Khi doanh nghiệp tạm dừng, có bảy việc vẫn phải có người lo: giữ địa chỉ trụ sở nhận được thư, giữ chữ ký số và tài khoản thuế còn dùng được, xử lý nợ thuế cũ, xử lý đúng quan hệ với người lao động, bảo quản và kiểm kê tài sản, lưu trữ hồ sơ, và lên lịch quay lại hoặc quyết định đóng hẳn. Bỏ quên việc nào, việc đó thường thành vấn đề đúng lúc doanh nghiệp muốn hoạt động trở lại.
Bài này dùng chữ “tạm dừng” theo nghĩa rộng: cả tạm ngừng kinh doanh có thông báo lẫn giai đoạn gần như không hoạt động. Phần lớn các việc dưới đây giống nhau cho cả hai; chỗ nào khác sẽ nói rõ.
Địa chỉ trụ sở: nơi mọi thông báo gửi tới
Đây là việc bị bỏ quên nhiều nhất và gây hậu quả nặng nhất. Khi tạm dừng, chủ trả mặt bằng cho đỡ tiền thuê, nhưng địa chỉ trụ sở trên giấy đăng ký vẫn là chỗ cũ. Thư của cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, toà án gửi tới đó, không ai nhận.
Nếu cơ quan thuế xác minh và thấy doanh nghiệp không có mặt tại địa chỉ đã đăng ký, mã số thuế có thể bị chuyển sang trạng thái “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Từ trạng thái này, muốn quay lại hoạt động phải làm thêm một loạt thủ tục khôi phục, mất nhiều tuần.
Cách làm đúng: hoặc giữ một địa chỉ nhận thư thật (có thể là một không gian nhỏ, nhưng phải thật sự có người nhận), rồi làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở về đó trước khi trả mặt bằng cũ; hoặc thoả thuận với chủ nhà cũ nhận và báo thư trong thời gian chuyển tiếp. Không để trống.
Chữ ký số, tài khoản thuế và hộp thư điện tử
Tạm dừng vài tháng là đủ để chữ ký số hết hạn, mật khẩu bị quên, người giữ tài khoản nghỉ việc. Khi cần quay lại, doanh nghiệp không nộp được hồ sơ tiếp tục kinh doanh, không lập được hoá đơn, không xem được thông báo.
- Ghi lại hạn của chữ ký số và gia hạn trước khi hết, kể cả trong thời gian tạm dừng.
- Chủ giữ mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn điện tử, cổng bảo hiểm. Thông tin khôi phục gắn với số điện thoại, thư điện tử của doanh nghiệp.
- Mỗi tháng đăng nhập một lần tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để xem có thông báo mới không. Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử vào tài khoản; không đọc không có nghĩa là không nhận.
Nợ cũ vẫn chạy trong lúc doanh nghiệp đứng yên
Tạm dừng không làm dừng nghĩa vụ đã phát sinh. Những khoản cần xử lý trước hoặc ngay khi tạm dừng:
- Nợ thuế và tiền chậm nộp: tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế chậm nộp, lâu nay ở mức 0,03%/ngày — nên kiểm tra mức hiện hành. Để nguyên trong thời gian tạm dừng, khoản này lớn dần mỗi ngày.
- Tờ khai của kỳ cuối cùng trước khi dừng: kỳ tạm ngừng không trọn vẫn phải khai; nhiều doanh nghiệp quên đúng tờ khai này.
- Quyết toán năm nếu năm đó có hoạt động một phần.
- Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn còn nợ.
Nợ thuế quá hạn có thể dẫn tới biện pháp cưỡng chế và tạm hoãn xuất cảnh với người đại diện theo điều kiện quy định hiện hành. Doanh nghiệp đứng yên không có nghĩa là người đại diện được đứng ngoài.
Người lao động: không tự động dừng theo doanh nghiệp
Thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan đăng ký không tự động chấm dứt hay tạm hoãn hợp đồng lao động. Quan hệ lao động phải được xử lý riêng theo pháp luật lao động:
- Thoả thuận tạm hoãn, nghỉ không lương, hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng căn cứ và thủ tục.
- Thanh toán đủ lương, các khoản còn nợ người lao động khi chấm dứt.
- Báo giảm bảo hiểm đúng thời hạn, chốt sổ cho người nghỉ.
- Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ phải được khai, nộp; cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động khi họ yêu cầu để họ tự quyết toán.
Người lao động bị bỏ lửng — không lương, không chốt sổ, không chứng từ — là nguồn khiếu nại dễ phát sinh nhất, và thường xuất hiện đúng lúc doanh nghiệp muốn làm thủ tục quay lại hoặc giải thể.
Hàng tồn, tài sản và hợp đồng đang dở
Hàng hoá, máy móc vẫn nằm đó trong thời gian tạm dừng, và vẫn là tài sản trên sổ sách:
- Kiểm kê trước khi dừng, có biên bản. Số liệu kho lúc dừng là mốc để đối chiếu khi quay lại.
- Hàng hỏng, hết hạn trong thời gian dừng: xử lý huỷ theo quy định, có biên bản, thì mới có căn cứ ghi giảm.
- Tài sản không sử dụng: hỏi kế toán cách xử lý khấu hao trong thời gian tạm dừng, vì khấu hao của tài sản không dùng cho hoạt động kinh doanh có thể không được tính vào chi phí được trừ.
- Hợp đồng thuê, hợp đồng với khách và nhà cung cấp: nghĩa vụ dân sự vẫn còn. Thông báo cho các bên, thoả thuận tạm hoãn hoặc thanh lý bằng văn bản.
Bán thanh lý tài sản, hàng tồn để có tiền trong lúc khó khăn là hợp lý, nhưng phải lập hoá đơn. Nếu đang trong thời gian tạm ngừng, hỏi kế toán trường hợp nào được lập hoá đơn, hoặc làm thủ tục hoạt động trở lại trước khi bán.
Hồ sơ lưu trữ không được đi theo người nghỉ
Khi dừng, kế toán nghỉ việc hoặc dịch vụ kế toán chấm dứt hợp đồng. Chứng từ, sổ sách, dữ liệu phần mềm dễ bị để lại ở nhà người này, máy tính người kia. Trong khi đó, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
Trước khi dừng, lập biên bản bàn giao hồ sơ: sổ sách các năm, chứng từ gốc, tệp dữ liệu phần mềm kế toán và bán hàng, tờ khai đã nộp, hợp đồng. Để tất cả ở một chỗ do chủ kiểm soát. Hướng dẫn bàn giao chi tiết có tại chuyên mục bàn giao hồ sơ kế toán của Thuế Sạch.
Lịch quay lại, hoặc quyết định đóng hẳn
Tạm dừng nên có ngày kết thúc. Khoảng một tháng trước ngày đó, chủ tự hỏi:
| Nếu quay lại | Nếu chưa quay lại được | Nếu không quay lại |
|---|---|---|
| Kiểm tra chữ ký số, tài khoản, hoá đơn; bố trí kế toán; lên lịch khai thuế kỳ đầu | Làm thông báo tạm ngừng tiếp theo đúng thời hạn, trong giới hạn luật cho phép | Bắt đầu thủ tục giải thể và chấm dứt hiệu lực mã số thuế |
Nếu quay lại đúng ngày hết thời hạn đã thông báo, thường không cần thêm thủ tục; muốn quay lại sớm hơn thì phải thông báo. Kiểm tra quy định hiện hành trước ngày quay lại. Còn nếu đã tạm dừng nhiều lần mà không có kế hoạch rõ, đó là tín hiệu nên nghiêm túc cân nhắc đóng hẳn — một doanh nghiệp tạm dừng kéo dài vẫn giữ nguyên trách nhiệm của người đại diện mà không đem lại gì.
Câu hỏi thường gặp
Tạm dừng rồi có cần giữ kế toán không?
Không cần giữ như lúc hoạt động, nhưng cần một người theo dõi tài khoản thuế, nhận thông báo, làm tờ khai kỳ tạm ngừng không trọn và quyết toán nếu có. Nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ ở mức tối thiểu cho giai đoạn này.
Trả văn phòng khi tạm dừng có được không?
Được, nhưng phải có địa chỉ trụ sở mới nhận được thư và làm thủ tục thay đổi địa chỉ trước. Trả văn phòng mà để nguyên địa chỉ cũ trên giấy đăng ký là rủi ro bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Chữ ký số hết hạn trong lúc tạm ngừng thì có sao không?
Không bị phạt, nhưng khi cần quay lại hoặc cần nộp hồ sơ, doanh nghiệp không ký được. Gia hạn trước khi hết là cách đơn giản nhất.
Tạm dừng có phải kiểm kê hàng tồn kho không?
Nên kiểm kê có biên bản ngay trước khi dừng để có mốc đối chiếu. Hàng hỏng trong thời gian dừng cần biên bản huỷ theo quy định; không có biên bản thì khó ghi giảm khi quay lại.
Người lao động có được hưởng trợ cấp thất nghiệp khi doanh nghiệp tạm dừng không?
Tuỳ việc hợp đồng lao động được xử lý thế nào và điều kiện theo pháp luật về việc làm. Doanh nghiệp cần chốt sổ bảo hiểm, cung cấp giấy tờ đúng hạn để người lao động làm thủ tục nếu đủ điều kiện.
Năm có tạm dừng thì còn phải lập báo cáo tài chính không?
Năm có hoạt động dù chỉ một phần thì vẫn lập báo cáo tài chính và quyết toán theo quy định. Trường hợp tạm ngừng trọn năm, nghĩa vụ nộp hồ sơ có thể khác; hỏi kế toán để xác định theo văn bản đang hiệu lực, và dù không phải nộp thì sổ sách vẫn phải được giữ nguyên vẹn để tiếp tục khi quay lại.
Tạm ngừng mấy năm liền có ảnh hưởng gì không?
Tạm ngừng kéo dài dễ bị yêu cầu giải trình, dễ mất liên lạc với địa chỉ đăng ký và trách nhiệm của người đại diện vẫn còn nguyên. Nếu không có kế hoạch quay lại, giải thể đúng thủ tục là lựa chọn sạch hơn.
