liệu liên tục trong ngày. Nếu đầu mối trả lời phải tự chạy đi tìm, buổi làm việc bị ngắt quãng và câu trả lời dễ sai vì vội. Vì vậy nên có một người thứ ba chuyên lo việc tìm và sao tài liệu.
- Người tìm làm việc theo danh mục hồ sơ đã lập trong giai đoạn chuẩn bị, biết từng loại để ở đâu, năm nào ở hộp nào.
- Mỗi yêu cầu đều đi qua người ghi trước, rồi mới tới người tìm, để không có tài liệu nào được đưa mà không vào sổ.
- Người tìm đưa tài liệu cho đầu mối xem trước khi chuyển cho đoàn. Đầu mối cần biết mình đang đưa gì để trả lời câu hỏi tiếp theo.
- Tài liệu không thuộc thời kỳ hoặc nội dung kiểm tra thì hỏi lại đầu mối trước khi đưa.
Ở doanh nghiệp nhỏ, người ghi và người tìm có thể là một người. Điều không nên là đầu mối kiêm cả ba vai: người vừa trả lời vừa lục tủ hồ sơ thường là người nói nhiều hơn cần và nhớ ít hơn đã nói.
Sổ giao nhận tài liệu: đưa gì cũng ghi
Mọi tài liệu đưa cho đoàn đều được ghi vào sổ giao nhận với các cột:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Số thứ tự, ngày | Để tra lại nhanh |
| Tên tài liệu, thời kỳ | Ví dụ: sổ chi tiết tài khoản chi phí quý 3 |
| Bản gốc hay bản sao, số trang | Bản gốc cần được trả lại |
| Người giao, người nhận | Có chữ ký hai bên nếu được |
| Ngày trả lại (với bản gốc) | Để không thất lạc |
Doanh nghiệp giữ một bản sao của mọi tài liệu đã đưa, xếp theo số thứ tự trong sổ. Khi dự thảo biên bản dẫn chiếu một tài liệu, doanh nghiệp tìm ra ngay đúng bản đã đưa.
Giải trình: bằng văn bản, kèm chứng cứ, đúng hạn
Những điểm đoàn đặt vấn đề mà doanh nghiệp có lý do để giải thích — một khoản chi, một cách hạch toán, một hoá đơn đầu vào — nên được giải trình bằng văn bản, không chỉ nói miệng. Một văn bản giải trình tốt gồm:
- Vấn đề được nêu, dẫn lại đúng câu hỏi của đoàn.
- Diễn biến sự việc, ngắn gọn, theo thứ tự thời gian.
- Căn cứ: hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán, văn bản pháp luật đang áp dụng.
- Kết luận của doanh nghiệp về cách xử lý đúng.
- Danh mục tài liệu kèm theo.
Nộp đúng hạn đã hẹn và ghi vào sổ giao nhận. Giải trình trễ, thiếu chứng cứ thường dẫn tới việc điểm đó được ghi vào biên bản theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp.
Biên bản kiểm tra: đọc từng dòng trước khi ký
Kết thúc kiểm tra, đoàn lập biên bản ghi nhận kết quả. Đây là văn bản quan trọng nhất của cả đợt. Khi nhận dự thảo:
- Người đại diện và đầu mối đọc từng dòng, đối chiếu với nhật ký làm việc và các văn bản giải trình.
- Kiểm tra số liệu: số thuế truy thu, số điều chỉnh, kỳ bị ảnh hưởng có đúng không.
- Điểm nào đồng ý, điểm nào không đồng ý, tách rõ.
- Với điểm không đồng ý: ghi ý kiến vào biên bản, nêu lý do và tài liệu sẽ bổ sung. Doanh nghiệp vẫn có quyền giải trình tiếp theo quy định.
Ký biên bản là xác nhận đã làm việc và đã ghi nhận nội dung; ghi ý kiến không đồng ý là cách giữ quyền của mình. Giữ bản biên bản đã ký trong bộ hồ sơ kiểm tra.
Sau kiểm tra: quyết định, quyền khiếu nại và sửa quy trình
Sau biên bản, cơ quan thuế ra quyết định xử lý nếu có. Doanh nghiệp làm ba việc:
- Thực hiện quyết định: nộp số thuế truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có, đúng hạn. Kiểm tra lại số đã nộp trong tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại.
- Cân nhắc khiếu nại nếu không đồng ý với quyết định, trong thời hạn luật định. Khiếu nại không phải là thái độ đối đầu mà là quyền của người nộp thuế. Trình tự khiếu nại và kiến nghị được giải thích tại chuyên mục khiếu nại, kiến nghị của Trung Tâm Thuế.
- Sửa quy trình: mỗi điểm bị điều chỉnh là một chỗ quy trình đang hở. Lập danh sách, giao người sửa, và kiểm tra lại sau ba tháng.
Trong suốt đợt kiểm tra và sau đó, không tặng quà, không nhờ vả, không gặp riêng ngoài lịch làm việc. Sự chuyên nghiệp trong những ngày này là cách bảo vệ doanh nghiệp tốt nhất.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có được trả lời trực tiếp câu hỏi của đoàn kiểm tra không?
Được, khi đoàn hỏi về phần việc của họ, và họ nên trả lời đúng sự thật. Doanh nghiệp không được hướng dẫn nhân viên nói sai. Việc cần làm là cho nhân viên biết đầu mối là ai để chuyển những câu hỏi ngoài phần việc của mình.
Đoàn yêu cầu tài liệu mà doanh nghiệp không có ngay thì sao?
Nói rõ đang tìm, hẹn thời hạn cụ thể và ghi vào nhật ký. Nếu tài liệu không còn, báo trung thực và đề xuất nguồn thay thế như dữ liệu trên cổng hoá đơn điện tử hoặc sao kê ngân hàng.
Có được ghi âm buổi làm việc không?
Nên hỏi và được sự đồng ý của đoàn trước. Cách chắc chắn và ít gây căng thẳng hơn là có người ghi chép đầy đủ và giải trình các điểm quan trọng bằng văn bản.
Không đồng ý với biên bản thì có nên từ chối ký không?
Thường nên ký và ghi rõ ý kiến không đồng ý kèm lý do ngay trong biên bản. Từ chối ký mà không ghi ý kiến không giúp bảo vệ quyền của doanh nghiệp tốt hơn.
Sau kiểm tra bao lâu thì có quyết định xử lý?
Thời hạn do Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn quy định, tính từ khi kết thúc kiểm tra. Hỏi đoàn về mốc dự kiến và theo dõi thông báo trong tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.
Kế toán dịch vụ có thể thay doanh nghiệp làm việc với đoàn không?
Có thể tham gia với tư cách được uỷ quyền, trong phạm vi rõ ràng. Người đại diện vẫn nên dự buổi công bố và buổi thông qua biên bản, vì trách nhiệm cuối cùng thuộc về doanh nghiệp.
