Công ty được trả lương cho vợ, chồng, con hay anh em của chủ, và khoản đó được tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu thoả cùng những điều kiện như lương của bất kỳ người lao động nào: người đó làm việc thật, có hợp đồng và quy chế lương, mức trả tương xứng với công việc, tiền được chi trả có chứng từ và công ty đã khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân đúng.
Chỗ khác là lương người nhà bị nhìn kỹ hơn. Khi kiểm tra quyết toán, danh sách người nhận lương trùng họ, cùng địa chỉ với chủ, nhận mức cao mà không rõ làm gì là nhóm đầu tiên được hỏi. Không có bằng chứng làm việc thì khoản lương bị loại khỏi chi phí, kéo theo truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp và tiền chậm nộp. Bài này đi qua từng điều kiện theo góc nhìn của người ra quyết định trả lương.
Được trừ hay không phụ thuộc vào việc, không phụ thuộc vào quan hệ
Pháp luật thuế không có điều nào cấm công ty trả lương cho người thân của chủ. Câu hỏi luôn là: khoản chi này có thực, có liên quan tới hoạt động kinh doanh và có đủ hoá đơn, chứng từ không. Ba điều kiện chung về chi phí được trừ áp dụng như nhau cho lương của nhân viên ngoài và lương của con gái giám đốc.
Có hai trường hợp cần tách riêng, vì quy định về chi phí được trừ lâu nay có cách xử lý khác:
- Lương của chính chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ: theo quy định lâu nay không được tính vào chi phí được trừ. Điều này nói về lương của người chủ, không phải lương của vợ con người chủ đang làm việc trong công ty.
- Thù lao của thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp điều hành: khi người nhà là thành viên góp vốn nhưng không làm việc hằng ngày, khoản trả cho họ theo quy định lâu nay cũng không được trừ.
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Khi áp dụng hai điểm trên cho năm nay, nên để kế toán đối chiếu lại với nghị định hướng dẫn luật này, không dựa vào thói quen của những năm trước.
Bằng chứng người nhà làm việc thật
Hợp đồng lao động và bảng lương chỉ chứng minh công ty định trả lương. Điều cần chứng minh là người đó có làm việc. Với nhân viên bình thường ít ai hỏi, vì dấu vết công việc nằm khắp nơi. Với người nhà, dấu vết đó thường mỏng vì mọi việc được giao bằng miệng trong bữa cơm.
Những thứ nên có để khi được hỏi có cái mở ra:
- Mô tả công việc gắn với một vị trí cụ thể: thủ kho, phụ trách bán hàng online, thu mua, quản lý cửa hàng thứ hai.
- Chấm công theo cùng cách với nhân viên khác, không lập riêng một bảng cho người nhà.
- Dấu vết công việc: chữ ký trên phiếu nhập kho, biên bản giao hàng; tài khoản riêng trên phần mềm bán hàng; thư điện tử gửi khách, nhà cung cấp; tên trong nhóm trao đổi công việc.
- Sự hiện diện: người đó có chỗ làm, có trong danh sách trực, có trong ảnh sự kiện của công ty.
Các tình huống khó giải thích nhất: con đang đi học đại học toàn thời gian hoặc đang du học mà có tên trong bảng lương đủ tháng; vợ hoặc chồng đang làm toàn thời gian ở một cơ quan, doanh nghiệp khác; người nhà sống ở tỉnh khác trong khi công ty không có hoạt động ở đó. Nếu thật sự có làm, ví dụ con làm thêm buổi tối hoặc vợ phụ trách kế hoạch từ xa, thì hợp đồng phải phản ánh đúng thời gian và hình thức làm, chứ không ghi toàn thời gian cho gọn.
Mức lương hợp lý: so với ai
Chi phí lương được trừ khi mức trả có căn cứ. Người nhà nhận lương cao hơn hẳn người khác cùng vị trí, hoặc cao hơn cả kế toán trưởng trong khi chỉ làm việc hành chính, là chỗ dễ bị coi là chuyển lợi nhuận sang người nhà dưới dạng lương. Khi đó phần vượt có thể bị loại khỏi chi phí.
| Tình huống | Nhìn vào đâu | Mức độ cần giải thích |
|---|---|---|
| Người nhà làm cùng vị trí với nhân viên khác | Mức lương của nhân viên cùng vị trí, cùng thâm niên | Thấp nếu tương đương |
| Người nhà giữ vị trí quản lý | Quy chế lương, thang bảng lương của công ty, trách nhiệm được giao | Trung bình, cần quyết định bổ nhiệm |
| Lương người nhà tăng mạnh vào cuối năm | Lợi nhuận năm đó, lý do tăng | Cao nếu tăng đúng lúc lãi nhiều |
| Người nhà nhận lương nhưng công ty không có vị trí đó | Sơ đồ tổ chức, mô tả công việc | Rất cao |
Giả sử một công ty thương mại có ba nhân viên bán hàng nhận mức lương tương tự nhau, còn con trai chủ làm cùng việc nhưng nhận gấp ba. Phần chênh lệch đó rất khó giải thích bằng năng suất nếu không có hệ thống thưởng doanh số áp dụng chung cho cả bốn người. Cách làm an toàn là để người nhà đi theo đúng quy chế lương và thưởng đã ban hành cho mọi người.
Chi trả: tiền phải đi đúng đường
Nhiều hồ sơ lương người nhà hỏng ở khâu trả tiền chứ không phải ở khâu làm việc:
- Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chính người nhận lương. Lương của vợ chuyển vào tài khoản của chồng là chủ công ty thì trên giấy tờ không còn chứng minh được ai nhận.
- Không chi rồi thu về. Trả lương xong, người nhà rút tiền đưa lại cho chủ hoặc nộp lại vào quỹ công ty là mẫu hình của lương khống. Nếu gia đình cần gom tiền, việc đó nên đi bằng giao dịch riêng giữa các cá nhân, không vòng qua công ty.
- Không để lương “treo” nhiều tháng. Ghi nhận lương mà không chi trả trong thời hạn quy định để được trừ là một trong những lý do chi phí lương bị loại khi quyết toán.
- Không trả lương bằng tiền mặt cho người nhà trong khi mọi nhân viên khác được chuyển khoản. Sự khác biệt đó tự nó đã là câu hỏi.
Thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm của người nhà
Trả lương cho người nhà nghĩa là công ty có nghĩa vụ khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân cho họ như mọi người lao động:
- Người có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên được tính thuế theo biểu luỹ tiến, sau khi trừ giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc từ kỳ tính thuế 2026 (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
- Người làm theo hợp đồng dưới ba tháng hoặc cộng tác từng việc thì công ty khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng một lần; người có thu nhập thấp có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành.
- Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên việc khai cho người nhà không cần thủ tục cấp mã riêng.
Một điểm hay bị bỏ quên: khi vợ, chồng hoặc con bắt đầu có lương từ công ty, đăng ký người phụ thuộc của chủ cần được xem lại. Người phụ thuộc có điều kiện về mức thu nhập bình quân tháng; người đã có lương vượt mức đó thì không còn là người phụ thuộc, và chủ sẽ bị tính lại giảm trừ khi quyết toán.
Về bảo hiểm, người nhà ký hợp đồng lao động thuộc diện đóng bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định áp dụng cho loại hợp đồng đó. Ký hợp đồng ngắn hạn liên tục hoặc gọi là “cộng tác” để không đóng bảo hiểm là cách làm gây rủi ro cho cả công ty lẫn chính người nhà, vì họ mất quyền lợi ốm đau, thai sản, hưu trí. Mức và diện đóng cụ thể nên tra theo Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành.
Người nhà làm bán thời gian, làm từ xa hoặc chỉ giúp theo việc
Không phải người nhà nào cũng làm toàn thời gian. Cách ghi nhận nên đi theo đúng hình thức làm:
- Làm bán thời gian đều đặn (ví dụ ba buổi mỗi tuần): hợp đồng lao động ghi rõ thời giờ làm việc, lương tính theo giờ hoặc theo buổi, chấm công thật.
- Làm từ xa (ví dụ quản lý kênh bán hàng trực tuyến): hợp đồng ghi rõ địa điểm làm việc, sản phẩm công việc hằng tháng được lưu lại, báo cáo gửi qua kênh chung của công ty.
- Giúp theo việc (ví dụ thiết kế bộ nhận diện, dịch một bộ hồ sơ): hợp đồng dịch vụ hoặc giao khoán, biên bản nghiệm thu, khấu trừ thuế theo mức áp dụng cho loại hợp đồng này.
Con chưa đủ tuổi thành niên có quy định riêng của Bộ luật Lao động về công việc được làm và thời giờ làm việc. Nếu con đang đi học, cách thận trọng là không đưa vào bảng lương thường xuyên; nếu con có giúp việc thật trong kỳ nghỉ, hãy ghi nhận theo từng đợt với hồ sơ đầy đủ.
Tự kiểm tra ở đâu trước kỳ quyết toán
Mỗi năm một lần, trước khi quyết toán, chủ nên tự rà danh sách người nhà trong bảng lương theo năm câu hỏi: người này làm vị trí gì, ai giao việc, sản phẩm công việc nằm ở đâu, mức lương so với ai, tiền vào tài khoản nào. Câu nào không trả lời được bằng giấy tờ thì sửa từ tháng sau, đừng đợi tới lúc bị hỏi.
Những chỗ tự tra được mà không cần qua kế toán:
- Tài khoản thuế điện tử của từng người nhà, đăng nhập bằng số định danh cá nhân: xem thu nhập công ty đã kê khai cho họ, số thuế đã khấu trừ.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: xem chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thông tin người phụ thuộc đang đăng ký.
- Ứng dụng bảo hiểm xã hội trên điện thoại: xem quá trình đóng bảo hiểm có khớp với thời gian làm việc ghi trong hợp đồng hay không.
- Sao kê tài khoản trả lương của công ty: lọc các khoản chi cho người nhà, xem có khoản nào đi vào tài khoản không đúng tên người nhận.
Nếu công ty thuê dịch vụ kế toán, nên dặn rõ: danh sách người nhà trong bảng lương phải được đánh dấu để kế toán rà riêng mỗi quý. Cách giao việc và kiểm tra dịch vụ kế toán đã có trong bài giao việc cho kế toán dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Vợ làm kế toán cho công ty của chồng có được không?
Được, nếu vợ đủ điều kiện làm kế toán theo quy định và làm việc thật. Tuy vậy, để một người trong gia đình vừa ghi sổ vừa có quyền chi tiền thì không còn ai kiểm tra độc lập; nên để kế toán dịch vụ hoặc kiểm tra định kỳ bởi người ngoài.
Lương của người nhà bị loại thì hậu quả là gì?
Phần lương bị loại được cộng lại vào thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty phải nộp thêm thuế và tiền chậm nộp tính từ hạn nộp của năm đó. Nếu bị xác định là khai sai làm thiếu thuế, còn có thể bị xử phạt theo quy định hiện hành.
Có nên trả lương cao cho người nhà để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Không nên nhìn theo hướng đó. Phần lương vượt mức hợp lý dễ bị loại, còn phần được trừ thì người nhà phải chịu thuế thu nhập cá nhân theo biểu luỹ tiến. Lương người nhà nên đặt theo công việc, giống như với người ngoài.
Người nhà làm không lương thì có sao không?
Không vi phạm về thuế, nhưng nếu người đó ký giấy tờ, giữ kho hay nhận tiền của khách thì nên có văn bản phân công hoặc uỷ quyền. Khi có tranh chấp hay thất thoát, không có văn bản thì không phân định được trách nhiệm.
Anh em ruột góp vốn và cùng làm trong công ty thì nhận lương hay chia lợi nhuận?
Người trực tiếp làm việc nhận lương theo vị trí, có hợp đồng như người lao động khác; phần góp vốn nhận lợi nhuận khi công ty đủ điều kiện chia. Tách hai khoản này rõ ràng giúp người làm nhiều và người chỉ góp vốn không phải tranh cãi về sau.
Người nhà nghỉ làm giữa năm thì phải làm gì?
Chấm dứt hợp đồng bằng văn bản, báo giảm bảo hiểm, ngừng chi lương từ tháng nghỉ và đưa thu nhập đã trả vào quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Đừng để tên người đã nghỉ tiếp tục nằm trong bảng lương vì quên cập nhật.
