Khi cửa hàng gửi hàng cho đơn vị vận chuyển và nhờ họ thu tiền của người nhận, số tiền về tài khoản mỗi đợt gần như không bao giờ bằng tổng giá trị đơn đã gửi. Tiền về đã trừ cước, trừ phí thu hộ, lẫn tiền của nhiều ngày, thiếu những đơn khách không nhận, và có khi có thêm một khoản bồi thường cho đơn bị mất từ tháng trước.
Cách duy nhất để biết doanh thu thật là đối chiếu theo từng mã vận đơn, không đối chiếu theo tổng tiền. Doanh thu ghi theo đơn đã giao thành công, không chờ tiền về; tiền chưa về là khoản phải thu từ đơn vị vận chuyển. Bài này dành cho cửa hàng bán qua điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội và gửi hàng đi tỉnh — không qua sàn thương mại điện tử.
Một đơn thu hộ đi qua những trạng thái nào
Từ lúc chủ tiệm trao gói hàng tới lúc tiền nằm trong tài khoản, một đơn có thể rơi vào một trong mấy ngả sau:
| Trạng thái | Tiền | Doanh thu |
|---|---|---|
| Đang giao | Chưa có | Chưa ghi, hàng vẫn là của cửa hàng |
| Giao thành công, chưa trả tiền về | Đơn vị vận chuyển đang giữ | Ghi doanh thu, tiền là khoản phải thu |
| Giao thành công, đã trả về | Đã vào tài khoản, trừ phí | Đã ghi; phí tách riêng thành chi phí |
| Khách từ chối, hoàn về | Không có, còn mất cước chiều về | Không ghi; hàng nhập lại kho |
| Thất lạc, hư hỏng | Có thể được bồi thường theo chính sách của đơn vị vận chuyển | Không phải doanh thu bán hàng; xử lý theo khoản bồi thường |
| Khách nhận rồi đổi, trả | Đã thu rồi phải hoàn một phần hoặc toàn bộ | Điều chỉnh giảm theo hàng bán bị trả lại |
Phần mềm bán hàng thường chỉ biết hai trạng thái: “đã tạo đơn” và “đã xong”. Bảng trên cho thấy vì sao chỉ nhìn phần mềm là không đủ.
Ghi doanh thu lúc giao hàng, không chờ tiền về
Nguyên tắc chung: doanh thu bán hàng hình thành khi hàng đã chuyển giao cho người mua theo quy định, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa. Với đơn thu hộ, mốc hợp lý nhất để ghi là ngày đơn vị vận chuyển xác nhận giao thành công.
- Không ghi lúc tạo đơn. Ghi lúc đó thì các đơn hoàn về sẽ làm doanh thu phình rồi phải điều chỉnh liên tục.
- Không chờ ngày tiền về. Đơn giao ngày 30 mà tiền về ngày 3 tháng sau vẫn là doanh thu tháng trước. Chờ tiền mới ghi thì doanh thu bị dời kỳ, lệch với dữ liệu hoá đơn và dữ liệu của chính đơn vị vận chuyển.
- Hoá đơn. Thời điểm lập hoá đơn bán hàng gắn với thời điểm chuyển giao hàng hoá theo quy định. Cửa hàng bán cho khách lẻ số lượng lớn cần thống nhất với kế toán cách lập phù hợp với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 1/7/2026, rồi giữ đúng cách đó cho mọi đơn.
Điều cần tránh: coi tiền đơn vị vận chuyển trả về là doanh thu. Con số đó đã trừ phí và lẫn nhiều ngày, dùng nó thì doanh thu vừa thiếu vừa sai kỳ.
Bảng đối chiếu theo mã vận đơn
Mỗi đợt đơn vị vận chuyển trả tiền đều có bảng kê chi tiết (thường tải được trên trang quản lý của họ). Cửa hàng dựng một bảng đối chiếu với các cột cố định:
- Mã vận đơn và mã đơn nội bộ của cửa hàng.
- Ngày gửi, ngày giao thành công hoặc ngày hoàn.
- Giá trị hàng theo đơn nội bộ.
- Số tiền thu hộ theo bảng kê của đơn vị vận chuyển.
- Cước vận chuyển, phí thu hộ, phí hoàn (tách từng cột).
- Số tiền thực trả về và đợt trả (ngày tiền vào tài khoản).
- Cột chênh lệch và cột ghi chú lý do.
Ghép hai nguồn bằng mã vận đơn. Mọi đơn có chênh lệch khác không đều phải có lý do trong cột ghi chú: khách trả thiếu vì thoả thuận giảm giá khi nhận, thu hộ ghi sai số tiền lúc tạo đơn, phí tính nhầm vùng… Tổng cột “thực trả về” của đợt phải bằng đúng số tiền trên sao kê ngân hàng ngày hôm đó.
Làm theo nhịp mỗi đợt trả tiền, hoặc ít nhất mỗi tuần. Để tới cuối tháng mới làm thì hàng trăm đơn dồn lại, không ai nhớ vì sao đơn nào thiếu tiền.
Đơn hoàn, đơn thất lạc và đơn đổi trả
Ba loại đơn này là nơi thất thoát nhiều nhất, vì mỗi loại cần một hành động khác nhau:
- Đơn hoàn: kiểm hàng hoàn về có đủ, còn nguyên không; nhập lại kho ngay trong ngày nhận. Đơn báo đã hoàn mà quá thời gian thông thường không thấy hàng về thì mở yêu cầu tra soát với đơn vị vận chuyển. Cước chiều đi và chiều về là chi phí bán hàng.
- Đơn thất lạc, hư hỏng: làm yêu cầu bồi thường theo chính sách của đơn vị vận chuyển, giữ lại tin nhắn, hình ảnh đóng gói, biên nhận. Hàng mất ghi giảm kho kèm hồ sơ; tiền bồi thường nhận về hạch toán theo đúng bản chất là khoản bồi thường, không nhập chung vào doanh thu bán hàng. Kế toán sẽ xác định cách xử lý thuế giá trị gia tăng của hàng tổn thất theo quy định hiện hành.
- Đổi, trả sau khi đã nhận: đơn đã ghi doanh thu nên khi khách trả lại phải điều chỉnh giảm theo hàng bán bị trả lại, có chứng từ hoàn tiền và hàng nhập lại kho. Nếu đã lập hoá đơn thì xử lý hoá đơn điều chỉnh theo quy định.
Cả ba loại đều nên nằm trong một danh sách khoản treo có người theo dõi và ngày hẹn xử lý. Một đơn thất lạc chưa đòi bồi thường sau hai tháng thường là tiền mất hẳn.
Phí vận chuyển và phí thu hộ là chi phí, cần chứng từ
Đơn vị vận chuyển trừ phí trước rồi mới trả tiền, nên nhiều cửa hàng quên rằng phí này là một khoản chi phí phải có chứng từ.
- Yêu cầu đơn vị vận chuyển lập hoá đơn cho cước và phí dịch vụ theo kỳ (thường theo tháng), ghi đúng tên, mã số thuế của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
- Tổng cước trên hoá đơn phải khớp với tổng cột cước trong bảng đối chiếu cả tháng. Lệch thì hỏi lại trước khi nhận hoá đơn.
- Phí bị trừ thẳng vào tiền thu hộ vẫn là một hình thức thanh toán qua đối trừ công nợ; giữ bảng kê đối soát làm chứng từ kèm hoá đơn.
- Khách trả tiền ship riêng: phần này là một phần giá bán cửa hàng thu của khách, ghi vào doanh thu; cước cửa hàng trả cho đơn vị vận chuyển là chi phí. Không bù trừ hai khoản cho gọn.
Tiền thu hộ phải về tài khoản của doanh nghiệp
Nhiều cửa hàng nhỏ đăng ký tài khoản với đơn vị vận chuyển từ lúc còn bán online cá nhân, nên tiền thu hộ đến nay vẫn chảy về tài khoản của chủ hoặc của nhân viên. Đây là việc cần sửa sớm:
- Tiền bán hàng của doanh nghiệp đi vào tài khoản cá nhân làm đứt mạch đối chiếu và là dòng tiền khó giải thích nhất khi bị hỏi. Doanh thu phải được ghi đủ dù tiền về tài khoản nào; việc để tiền chảy sang tài khoản cá nhân không làm doanh thu nhỏ đi mà chỉ làm hồ sơ rối thêm.
- Đổi tài khoản nhận tiền trên hệ thống của đơn vị vận chuyển sang tài khoản doanh nghiệp, đăng ký hồ sơ khách hàng bằng thông tin doanh nghiệp để hoá đơn cước ra đúng tên.
- Với số tiền đã lỡ nhận qua tài khoản cá nhân trước đây, lập bảng kê theo đợt và làm việc với kế toán để đưa vào sổ đúng kỳ.
Cách chuyển dần từng bước có trong bài về nhân viên thu tiền qua tài khoản cá nhân — áp dụng y hệt cho tài khoản nhận tiền thu hộ.
Chủ nhìn gì mỗi tuần và tự kiểm tra ở đâu
Chủ không cần xem bảng đối chiếu từng dòng. Mỗi tuần chỉ cần bốn con số:
- Tỷ lệ giao thành công trên tổng đơn đã gửi. Giảm đột ngột là dấu hiệu khách ảo, đặt hộ, hoặc nhân viên chốt đơn ẩu.
- Tổng tiền đơn vị vận chuyển đang giữ (đã giao, chưa trả về) và đơn cũ nhất trong số đó.
- Số đơn hoàn chưa về kho và số đơn thất lạc chưa được bồi thường.
- Chi phí vận chuyển trên doanh thu, để biết đơn tỉnh xa có còn lãi hay không.
Tự kiểm tra: đăng nhập trang quản lý của đơn vị vận chuyển xem công nợ thu hộ còn lại; mở sao kê tài khoản doanh nghiệp xem tiền đợt gần nhất đã về đúng tài khoản chưa; vào cổng hoá đơn điện tử xem hoá đơn cước của đơn vị vận chuyển đã về đúng tên và mã số thuế doanh nghiệp chưa. Cuối tháng, so tổng doanh thu đơn giao thành công với doanh thu trên tờ khai do kế toán lập.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị vận chuyển giữ tiền lâu, cuối tháng chưa trả thì ghi doanh thu thế nào?
Đơn đã giao thành công trong tháng thì ghi doanh thu tháng đó, số tiền đơn vị vận chuyển còn giữ ghi là khoản phải thu. Tiền về tháng sau chỉ làm giảm khoản phải thu, không tạo thêm doanh thu.
Người nhận trả thiếu tiền so với đơn thì xử lý ra sao?
Nếu cửa hàng đồng ý giảm giá cho khách lúc nhận hàng thì cần ghi lại lý do và điều chỉnh giá bán của đơn đó. Nếu không có thoả thuận thì đó là sai sót thu hộ, phải tra soát với đơn vị vận chuyển trước khi đóng đơn.
Tiền bồi thường hàng thất lạc có phải doanh thu không?
Không phải doanh thu bán hàng vì hàng không tới tay người mua. Đó là khoản bồi thường cho tài sản bị mất, kế toán hạch toán riêng và xử lý thuế theo đúng bản chất khoản này.
Có cần hoá đơn cho phí thu hộ bị trừ thẳng vào tiền về không?
Cần. Đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ cho cửa hàng nên phải lập hoá đơn cho cước và phí. Không có hoá đơn thì khoản phí đó khó được tính vào chi phí được trừ.
Dùng nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc thì đối chiếu thế nào cho đỡ rối?
Mỗi đơn vị một bảng đối chiếu riêng cùng mẫu cột, gộp lại ở bước tổng hợp theo tháng. Mã đơn nội bộ phải là khoá chung để một đơn không bị ghi hai lần khi gửi lại bằng đơn vị khác.
Bán qua tin nhắn, khách chuyển khoản trước thì có cần đưa vào bảng này không?
Có, nhưng ở cột khác: đơn đã thu tiền trước thì đơn vị vận chuyển không thu hộ, bảng đối chiếu chỉ để theo dõi trạng thái giao. Nếu đơn hoàn về thì phát sinh nghĩa vụ trả lại tiền cho khách.
