Thanh lý hàng tồn, bán bớt tài sản dưới giá vốn để có tiền: hoá đơn và thuế

Doanh nghiệp được bán hàng tồn, bán tài sản thấp hơn giá vốn. Không có quy định nào buộc giá bán phải cao hơn giá mua. Nhưng giá bán thấp phải có lý do giải thích được bằng giấy tờ, hoá đơn phải ghi đúng giá thật, và thuế tính trên giá thật đó. Làm đủ ba điều này thì một đợt thanh lý là giao dịch bình thường.

Rủi ro chỉ xuất hiện khi giá thấp không có lý do, khi bán cho người quen với giá “nội bộ”, hoặc khi một phần tiền thu không đi vào sổ. Bài này đi qua từng loại: hàng tồn kho, tài sản cố định, tài sản đang thế chấp, và việc nên làm từ cuối năm trước để giá trị trên sổ phản ánh đúng giá trị thật.

Giá bán thấp hơn giá vốn: được phép, nhưng phải nói được vì sao

Cơ quan thuế không cấm lỗ. Điều cơ quan thuế quan tâm là giá ghi trên hoá đơn có phải giá giao dịch thật hay không. Luật Quản lý thuế cho cơ quan thuế quyền ấn định giá tính thuế khi giá kê khai không phù hợp với giá giao dịch thông thường trên thị trường mà người nộp thuế không giải thích được. Nói cách khác, gánh nặng giải thích nằm ở doanh nghiệp.

Lý do hợp lệ thường gặp:

• Hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc đã quá hạn bảo hành của nhà sản xuất.
• Hàng lỗi mốt, hết mùa, mẫu cũ bị thay bằng mẫu mới.
• Hàng tồn lâu, bao bì xuống cấp, trầy xước khi lưu kho.
• Giá thị trường chung giảm, giá mua vào hiện tại thấp hơn giá doanh nghiệp đã mua.
• Doanh nghiệp thu hẹp hoặc bỏ hẳn một dòng hàng, cần bán dứt điểm.

Lý do nào thì giữ giấy tờ tương ứng: biên bản kiểm kê ghi tình trạng hàng, ảnh chụp lô hàng, quyết định giảm giá có chữ ký người có thẩm quyền, báo giá hiện tại của nhà cung cấp hoặc giá chào bán của các cửa hàng khác cho thấy giá thị trường đã giảm.

Hồ sơ một đợt thanh lý hàng tồn kho

Một đợt xả hàng nên có bộ hồ sơ riêng, gom một chỗ, để hai năm sau người khác mở ra vẫn hiểu:

1. Biên bản kiểm kê trước khi thanh lý: danh sách mã hàng, số lượng, giá trị trên sổ, tình trạng thực tế.
2. Quyết định thanh lý hoặc giảm giá do giám đốc ký: lý do, danh sách hàng, mức giá hoặc tỷ lệ giảm, thời gian áp dụng.
3. Bằng chứng về giá: ảnh, báo giá thị trường, thư của nhà sản xuất về mẫu thay thế, tuỳ lý do.
4. Hoá đơn bán ra đúng giá bán thật cho từng giao dịch.
5. Chứng từ thu tiền vào tài khoản doanh nghiệp hoặc phiếu thu tiền mặt khớp với hoá đơn.
6. Báo cáo kết thúc đợt: đã bán bao nhiêu, thu bao nhiêu, còn lại gì và xử lý tiếp thế nào (huỷ, tặng, giữ lại).

Nếu phần hàng không bán được phải huỷ, cần thêm biên bản huỷ có hội đồng, ảnh hoặc video quá trình huỷ. Hàng huỷ không có biên bản thì giá trị của nó rất khó được chấp nhận là chi phí.

Hoá đơn và thuế giá trị gia tăng của hàng bán thanh lý

Nguyên tắc rất đơn giản: hoá đơn ghi giá bán thật, thuế giá trị gia tăng tính trên giá bán thật. Không có chuyện “bán lỗ thì khỏi xuất hoá đơn”.

• Bán giảm giá thì ghi giá đã giảm. Nếu dùng hình thức chiết khấu trên hoá đơn, ghi rõ dòng chiết khấu theo quy định về hoá đơn.
• Khách lẻ mua trong đợt xả hàng vẫn phải được lập hoá đơn theo quy định áp dụng cho bán lẻ. Quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới từ ngày 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, nên kiểm tra cách lập cho khách lẻ theo văn bản mới.
• Hàng mua vào đã được khấu trừ thuế đầu vào thì khi bán ra dù lỗ vẫn phải tính thuế đầu ra. Bán lỗ không làm mất phần đã khấu trừ.
• Hàng huỷ, hàng mất: cách xử lý thuế đầu vào đã khấu trừ phụ thuộc nguyên nhân và có bồi thường hay không. Hỏi kế toán rà theo quy định hiện hành trước khi ghi sổ.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản lỗ từ bán hàng thấp hơn giá vốn đi thẳng vào kết quả kinh doanh. Nếu hồ sơ đủ, khoản lỗ này được ghi nhận như mọi khoản lỗ khác.

Bán cho người thân, nhân viên, công ty liên quan: chỗ rủi ro nhất

Trong lúc khó, người mua nhanh nhất thường là người quen: người nhà của chủ, nhân viên, một công ty khác cùng chủ. Đây cũng là chỗ dễ bị hỏi nhất, vì giá bán giữa các bên có quan hệ với nhau không tự nhiên phản ánh giá thị trường.

• Bán cho người thân và nhân viên: nên bán cùng mức giá, cùng thời điểm như bán cho khách bên ngoài trong đợt xả hàng. Giá “nội bộ” thấp hơn nữa là khoản lợi ích trao cho cá nhân, có thể bị xem xét như thu nhập của người nhận hoặc bị ấn định lại giá.
• Bán cho công ty cùng chủ: đây là giao dịch giữa các bên có quan hệ liên kết. Quy định về giao dịch liên kết được thay mới với Nghị định 255/2026/NĐ-CP từ ngày 1/7/2026; giá bán giữa hai bên phải theo nguyên tắc giá thị trường, và doanh nghiệp có thể phải kê khai thông tin giao dịch liên kết.
• Bán máy móc cho chính giám đốc hoặc thành viên góp vốn: nên có định giá độc lập hoặc ít nhất vài báo giá tham khảo của máy cùng loại đã qua sử dụng.

Cách an toàn nhất là bán cho người quen như bán cho người lạ: cùng giá niêm yết, cùng hoá đơn, tiền chuyển khoản vào tài khoản công ty.

Thanh lý tài sản cố định và tài sản đang thế chấp

Bán máy móc, xe, thiết bị là thanh lý tài sản cố định, khác với bán hàng tồn kho ở mấy điểm:

Giá trị còn lại thấp không có nghĩa là bán rẻ thế nào cũng được. Cái chuẩn vẫn là giá thị trường của tài sản cùng loại, cùng tình trạng.

Với tài sản đang thế chấp ngân hàng, doanh nghiệp không được tự ý bán. Phải có văn bản đồng ý của ngân hàng, thường kèm điều kiện tiền bán chuyển về tài khoản tại ngân hàng đó để trả nợ trước. Bán trái hợp đồng thế chấp là vi phạm hợp đồng tín dụng và có thể dẫn tới hậu quả pháp lý nặng hơn nhiều so với khó khăn đang gặp.

Không bán ngoài sổ, và việc nên làm từ cuối năm trước

Có một cám dỗ quen thuộc khi xả hàng: bán một phần “tay”, thu tiền mặt, không xuất hoá đơn, coi như bù lỗ. Cách này hỏng ở ba chỗ. Hàng trên sổ không giảm nên cuối năm kiểm kê ra hàng thiếu không giải thích được; tiền thu không vào sổ là doanh thu ngoài sổ, đúng loại vi phạm nặng nhất khi bị kiểm tra; và người mua có thể là doanh nghiệp, sau này họ cần hoá đơn và hỏi lại. Mọi đồng bán thanh lý đều phải qua hoá đơn và qua sổ.

Việc nên làm sớm là trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính cho những mặt hàng mà giá bán ước tính đã thấp hơn giá gốc. Dự phòng làm báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị hàng, giúp chủ nhìn thấy khoản lỗ sắp tới trước khi xả hàng. Điều kiện, hồ sơ và cách tính dự phòng có quy định riêng, kế toán cần làm theo văn bản hiện hành.

Tự kiểm tra ở đâu: sau đợt thanh lý, chủ có thể mở cổng hoá đơn điện tử để xem danh sách hoá đơn đầu ra đã lập trong đợt, so với báo cáo kết thúc đợt của bộ phận bán hàng. Số thuế giá trị gia tăng phát sinh xem trong tờ khai kỳ đó trên tài khoản thuế điện tử. Nếu định bán tài sản cho một công ty cùng chủ mà chưa rõ nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi ký.