Khi doanh nghiệp mở thêm cửa hàng, việc đầu tiên là đăng ký điểm bán mới với cơ quan đăng ký kinh doanh — thường dưới dạng địa điểm kinh doanh, hoặc chi nhánh nếu cần tổ chức độc lập hơn — trong thời hạn luật định sau khi quyết định lập. Sau đó mới tới hoá đơn cho điểm bán mới, cách khai thuế khi có nhiều nơi phát sinh doanh thu, và các giấy tờ theo ngành.
Nhiều chủ làm ngược: thuê mặt bằng, sửa sang, khai trương, rồi mới hỏi kế toán “giờ khai thế nào”. Lúc đó hoá đơn đã lập bằng địa chỉ trụ sở, hàng đã chuyển sang mà không có chứng từ, hợp đồng thuê đã ký mà không tính tới thuế của bên cho thuê. Làm theo thứ tự dưới đây giúp tránh gần hết những việc phải sửa sau.
Địa điểm kinh doanh, chi nhánh hay văn phòng đại diện
| Hình thức | Làm được gì | Hợp với |
|---|---|---|
| Địa điểm kinh doanh | Nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể | Cửa hàng, quầy bán, kho bán hàng của doanh nghiệp nhỏ |
| Chi nhánh | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, có thể có bộ máy kế toán riêng | Điểm bán lớn, có nhân sự quản lý, cần tổ chức độc lập hơn |
| Văn phòng đại diện | Đại diện, liên lạc; không trực tiếp kinh doanh | Không dùng để mở cửa hàng bán hàng |
Với phần lớn chuỗi nhỏ — quán ăn, nhà thuốc, cửa hàng thời trang — địa điểm kinh doanh là đủ và gọn nhất. Chi nhánh phù hợp khi điểm bán có quy mô lớn, có giám đốc chi nhánh, hoặc doanh nghiệp muốn tách kế toán theo từng đơn vị.
Quyết định này nên bàn với kế toán trước khi ký hợp đồng thuê, vì nó ảnh hưởng tới cách đăng ký thuế, cách khai và cả tên trên hoá đơn. Từ ngày 1/7/2026, việc đăng ký thuế được hướng dẫn tại Thông tư 90/2026/TT-BTC; kế toán nên đọc lại phần liên quan tới đơn vị phụ thuộc và địa điểm kinh doanh trước khi làm hồ sơ.
Đăng ký điểm bán mới: làm trước khai trương
Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt điểm bán. Cần chuẩn bị:
- Quyết định lập điểm bán của doanh nghiệp, ghi rõ địa chỉ, ngành nghề hoạt động tại đó, người đứng đầu.
- Hợp đồng thuê hoặc giấy tờ về quyền sử dụng mặt bằng.
- Thông tin người đứng đầu điểm bán.
Sau khi đăng ký, thông tin của điểm bán mới được đồng bộ sang hệ thống thuế. Chủ nên tự tra lại trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế hoặc trong tài khoản thuế điện tử để chắc điểm bán mới đã hiện đúng địa chỉ trước ngày khai trương.
Ba giấy tờ khác thường bị quên vì không thuộc về thuế: giấy tờ theo ngành (ví dụ điều kiện an toàn thực phẩm với quán ăn, điều kiện hành nghề với nhà thuốc), hồ sơ phòng cháy chữa cháy của mặt bằng, và biển hiệu ghi đúng tên doanh nghiệp, tên điểm bán. Thiếu biển hiệu hay biển hiệu sai tên là chi tiết nhỏ nhưng dễ khiến điểm bán bị coi là không hoạt động đúng địa chỉ đã đăng ký.
Khai thuế khi có nhiều nơi phát sinh doanh thu
Nguyên tắc chung: doanh nghiệp vẫn là một người nộp thuế, nhưng cách khai thuế giá trị gia tăng cho điểm bán mới có thể khác nhau tuỳ điểm bán cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính, và tuỳ hình thức hạch toán.
- Cùng tỉnh, thành phố với trụ sở: thường khai chung tại trụ sở.
- Khác tỉnh, thành phố: có những trường hợp phải khai riêng hoặc khai phân bổ số thuế cho địa phương nơi có điểm bán, theo quy định hiện hành.
Một điểm mới cần lưu ý: từ ngày 1/7/2025 cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Có những điểm bán trước đây khác tỉnh với trụ sở nay đã cùng tỉnh. Nếu doanh nghiệp có điểm bán mở từ trước đợt sắp xếp, hỏi kế toán: “Cách khai cho điểm bán này có cần thay đổi không, và cơ quan thuế nào đang quản lý nó?”
Chi tiết về mã số đơn vị phụ thuộc và cách tra thông tin chi nhánh, địa điểm kinh doanh có tại chuyên mục chi nhánh, đơn vị phụ thuộc của Thuế Số.
Hoá đơn cho điểm bán mới
Điểm bán mới dùng hoá đơn của doanh nghiệp. Ba việc cần làm trước ngày bán đầu tiên:
- Đặt ký hiệu hoá đơn riêng cho từng điểm bán. Không bắt buộc với mọi trường hợp, nhưng giúp đối chiếu doanh thu theo cửa hàng rất nhanh: tải danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử là biết ngay mỗi điểm bán lập bao nhiêu.
- Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nếu điểm bán bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và thuộc diện áp dụng. Cài đặt, kết nối, thử lập hoá đơn trước khai trương, không để ngày đầu vừa bán vừa sửa máy.
- Phân quyền lập hoá đơn: nhân viên điểm bán nào được lập, được điều chỉnh, được huỷ.
Quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới từ 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi thiết lập hoá đơn cho điểm bán mới, nên để kế toán đối chiếu lại với hai văn bản này.
Mặt bằng, cải tạo và thiết bị: chứng từ ngay từ đầu
Chi phí mở một cửa hàng thường lớn nhất ở ba khoản, và cả ba đều có chuyện thuế đi kèm:
- Tiền thuê mặt bằng. Bên cho thuê là doanh nghiệp thì lấy hoá đơn. Bên cho thuê là cá nhân thì họ có nghĩa vụ thuế với tiền cho thuê; hợp đồng nên ghi rõ bên nào khai, nộp thay, và doanh nghiệp giữ chứng từ để tiền thuê được tính vào chi phí. Ghi giá thuê trên hợp đồng thấp hơn thực trả để bên cho thuê “đỡ thuế” là rủi ro cho cả hai bên.
- Cải tạo, sửa chữa: hợp đồng, nghiệm thu, hoá đơn. Khoản lớn có thể phải phân bổ dần thay vì tính hết vào một tháng.
- Thiết bị: tủ, kệ, máy móc, quầy thu ngân. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Đợt mở cửa hàng hay có nhiều khoản chi gấp, trả tiền mặt cho thợ, cho nhà cung cấp nhỏ. Giao một người giữ riêng tập chứng từ của điểm bán mới ngay từ ngày ký hợp đồng thuê.
Hàng hoá và nhân sự ở điểm bán mới
Hàng chuyển từ kho tổng sang cửa hàng không phải là bán hàng, nhưng cần chứng từ luân chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ. Không có chứng từ thì hàng nằm ở cửa hàng mà sổ sách vẫn ghi ở kho, và khi kiểm kê hai nơi đều lệch.
Nhân viên mới ở điểm bán cần hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm theo quy định, và được đưa vào bảng lương chung để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu có. Nhân viên thời vụ dịp khai trương, nếu trả từ 2 triệu đồng/lần mà không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, thường phải khấu trừ 10% trừ khi họ làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành.
Tiền bán hàng của điểm mới vào thẳng tài khoản doanh nghiệp, có mã chuyển khoản riêng cho điểm bán nếu có thể. Đừng dán tạm mã của quản lý cửa hàng “cho kịp khai trương”.
Bảng việc ba mươi ngày trước khai trương
| Thời điểm | Việc |
|---|---|
| Trước khi ký thuê | Chọn hình thức (địa điểm kinh doanh hay chi nhánh); hỏi kế toán cách khai thuế cho địa chỉ đó |
| Ngay sau khi ký thuê | Quyết định lập điểm bán; nộp hồ sơ đăng ký; rõ bên nào khai thuế tiền thuê |
| Khoảng hai tuần trước | Tra thông tin điểm bán trên hệ thống thuế; đặt ký hiệu hoá đơn; cài và thử hoá đơn máy tính tiền; mở mã chuyển khoản |
| Một tuần trước | Hợp đồng lao động, bảo hiểm cho nhân viên; chứng từ chuyển hàng; biển hiệu |
| Tuần đầu bán hàng | Đối chiếu doanh thu theo ca; kiểm tra hoá đơn đã lập đúng ký hiệu, đúng địa chỉ |
Sau tháng đầu, chủ nên nhìn riêng doanh thu, biên gộp và chi phí của điểm bán mới trong báo cáo quản trị. Một điểm bán lỗ kéo dài mà bị gộp chung vào tổng thì rất lâu sau mới nhận ra.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng mới có cần mã số thuế riêng không?
Tuỳ hình thức. Chi nhánh thường được cấp mã số đơn vị phụ thuộc; địa điểm kinh doanh được đăng ký gắn với doanh nghiệp. Kế toán sẽ xác định theo hình thức đã chọn và quy định đăng ký thuế hiện hành.
Chưa đăng ký địa điểm kinh doanh mà đã bán hàng thì sao?
Doanh nghiệp đang hoạt động tại một địa điểm chưa đăng ký, có thể bị xử phạt về đăng ký doanh nghiệp và gặp khó khi lập hoá đơn, khai thuế cho đúng địa điểm. Nên đăng ký bổ sung ngay và rà lại hoá đơn đã lập.
Có thể dùng chung một ký hiệu hoá đơn cho mọi cửa hàng không?
Có thể, nếu quy định cho phép và phần mềm quản lý được theo cửa hàng. Nhưng ký hiệu riêng giúp đối chiếu doanh thu từng điểm bán nhanh hơn nhiều trên cổng hoá đơn điện tử, nên thường đáng làm.
Chủ nhà cho thuê mặt bằng không muốn xuất hoá đơn thì xử lý thế nào?
Chủ nhà là cá nhân vẫn có nghĩa vụ thuế với tiền cho thuê. Hợp đồng có thể thoả thuận doanh nghiệp khai, nộp thay; khi đó doanh nghiệp giữ chứng từ nộp thuế và hợp đồng để tính chi phí. Không nên ghi giá thuê thấp hơn thực tế.
Mở cửa hàng ở tỉnh khác có phải khai thuế ở tỉnh đó không?
Có những trường hợp phải khai riêng hoặc phân bổ số thuế cho địa phương có điểm bán, tuỳ hình thức và loại hoạt động. Hỏi kế toán trước khi ký thuê để chuẩn bị đúng từ đầu.
Đóng một cửa hàng thì phải làm gì?
Làm thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, xử lý hoá đơn, tờ khai còn dở của điểm đó, chuyển hàng về kho có chứng từ. Bỏ cửa hàng mà không làm thủ tục thì địa chỉ đó vẫn gắn với doanh nghiệp trên hệ thống.
