Hạn mức bảo lãnh của một công ty xây dựng được quyết định phần lớn bởi ba thứ nằm trong hồ sơ thuế: báo cáo tài chính đã nộp (quy mô doanh thu, lợi nhuận, cơ cấu nợ), tờ khai thuế (doanh thu thực tế từng kỳ có khớp với báo cáo không) và tình trạng nghĩa vụ thuế (có nợ, có chậm nộp không). Bên mời thầu cũng đọc đúng những thứ đó khi chấm năng lực tài chính.
Công ty xây dựng hay có hồ sơ “yếu hơn thực tế” vì doanh thu ghi trễ so với nghiệm thu, chi phí dở dang phình to, phải thu chủ đầu tư treo lâu. Sửa những điểm này là việc của cả năm, không phải của tuần trước khi nộp hồ sơ thầu.
Bốn loại bảo lãnh và ngân hàng nhìn gì ở mỗi loại
| Loại | Khi nào cần | Ngân hàng chú ý |
|---|---|---|
| Dự thầu | Nộp hồ sơ dự thầu | Năng lực chung, số gói thầu đang tham gia cùng lúc |
| Thực hiện hợp đồng | Sau khi trúng thầu, trước khi ký | Giá trị hợp đồng so với quy mô công ty, kinh nghiệm công trình tương tự |
| Tạm ứng | Khi nhận tiền tạm ứng của chủ đầu tư | Tiền tạm ứng có dùng đúng cho công trình không |
| Bảo hành | Sau bàn giao, thay cho tiền giữ lại | Chất lượng công trình, lịch sử bảo hành |
Cả bốn loại dùng chung một hạn mức tín dụng. Công ty tham gia nhiều gói thầu cùng lúc có thể hết hạn mức đúng lúc trúng gói lớn nhất. Hạn mức càng cao khi hồ sơ tài chính càng sạch.
Ngân hàng đọc hồ sơ thuế của công ty xây dựng thế nào
- Doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng cả năm so với doanh thu trên báo cáo tài chính. Lệch lớn mà không giải thích được là dấu hiệu có hai bộ số.
- Doanh thu so với giá trị hợp đồng đã ký. Hợp đồng nhiều mà doanh thu thấp là công trình chậm hoặc hoá đơn đang lập trễ.
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Dở dang lớn, kéo dài nhiều năm làm tài sản trông lớn nhưng không chuyển thành tiền.
- Phải thu chủ đầu tư, nhất là khoản quá hạn lâu.
- Tình trạng nghĩa vụ thuế: nợ thuế, tiền chậm nộp, trạng thái mã số thuế của công ty và các đơn vị phụ thuộc.
Ngoài ra là vốn chủ sở hữu và cơ cấu nợ: công ty có vốn chủ nhỏ mà nợ vay lớn, hoặc vốn điều lệ đăng ký cao nhưng thực góp thấp, sẽ bị hạn chế hạn mức. Vốn thực góp phải có chứng từ chuyển tiền vào tài khoản công ty; vốn “góp trên giấy” không làm hồ sơ mạnh lên mà còn là điểm bị hỏi.
Ngân hàng không cần doanh nghiệp giỏi kế toán. Họ cần các con số khớp nhau và giải thích được. Báo cáo tài chính đưa ngân hàng phải chính là bản đã nộp cơ quan thuế.
Hồ sơ dự thầu và chuyện một khoản nợ thuế nhỏ
Nhiều hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu nộp báo cáo tài chính các năm gần nhất và chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Một khoản nợ tiền chậm nộp vài triệu đồng, phát sinh vì nộp trễ vài ngày và không ai để ý, có thể làm hồ sơ bị đánh giá không đạt ở tiêu chí năng lực tài chính.
Cách phòng: tra tài khoản thuế điện tử mỗi tháng, nộp ngay mọi khoản tiền chậm nộp phát sinh; trước mùa thầu xin xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế theo thủ tục của cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu. Nộp thừa ở tiểu mục này nhưng nợ ở tiểu mục khác cũng hiện lên là “nợ” — cần đề nghị bù trừ, không tự nghĩ là đã cân.
Doanh thu ghi trễ và dở dang phình to làm hồ sơ yếu đi
Với xây dựng, lắp đặt, theo quy định lâu nay tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; từ 1/7/2026 cần đối chiếu văn bản hoá đơn mới (Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Công ty nào quen đợi chủ đầu tư thanh toán mới lập hoá đơn sẽ có:
- Doanh thu năm thấp hơn thực tế khối lượng đã làm.
- Chi phí đã bỏ ra nằm ở dở dang, không chuyển thành giá vốn.
- Lợi nhuận và quy mô trên báo cáo đều nhỏ đi, trong khi đó chính là thứ ngân hàng và bên mời thầu chấm.
Ngoài chuyện sai thời điểm lập hoá đơn, đây là cái giá kinh doanh trực tiếp của việc ghi doanh thu trễ. Công ty làm đúng thời điểm thường có báo cáo phản ánh đúng năng lực hơn hẳn.
Liên danh, thầu phụ và hồ sơ thuế của đối tác
Gói thầu lớn thường đi theo liên danh. Khi đó năng lực tài chính của cả liên danh được xét, và hồ sơ thuế yếu của một thành viên có thể kéo cả liên danh xuống. Trước khi ký thoả thuận liên danh, nên đề nghị đối tác cung cấp báo cáo tài chính đã nộp và tình trạng nghĩa vụ thuế, đúng như ngân hàng đang đòi hỏi ở mình.
Với thầu phụ, rủi ro ở chiều khác: hoá đơn từ thầu phụ là chi phí lớn của công trình. Thầu phụ ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký sau khi đã lập hoá đơn có thể làm công ty bị yêu cầu giải trình, loại chi phí, điều chỉnh thuế đầu vào. Tra trạng thái thầu phụ trước khi ký, nhận hoá đơn đúng khối lượng nghiệm thu và thanh toán qua ngân hàng là cách giữ chi phí công trình vững khi cần chứng minh.
Ngân hàng cũng để ý tới các công ty cùng chủ: công ty xây dựng hay có công ty thương mại vật tư hoặc công ty cho thuê máy chị em. Giao dịch qua lại giữa chúng là giao dịch liên kết, giá phải giải thích được như giao dịch với bên độc lập.
Ký quỹ, phí bảo lãnh và khi bảo lãnh bị thực hiện
- Phí bảo lãnh ngân hàng thu là chi phí của công ty, cần hoá đơn, chứng từ để xét chi phí được trừ. Phân bổ theo công trình nếu bảo lãnh gắn với công trình cụ thể.
- Tiền ký quỹ là tài sản của công ty bị phong toả, không phải chi phí. Theo dõi riêng để nhận lại khi hết hạn bảo lãnh.
- Bảo lãnh bị thực hiện (ngân hàng trả thay cho chủ đầu tư vì công ty vi phạm): công ty phát sinh nghĩa vụ hoàn trả ngân hàng. Khoản phạt, bồi thường vi phạm hợp đồng xử lý theo quy định về chi phí được trừ hiện hành — khác với tiền phạt vi phạm hành chính, vốn không được trừ.
Bảo lãnh tạm ứng còn một điểm: tiền tạm ứng chủ đầu tư chuyển về phải dùng đúng cho công trình. Dùng tiền tạm ứng công trình này để bù công trình khác là thói quen làm dòng tiền rối và khó giải trình với cả ngân hàng lẫn cơ quan thuế.
Chuẩn bị sáu tháng trước mùa thầu và nơi tự kiểm tra
| Thời điểm | Việc |
|---|---|
| Trước 6 tháng | Rà các công trình đã nghiệm thu mà chưa lập hoá đơn; rà dở dang của công trình đã bàn giao |
| Trước 4 tháng | Đối chiếu công nợ với chủ đầu tư bằng văn bản; xử lý khoản phải thu treo lâu |
| Trước 3 tháng | Khớp doanh thu tờ khai với báo cáo tài chính; khai bổ sung nếu phát hiện sai |
| Trước 1 tháng | Kiểm tra nợ thuế, tiền chậm nộp; nộp dứt điểm; chuẩn bị văn bản xác nhận nếu cần |
Chủ công ty tự kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử (nghĩa vụ, tờ khai đã chấp nhận), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu ra theo từng chủ đầu tư, so với biên bản nghiệm thu), và trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái của công ty và các chi nhánh, vì bên mời thầu sẽ tra đúng chỗ đó).
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập chưa có báo cáo tài chính năm có xin bảo lãnh được không?
Khó hơn nhưng có thể, thường phải ký quỹ cao hoặc có tài sản bảo đảm. Tờ khai thuế các kỳ đã nộp và hợp đồng đã ký là những thứ ngân hàng xem thay cho báo cáo năm.
Ngân hàng có tự tra được nợ thuế của công ty không?
Thông tin trạng thái mã số thuế là công khai, còn chi tiết nghĩa vụ thì ngân hàng thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp. Dù cách nào, nên tự kiểm tra trước để không bị bất ngờ.
Tiền giữ lại bảo hành có ảnh hưởng tới hồ sơ không?
Tiền giữ lại là khoản phải thu, làm tiền mặt thấp hơn doanh thu. Thay tiền giữ lại bằng bảo lãnh bảo hành giúp thu tiền sớm hơn, đổi lại phải trả phí bảo lãnh.
Báo cáo tài chính có cần kiểm toán để dự thầu không?
Tuỳ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và quy định với từng loại doanh nghiệp. Nhiều gói thầu lớn yêu cầu báo cáo đã kiểm toán, nên nên biết trước từ đầu năm.
Lập hoá đơn đúng thời điểm nghiệm thu thì phải nộp thuế trước khi chủ đầu tư trả tiền?
Đúng vậy. Đó là lý do cần dự trù tiền thuế theo lịch nghiệm thu, và đàm phán lịch thanh toán gắn với nghiệm thu trong hợp đồng.
Hạn mức bảo lãnh có tăng khi doanh thu tăng không?
Thường có, nếu doanh thu tăng đi kèm lợi nhuận, dòng tiền và công nợ lành mạnh. Doanh thu tăng mà phải thu chủ đầu tư tăng nhanh hơn, hoặc dở dang phình to, thì ngân hàng có thể giữ nguyên hạn mức cho tới khi thấy tiền về.
Chi nhánh ở tỉnh khác có ảnh hưởng tới hồ sơ thầu của công ty không?
Có thể. Chi nhánh có mã số thuế và trạng thái riêng; chi nhánh bỏ quên, nợ thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là điểm bên mời thầu và ngân hàng đều thấy khi tra.
