Mỗi tháng, chủ doanh nghiệp chỉ cần kế toán gửi năm con số: số thuế giá trị gia tăng phải nộp hoặc còn được khấu trừ của kỳ; số hoá đơn đầu vào đang có vấn đề; số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của người lao động và đã nộp hay chưa; lợi nhuận luỹ kế kèm số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính cho quý; và số dư nghĩa vụ trên tài khoản thuế của doanh nghiệp.
Năm con số này không thay được tờ khai hay báo cáo tài chính. Chúng là đèn báo: con số nào đổi hướng bất thường thì chủ hỏi, kế toán giải thích, và vấn đề được xử lý trong tháng thay vì dồn tới lúc quyết toán. Phần dưới đây nói từng con số nghĩa là gì, bình thường trông ra sao và dấu hiệu nào nên hỏi ngay.
Vì sao là năm con số, và vì sao phải là mỗi tháng
Phần lớn rắc rối thuế của doanh nghiệp nhỏ không bắt đầu bằng một sai lầm lớn, mà bằng những lệch nhỏ tích tụ: vài hoá đơn đầu vào chưa thanh toán qua ngân hàng, một khoản thuế thu nhập cá nhân khấu trừ rồi chưa nộp, một khoản tiền chậm nộp vài chục nghìn không ai để ý. Sau mười hai tháng, những lệch đó thành một danh sách dài mà không ai còn nhớ nguồn gốc.
Năm con số được chọn vì mỗi con số đại diện cho một dòng tiền thuế khác nhau: thuế giá trị gia tăng (tiền giữ hộ khách hàng), hoá đơn đầu vào (quyền được trừ), thuế thu nhập cá nhân (tiền giữ hộ người lao động), thuế thu nhập doanh nghiệp (phần của chính doanh nghiệp) và số dư tài khoản thuế (kết quả cuối cùng của tất cả những thứ trên). Nhịp tháng vì hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 của tháng sau, còn tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế. Có số trước hạn là còn thời gian để sửa.
Con số một: thuế giá trị gia tăng phải nộp hoặc còn được khấu trừ
Đây là kết quả của thuế đầu ra trừ thuế đầu vào được khấu trừ trong kỳ. Có hai khả năng: dương thì doanh nghiệp phải nộp; âm thì phần chênh được chuyển sang kỳ sau để trừ tiếp.
Cách đọc hữu ích nhất là theo dõi tỷ lệ thuế phải nộp trên doanh thu qua nhiều tháng. Với một doanh nghiệp thương mại ổn định, tỷ lệ này thường dao động trong một khoảng hẹp. Khi nó thay đổi mạnh, luôn có một lý do cụ thể:
- Tháng đó mua tài sản lớn hoặc nhập nhiều hàng, nên thuế đầu vào tăng vọt.
- Hoá đơn đầu vào về trễ, dồn sang tháng sau.
- Có mặt hàng thuộc diện giảm thuế giá trị gia tăng theo nghị quyết của Quốc hội và thời hạn áp dụng vừa hết hoặc vừa bắt đầu.
- Bán hàng dưới giá vốn, khuyến mãi lớn, hoặc có hàng bán bị trả lại.
Dấu hiệu cần hỏi: số còn được khấu trừ chuyển kỳ sau cứ tăng dần qua nhiều kỳ trong khi doanh thu vẫn đều. Điều đó thường có nghĩa là hàng nhập nhiều hơn hàng bán, tồn kho đang phình ra, hoặc có hoá đơn đầu vào không liên quan tới hoạt động kinh doanh đang được đưa vào khấu trừ.
Con số hai: hoá đơn đầu vào đang có vấn đề
Con số này không phải tổng tiền mua vào, mà là số hoá đơn và số tiền thuế đang nằm trong vùng rủi ro. Kế toán có thể lập nhanh sau khi tải danh sách hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử và so với sổ:
| Nhóm | Vì sao có vấn đề | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Có trên cổng, chưa có trong sổ | Có thể là hàng đã nhận mà chưa ghi, hoặc hoá đơn người khác lập nhầm cho mình | Hỏi lại người bán, ghi sổ hoặc đề nghị điều chỉnh |
| Từ 5 triệu đồng trở lên, chưa thanh toán qua ngân hàng | Luật 48/2024/QH15 yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ | Theo dõi hạn thanh toán, không trả tiền mặt |
| Người bán chuyển trạng thái bất thường | Người bán ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Gom chứng cứ giao dịch có thật |
| Người bán vừa điều chỉnh, thay thế | Số trên sổ không còn khớp hoá đơn gốc | Cập nhật sổ và tờ khai |
Một tháng bình thường, nhóm này chỉ có vài dòng và được xử lý hết trước kỳ sau. Khi danh sách dài ra từ tháng này sang tháng khác, hoặc có dòng nằm đó quá ba tháng, đó là việc chủ nên hỏi trực tiếp: ai đang theo dõi, bao giờ xong.
Con số ba: thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ và đã nộp
Mỗi khi trả lương, thưởng hay trả tiền cho người cộng tác, doanh nghiệp khấu trừ một phần thuế thu nhập cá nhân. Số tiền đó không phải của doanh nghiệp, chỉ là tiền giữ hộ người lao động và phải được nộp đúng kỳ.
Kế toán nên báo ba số: tổng thu nhập đã trả trong tháng, tổng thuế đã khấu trừ và số đã nộp vào ngân sách. Hai số sau phải bằng nhau sau hạn nộp của kỳ. Các chỗ hay lệch:
- Tháng có thưởng, thuế khấu trừ tăng vọt nhưng quỹ tiền chưa được dự trù.
- Khoản trả cho người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới ba tháng từ 2 triệu đồng một lần phải khấu trừ 10% nhưng bị bỏ sót vì đi qua bộ phận khác, không qua bảng lương.
- Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc; bảng lương chưa cập nhật mức mới sẽ khấu trừ sai cho cả năm.
Khấu trừ rồi mà chưa nộp là lỗi nặng hơn nhiều so với khai thiếu một khoản chi phí, vì đó là tiền của người khác. Nếu dòng tiền căng, khoản này vẫn phải được ưu tiên trước các khoản chi thông thường.
Con số bốn: lợi nhuận luỹ kế và thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính
Thuế thu nhập doanh nghiệp được tạm nộp theo quý, quyết toán theo năm. Chủ không cần đợi hết quý mới biết: chỉ cần kế toán báo mỗi tháng lợi nhuận luỹ kế từ đầu năm và số thuế tạm tính tương ứng.
Thuế suất áp dụng từ kỳ tính thuế 2025 theo Luật 67/2025/QH15 là 20%, riêng doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp dụng 15%, trên 3 tỷ tới 50 tỷ đồng áp dụng 17%. Vì mốc tính theo doanh thu cả năm, kế toán nên ước doanh thu năm ngay từ giữa năm để biết doanh nghiệp đang rơi vào mức nào.
Quy định về tạm nộp lâu nay đặt một tỷ lệ tối thiểu cho tổng số đã tạm nộp của bốn quý so với số quyết toán (lâu nay là 80%); tạm nộp thấp hơn thì phần chênh bị tính tiền chậm nộp. Tỷ lệ và cách tính có thể được điều chỉnh trong văn bản hướng dẫn mới về quản lý thuế, nên kiểm tra quy định hiện hành. Ý nghĩa thực tế cho chủ: nếu lợi nhuận luỹ kế đang tăng nhanh hơn kế hoạch, số tạm nộp các quý sau phải tăng theo, đừng giữ nguyên số của quý đầu.
Dấu hiệu nên hỏi: lợi nhuận luỹ kế trên sổ khác xa cảm nhận của chủ về tình hình kinh doanh. Thường là do chi phí chưa ghi đủ (hoá đơn về trễ, lương chưa hạch toán) hoặc doanh thu ghi chưa đúng kỳ.
Con số năm: số dư nghĩa vụ trên tài khoản thuế
Con số cuối là kết quả thật, nằm trên hệ thống của cơ quan thuế chứ không nằm trong sổ của doanh nghiệp: còn nợ bao nhiêu, nộp thừa bao nhiêu, có tiền chậm nộp không. Nó cần được so với sổ kế toán mỗi tháng vì ba lý do:
- Tiền đã nộp nhưng sai tiểu mục, sai kỳ hoặc sai cơ quan thuế quản lý thì trên sổ là đã nộp, còn trên hệ thống vẫn là nợ và vẫn tính tiền chậm nộp theo ngày.
- Tiền chậm nộp vài chục nghìn đồng cũng là một khoản nợ. Khi doanh nghiệp cần xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế để dự thầu hay vay vốn, khoản nhỏ này có thể làm hồ sơ bị chậm.
- Số nộp thừa có thể được bù trừ với khoản phải nộp khác nếu làm thủ tục, thay vì nằm im nhiều năm.
Nhắc lại cho rõ: tiền chậm nộp được tính theo ngày trên số thuế nộp chậm, mức lâu nay là 0,03% mỗi ngày; nên kiểm tra mức hiện hành trong văn bản đang có hiệu lực. Số dư đúng là không có khoản nợ nào mà kế toán không giải thích được.
Một trang mỗi tháng và nơi chủ tự kiểm tra
Năm con số nên nằm trên một trang, cùng một mẫu mỗi tháng, gửi trước hạn nộp tờ khai ít nhất năm ngày làm việc. Mỗi con số có ba cột: số tháng này, số tháng trước, và một dòng giải thích nếu chênh lệch lớn. Chủ đọc mất năm phút; nếu có dòng nào không hiểu, hỏi ngay trong ngày.
Hai trong năm con số chủ có thể tự đối chiếu mà không cần chờ kế toán:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: mục tra cứu nghĩa vụ thuế cho biết số còn nợ, nộp thừa và tiền chậm nộp; mục tra cứu hồ sơ cho biết tờ khai tháng này đã được tiếp nhận chưa.
- Cổng hoá đơn điện tử: tra danh sách hoá đơn đầu vào trong tháng để xem số lượng có khớp với con số hai hay không.
Với thuế thu nhập cá nhân, người lao động có thể tự tra trên ứng dụng thuế trên điện thoại bằng số định danh cá nhân. Khi có người phản ánh không thấy thuế của mình được kê khai, đó là dấu hiệu để chủ kiểm tra lại con số ba. Nếu muốn một bảng kiểm công việc kế toán rộng hơn, bài kiểm tra công việc của kế toán mà không cần biết làm kế toán chia việc theo tháng, quý và năm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp khai thuế theo quý thì có cần năm con số mỗi tháng không?
Vẫn nên có, dù số liệu tháng giữa quý chỉ là tạm tính. Biết sớm một tháng giúp chuẩn bị tiền và sửa sai sót trước khi tờ khai quý được nộp.
Kế toán dịch vụ có tính thêm phí để làm báo cáo này không?
Tuỳ hợp đồng. Năm con số đều là số liệu kế toán đã phải có để lập tờ khai, nên việc tổng hợp thường không tốn nhiều công; hãy ghi rõ yêu cầu này vào phạm vi công việc khi ký hoặc gia hạn hợp đồng.
Con số nào quan trọng nhất nếu chỉ được chọn một?
Số dư nghĩa vụ trên tài khoản thuế, vì đó là kết quả cuối cùng mà cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác nhìn thấy. Nhưng nó chỉ cho biết đã có vấn đề; bốn con số còn lại mới cho biết vấn đề sắp tới.
Thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ nhiều có phải là tốt không?
Không hẳn. Đó là tiền đã trả cho nhà cung cấp mà chưa được trừ vào thuế phải nộp, tức là vốn đang bị giữ lại. Nếu con số này lớn và kéo dài, nên xem lại hàng tồn kho và điều kiện đề nghị hoàn thuế.
Làm sao biết kế toán báo số đúng?
Đối chiếu con số năm với tài khoản thuế điện tử và con số hai với cổng hoá đơn là hai phép kiểm tra độc lập chủ tự làm được. Nếu hai con số này khớp qua nhiều tháng, ba con số còn lại thường cũng đáng tin.
Tháng nào không có doanh thu thì còn cần báo không?
Vẫn cần. Tháng không có doanh thu vẫn có thể phát sinh thuế đầu vào, lương, tiền chậm nộp; và doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ nếu chưa làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh.
