Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu là bước cơ quan thuế dùng khi kiểm tra hồ sơ thuế tại trụ sở cơ quan thuế và thấy số liệu cần làm rõ. Nó chưa phải quyết định kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp, và càng chưa phải kết luận doanh nghiệp khai sai. Theo Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp giải trình được hoặc khai bổ sung đúng thì việc thường dừng ở đây; không trả lời, hoặc giải trình không làm rõ được, cơ quan thuế có thể ấn định số thuế hoặc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
Vì vậy câu trả lời tốt có ba tính chất: đúng hạn, trả lời đúng điều được hỏi theo thứ tự của thông báo, và có bảng đối chiếu số kèm chứng từ. Viết dài, kể lể, hay trả lời cả những điều không ai hỏi chỉ mở thêm câu hỏi mới.
Đọc thông báo: năm thông tin phải gạch chân
- Kỳ tính thuế và loại thuế được hỏi — tờ khai giá trị gia tăng tháng nào, quyết toán năm nào.
- Chỉ tiêu, số liệu cụ thể mà cơ quan thuế thấy chênh lệch hoặc cần làm rõ.
- Tài liệu được yêu cầu — danh sách càng cụ thể càng dễ đáp ứng đúng.
- Hạn trả lời và hình thức trả lời: bằng văn bản điện tử, bằng văn bản giấy hay đến làm việc trực tiếp.
- Cán bộ đầu mối hoặc bộ phận phụ trách, để hỏi lại khi chưa rõ yêu cầu.
Ngay trong ngày nhận, ghi hạn trả lời vào lịch của cả kế toán lẫn người đại diện. Nếu tài liệu cần nhiều thời gian hơn hạn cho phép, gửi văn bản đề nghị gia hạn trả lời trước khi hết hạn, nêu lý do cụ thể — không im lặng rồi nộp trễ.
Những chênh lệch hay bị hỏi
| Chênh lệch | Nguyên nhân thường gặp | Chứng từ để giải trình |
|---|---|---|
| Doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng khác tổng hoá đơn đầu ra trên hệ thống | Hoá đơn lập cuối tháng khai vào kỳ sau; hoá đơn điều chỉnh, thay thế; hoá đơn bị bỏ sót | Bảng kê hoá đơn theo kỳ, danh sách hoá đơn điều chỉnh |
| Doanh thu tờ khai giá trị gia tăng cả năm khác báo cáo tài chính | Doanh thu không chịu thuế, thu nhập khác, khoản nhận trước | Bảng đối chiếu từng dòng chênh |
| Thuế đầu vào từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro | Nhà cung cấp bị ghi nhận bất thường sau giao dịch | Hợp đồng, giao nhận, thanh toán ngân hàng |
| Chi phí lương trên quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp khác thu nhập trên quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Lương trích trước, khoản không chịu thuế thu nhập cá nhân, chi cho người không ký hợp đồng | Bảng đối chiếu, bảng lương, hợp đồng |
| Thuế còn được khấu trừ lớn kéo dài | Đầu tư lớn, tồn kho lớn, xuất khẩu | Hồ sơ đầu tư, tồn kho, tờ khai hải quan |
| Lợi nhuận, tỷ suất thấp bất thường so với ngành | Giai đoạn đầu, cạnh tranh, giao dịch liên kết | Giải thích kinh doanh, bảng giá, hợp đồng |
Nhiều chênh lệch hoàn toàn hợp lý và giải thích được bằng một bảng đối chiếu. Cái làm hồ sơ xấu đi không phải là có chênh lệch, mà là doanh nghiệp không tự biết mình chênh bao nhiêu và vì sao.
Soạn văn bản giải trình: ngắn, theo thứ tự, có số
Một văn bản giải trình tốt có cấu trúc đơn giản:
- Dẫn chiếu thông báo: số, ngày của thông báo đang trả lời.
- Trả lời từng điểm theo đúng thứ tự thông báo. Mỗi điểm gồm: số liệu trên tờ khai, số liệu đối chiếu, chênh lệch, nguyên nhân, chứng từ kèm theo (đánh số).
- Bảng đối chiếu đặt ngay trong văn bản hoặc phụ lục, cộng trừ khớp tới đồng.
- Kết luận của doanh nghiệp cho từng điểm: số liệu đã khai là đúng, hoặc doanh nghiệp đã khai bổ sung (kèm tờ khai bổ sung).
- Danh mục tài liệu gửi kèm, bản sao có xác nhận của doanh nghiệp.
Giả sử thông báo hỏi vì sao doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng tháng 3 thấp hơn tổng hoá đơn đầu ra trên hệ thống 180 triệu đồng. Câu trả lời gọn là một bảng vài dòng: một hoá đơn 120 triệu đồng đã được thay thế ngay trong tháng, bảng tổng hợp tải về cộng cả hoá đơn gốc lẫn hoá đơn thay thế (kèm hai hoá đơn và hồ sơ xử lý); một hoá đơn 60 triệu đồng lập trùng đã được xử lý theo quy định (kèm hồ sơ xử lý) — cộng lại đúng 180 triệu đồng, doanh thu trên tờ khai là số đúng. Không cần giải thích quy trình kế toán của cả công ty.
Những điều nên tránh: đưa thêm tài liệu không được yêu cầu “cho chắc”; dùng chữ mơ hồ như “do sơ suất”, “có thể”; đổ lỗi cho kế toán cũ, cho phần mềm. Người đọc cần biết số nào đúng và vì sao, không cần biết ai có lỗi.
Văn bản do người đại diện ký hoặc người được uỷ quyền đúng phạm vi ký. Chủ doanh nghiệp nên đọc bản cuối trước khi gửi: những gì viết trong văn bản giải trình sẽ được dùng làm căn cứ nếu có bước kiểm tra tiếp theo.
Khi rà lại và thấy mình khai sai thật
Không hiếm lần đang soạn giải trình thì phát hiện số liệu khai sai thật. Khi đó, cách làm thường có lợi nhất là khai bổ sung ngay theo Luật Quản lý thuế, nộp phần thuế thiếu và tiền chậm nộp, rồi gửi văn bản trả lời kèm tờ khai bổ sung. So với để cơ quan thuế ấn định hay kết luận qua kiểm tra, tự khai bổ sung thường nhẹ hơn nhiều về hậu quả; mức xử lý cụ thể áp theo quy định hiện hành.
Hai điều cần giữ:
- Chỉ khai bổ sung phần sai thật, có căn cứ. Khai bổ sung “cho xong chuyện” những khoản thật ra đúng là tự nhận nghĩa vụ không có.
- Khi sai ở một kỳ có khả năng lặp lại ở các kỳ khác (cùng nguyên nhân), rà luôn các kỳ đó. Sửa một kỳ mà để các kỳ khác y nguyên là mời thêm câu hỏi.
Khi được mời đến làm việc trực tiếp
- Ai đi: kế toán nắm số liệu và người có thẩm quyền quyết định (người đại diện hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản đúng phạm vi). Kế toán dịch vụ đi thay thì cần giấy uỷ quyền rõ nội dung.
- Mang gì: văn bản giải trình đã soạn, bảng đối chiếu, bản gốc chứng từ để đối chiếu và bản sao để nộp, danh mục tài liệu.
- Nói gì: trả lời đúng câu hỏi, dựa vào số liệu; câu nào chưa chắc thì xin trả lời bằng văn bản sau, có hẹn ngày.
- Biên bản làm việc: đọc kỹ từng dòng trước khi ký; ý kiến chưa đồng ý thì ghi ý kiến vào biên bản, không ký cho xong.
Tự kiểm tra ở đâu và cách để ít bị hỏi hơn
Thông báo của cơ quan thuế thường được gửi qua tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp và thư điện tử đã đăng ký. Doanh nghiệp để hộp thư đó là hộp thư cá nhân của kế toán cũ là cách phổ biến nhất để lỡ hạn trả lời. Kiểm tra mục thông báo trên tài khoản thuế ít nhất mỗi tuần; các bài trong mục tra thông báo, tờ khai hướng dẫn chi tiết cách xem.
Để ít bị hỏi hơn, làm ngược lại chính các phép so của cơ quan thuế, mỗi tháng một lần:
- Tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử so với doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng.
- Danh sách hoá đơn đầu vào trên cổng so với sổ; tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho nhà cung cấp lớn.
- Cuối năm: tờ khai giá trị gia tăng cả năm so với báo cáo tài chính; chi phí lương so với quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Doanh nghiệp tự giữ sẵn bảng đối chiếu hằng tháng thì khi có thông báo, việc soạn giải trình chỉ mất một buổi.
Câu hỏi thường gặp
Không trả lời thông báo giải trình thì chuyện gì xảy ra?
Theo Luật Quản lý thuế, cơ quan thuế có thể ấn định số thuế phải nộp hoặc ra quyết định kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Không trả lời gần như luôn là lựa chọn tệ nhất, kể cả khi doanh nghiệp tin số liệu của mình đúng.
Có được đề nghị gia hạn thời gian trả lời không?
Có thể đề nghị bằng văn bản trước khi hết hạn, nêu lý do cụ thể như tài liệu nằm ở chi nhánh hoặc cần đối chiếu với đối tác. Cơ quan thuế xem xét và trả lời; không nên mặc định là được chấp nhận.
Thông báo giải trình có nghĩa là doanh nghiệp đã bị đưa vào danh sách rủi ro?
Không nhất thiết. Đó là bước làm rõ số liệu thông thường. Cơ quan thuế quản lý theo mức độ rủi ro, nhưng một thông báo giải trình không phải kết luận về doanh nghiệp.
Kế toán dịch vụ có trả lời thay doanh nghiệp được không?
Được soạn và có thể được uỷ quyền làm việc theo đúng phạm vi. Nhưng văn bản gửi đi nhân danh doanh nghiệp, nên người đại diện vẫn nên đọc và duyệt trước khi ký gửi.
Giải trình rồi mà cơ quan thuế vẫn không chấp nhận thì sao?
Cơ quan thuế có thể ấn định hoặc chuyển sang kiểm tra. Doanh nghiệp vẫn giữ quyền trình bày tiếp, cung cấp thêm chứng cứ, và quyền khiếu nại đối với quyết định hành chính về thuế theo quy định.
Doanh nghiệp đã được kiểm tra năm đó rồi, sao vẫn nhận thông báo giải trình?
Thông báo có thể liên quan tới kỳ khác, loại thuế khác, hoặc tới thông tin mới phát sinh sau kiểm tra, ví dụ từ dữ liệu của bên thứ ba. Đọc kỹ kỳ và chỉ tiêu được hỏi; nếu trùng với nội dung đã có kết luận, nêu rõ trong văn bản trả lời và gửi kèm bản kết luận.
Nên gửi bản gốc chứng từ không?
Thường chỉ gửi bản sao có xác nhận của doanh nghiệp, giữ bản gốc để xuất trình khi được yêu cầu đối chiếu. Luôn lập danh mục tài liệu đã gửi và lưu lại một bộ giống hệt.
