Trong nhượng quyền, bên nhượng (chủ thương hiệu) và bên nhận (chủ quán) là hai người nộp thuế riêng, mỗi bên một bộ sổ, một tài khoản thuế, một nghĩa vụ. Thương hiệu chung không làm doanh thu chung. Mọi dòng tiền qua lại — phí nhượng quyền ban đầu, phí hằng tháng theo doanh thu, tiền nguyên liệu, tiền khách trả qua ứng dụng của thương hiệu — đều phải có hợp đồng ghi đúng bản chất và hoá đơn đúng người bán, người mua.
Chỗ hay sai nhất không phải phí nhượng quyền mà là tiền của quán đi qua tài khoản của thương hiệu (hoặc ngược lại) mà không có thoả thuận thu hộ, và doanh thu quán báo cho thương hiệu để tính phí khác doanh thu quán khai thuế. Hai lỗi này làm cả hai bên cùng khó giải thích.
Các dòng tiền giữa bên nhượng và bên nhận
| Khoản | Ai lập hoá đơn | Với bên nhận là gì |
|---|---|---|
| Phí nhượng quyền ban đầu | Bên nhượng | Chi phí trả trước, phân bổ theo thời hạn hợp đồng |
| Phí định kỳ theo doanh thu | Bên nhượng, mỗi kỳ | Chi phí trong kỳ |
| Phí quảng cáo chung | Bên nhượng | Chi phí bán hàng |
| Nguyên liệu, bao bì, cốc ly mang thương hiệu | Bên nhượng hoặc nhà cung cấp chỉ định | Hàng mua vào, giá vốn |
| Thiết bị (máy pha, tủ, quầy) | Bên bán thiết bị | Tài sản cố định hoặc công cụ, khấu hao, phân bổ |
| Đào tạo, khai trương, thiết kế | Bên nhượng | Chi phí hoặc tính vào chi phí trả trước |
Thuế giá trị gia tăng của từng khoản xác định theo bản chất hàng hoá, dịch vụ; kế toán bên nhượng chịu trách nhiệm áp đúng thuế suất trên hoá đơn. Bên nhượng là tổ chức nước ngoài thì còn có nghĩa vụ riêng khi bên nhận trả tiền ra nước ngoài, cần hỏi người làm thuế trước khi ký.
Phí theo doanh thu: hai con số phải là một
Phí định kỳ thường tính theo phần trăm doanh thu của quán. Tức là bên nhượng biết doanh thu của quán, thường qua phần mềm bán hàng dùng chung của cả chuỗi. Hệ quả:
- Doanh thu quán báo cho thương hiệu và doanh thu quán khai thuế phải khớp. Thấp hơn khi khai thuế là dấu hiệu sót doanh thu; cao hơn là quán đang trả phí trên doanh thu không có.
- Hoá đơn phí của bên nhượng thể hiện căn cứ tính (doanh thu kỳ, tỷ lệ). Khi cơ quan thuế kiểm tra bên nhượng hay bên nhận, con số doanh thu này có thể được dùng để đối chiếu chéo.
- Muốn giảm phí thì đàm phán tỷ lệ, không phải báo thấp doanh thu. Báo thấp để trả ít phí thì đồng thời cũng là khai thiếu doanh thu nếu số đó được dùng để khai thuế.
Ứng dụng đặt hàng, thẻ thành viên và tiền thu hộ
Nhiều chuỗi có ứng dụng đặt hàng, thẻ trả trước, ví thành viên dùng chung. Khách nạp tiền, trả tiền qua ứng dụng, tiền về tài khoản của bên nhượng, rồi bên nhượng chuyển lại cho từng quán sau khi trừ phí. Để đúng về thuế:
- Phải có hợp đồng thu hộ ghi rõ bên nhượng thu hộ tiền bán hàng của quán, thời hạn chuyển, phí thu hộ.
- Doanh thu bán đồ uống là của quán, hoá đơn cho khách do quán lập; bên nhượng không ghi khoản thu hộ vào doanh thu của mình, chỉ ghi phí thu hộ (nếu có).
- Tiền khách nạp trước vào thẻ, ví chung chưa phải doanh thu của quán nào cho tới khi khách dùng mua hàng ở quán đó.
- Hằng tuần hai bên đối soát: đơn qua ứng dụng theo từng quán, tiền đã chuyển, phí đã trừ.
Thiếu hợp đồng và đối soát, tiền của quán nằm ở tài khoản bên nhượng nhìn như doanh thu của bên nhượng, còn quán thì có doanh thu mà không có tiền về tương ứng — cả hai bên đều phải giải trình.
Nguyên liệu bên nhượng cung cấp là một giao dịch mua bán
Bên nhượng thường bắt buộc quán mua cà phê, sữa, bao bì từ mình hoặc nhà cung cấp chỉ định. Dù là “cùng chuỗi”, đây là mua bán giữa hai người nộp thuế khác nhau:
- Mỗi lần giao hàng có hoá đơn, lập đúng thời điểm giao, đúng tên hàng.
- Quán thanh toán qua tài khoản ngân hàng; với hoá đơn giá trị gia tăng từ 5 triệu đồng trở lên, đây là điều kiện để khấu trừ đầu vào theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15.
- Hàng khuyến mại, dụng cụ bên nhượng cấp miễn phí cho quán trong đợt quảng cáo chung cũng cần chứng từ thể hiện đúng bản chất khuyến mại.
Bên nhượng nên tách rõ trong sổ ba nguồn thu: phí nhượng quyền, bán nguyên liệu, và các dịch vụ khác. Gộp chung làm khó tính giá vốn và khó chứng minh giá bán nguyên liệu cho quán là giá hợp lý.
Khi bên nhận quyền là hộ kinh doanh
Nhiều quán nhượng quyền do hộ kinh doanh đứng tên. Nghị quyết 198/2025/QH15 chấm dứt phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chậm nhất năm 2026, nên hộ chuyển sang khai theo doanh thu thực tế. Với quán nhượng quyền, điều đó có nghĩa:
- Doanh thu trên phần mềm bán hàng chung của chuỗi trở thành căn cứ khai thuế, không còn “mức khoán” ước lượng.
- Phí nhượng quyền, nguyên liệu có làm giảm số thuế của hộ hay không phụ thuộc cách tính thuế đang áp dụng cho hộ; hộ nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm thuế về phương pháp hiện hành.
- Hộ vẫn phải lập, lưu chứng từ đủ để đối chiếu với số liệu bên nhượng nắm.
Khi quán đã lớn hoặc chủ mở nhiều quán, chuyển lên doanh nghiệp thường giúp sổ sách rõ ràng hơn và làm việc với bên nhượng thuận tiện hơn. Việc chuyển đổi cần tính thời điểm cho khớp với kỳ hợp đồng nhượng quyền, vì bên ký hợp đồng đổi từ hộ sang doanh nghiệp và bên nhượng phải đồng ý bằng phụ lục.
Trước khi ký hợp đồng: năm điều khoản liên quan tới thuế
- Tách giá từng khoản. Phí ban đầu, phí định kỳ, phí quảng cáo, thiết bị, đào tạo ghi thành từng dòng, không gộp thành một “gói khai trương”. Mỗi khoản có cách hạch toán và có thể có thuế khác nhau.
- Căn cứ tính phí định kỳ. Doanh thu nào (trước hay sau giảm giá, có gồm thuế giá trị gia tăng không, có gồm đơn qua ứng dụng giao đồ ăn không), lấy từ nguồn nào, đối chiếu khi nào.
- Thu hộ và thời hạn chuyển tiền. Nếu có ứng dụng, thẻ, ví chung thì ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục thu hộ riêng.
- Hoá đơn và thời hạn gửi. Bên nhượng lập hoá đơn phí chậm nhất khi nào, gửi qua đâu; bên nhận cần hoá đơn đúng kỳ để hạch toán.
- Chấm dứt hợp đồng. Xử lý phí đã trả trước, thiết bị, hàng tồn mang thương hiệu, dữ liệu khách hàng trên hệ thống chung.
Năm điều khoản này không làm hợp đồng dài thêm bao nhiêu, nhưng tránh được phần lớn tranh cãi giữa hai bên và phần lớn câu hỏi khi một trong hai bên bị kiểm tra thuế.
Tự kiểm tra ở đâu, cho cả hai bên
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trước khi ký, mỗi bên tra bên kia — tên, mã số thuế, trạng thái, địa chỉ.
- Cổng hoá đơn điện tử: bên nhận kiểm hoá đơn phí và nguyên liệu từ bên nhượng đã lên đủ mỗi tháng; bên nhượng kiểm hoá đơn đầu ra cho từng quán.
- Báo cáo phần mềm bán hàng chung đặt cạnh tờ khai thuế của quán — hai con số doanh thu phải là một.
- Tài khoản thuế điện tử của mỗi bên cho tờ khai và nghĩa vụ của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Phí nhượng quyền ban đầu trả một lần có được tính hết vào chi phí năm trả không?
Thường không. Khoản trả trước cho quyền sử dụng thương hiệu nhiều năm được phân bổ dần theo thời hạn hợp đồng hoặc thời gian hưởng lợi. Kế toán cần xác định cách phân bổ theo chế độ kế toán và quy định chi phí được trừ hiện hành.
Bên nhượng có được thu tiền bán hàng thay cho quán không?
Được nếu có hợp đồng thu hộ rõ ràng và đối soát định kỳ. Doanh thu vẫn là của quán, hoá đơn cho khách do quán lập, bên nhượng chỉ ghi nhận phí dịch vụ thu hộ nếu có.
Quán nhượng quyền có được mua nguyên liệu ngoài để rẻ hơn không?
Đó là vấn đề của hợp đồng nhượng quyền, không phải của thuế. Về thuế, nguyên liệu mua ở đâu cũng cần hoá đơn và chứng từ thanh toán đúng; mua ngoài không hoá đơn thì chi phí và thuế đầu vào đều gặp vấn đề.
Hai quán cùng chủ nhận nhượng quyền có dùng chung một hoá đơn được không?
Nếu hai quán thuộc cùng một doanh nghiệp thì có thể dùng chung hệ thống hoá đơn, nên dùng ký hiệu riêng cho từng quán. Nếu mỗi quán là một hộ hoặc một doanh nghiệp khác nhau thì không dùng chung được.
Hết hợp đồng nhượng quyền, quán đổi tên tiếp tục bán thì cần làm gì về thuế?
Phần phí trả trước chưa phân bổ hết được xử lý theo quy định khi hợp đồng chấm dứt. Hàng tồn mang thương hiệu cũ, thiết bị thuê của bên nhượng cần biên bản xử lý. Thay đổi tên biển hiệu không làm thay đổi người nộp thuế.
Quán nhận quyền có phải xuất hoá đơn cho đơn giao qua ứng dụng giao đồ ăn không?
Có. Đơn qua ứng dụng giao đồ ăn vẫn là doanh thu bán hàng của quán, lập hoá đơn theo quy định như đơn tại quầy. Phí ứng dụng thu là chi phí của quán, cần hoá đơn từ nền tảng.
Bên nhượng có trách nhiệm gì nếu quán nhượng quyền khai thiếu thuế?
Mỗi bên chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của mình. Nhưng nếu bên nhượng thu hộ tiền mà không có hợp đồng, không đối soát, thì chính bên nhượng cũng có thể phải giải trình về dòng tiền đi qua tài khoản mình.
