Uỷ quyền cho giám đốc điều hành ký giấy tờ thuế: giới hạn

Người đại diện theo pháp luật có thể uỷ quyền cho giám đốc điều hành ký phần lớn giấy tờ thuế thường ngày — tờ khai định kỳ, văn bản gửi cơ quan thuế, làm việc tại cơ quan thuế — bằng văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi và thời hạn. Giới hạn nằm ở hai chỗ: một số giấy tờ có quy định riêng về người ký, và uỷ quyền chỉ chuyển việc ký, không chuyển trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện.

Uỷ quyền tốt giúp doanh nghiệp không bị tắc khi người đại diện đi công tác, ốm, hay đơn giản là quá bận. Uỷ quyền kém — giấy viết chung chung, không hạn, không ai theo dõi — thì biến thành một chữ ký thứ hai không ai kiểm soát. Phần dưới đây giúp làm theo cách thứ nhất.

Uỷ quyền để làm gì, và điều nó không làm được

Mục đích chính đáng của uỷ quyền là giữ cho công việc chạy: hồ sơ không trễ hạn vì thiếu người ký, buổi làm việc với cơ quan thuế có người đủ thẩm quyền tham dự, văn bản trả lời không phải chờ.

Điều uỷ quyền không làm được:

• Không làm người đại diện hết trách nhiệm. Trước cơ quan thuế, hồ sơ do người được uỷ quyền ký vẫn là hồ sơ của doanh nghiệp.
• Không thay đổi người đại diện theo pháp luật. Muốn giám đốc điều hành chịu trách nhiệm pháp lý như người đại diện thì phải làm thủ tục đăng ký thay đổi, không phải viết giấy uỷ quyền.
• Không hợp thức hoá việc sai. Người được uỷ quyền ký một hồ sơ không đúng sự thật thì cả người ký lẫn doanh nghiệp đều phải chịu.

Những việc thường uỷ quyền được

Một số giấy tờ có quy định riêng về người ký, hoặc điều lệ công ty yêu cầu phê duyệt của hội đồng thành viên, chủ tịch công ty. Trước khi uỷ quyền việc ký báo cáo tài chính năm, tờ khai quyết toán hay hồ sơ thay đổi đăng ký thuế, nên hỏi kế toán và đọc điều lệ để chắc việc uỷ quyền phù hợp với quy định hiện hành.

Những việc người đại diện nên giữ lại

Không phải việc gì uỷ quyền được thì cũng nên uỷ quyền. Những việc sau người đại diện nên tự làm, hoặc ít nhất tự duyệt trước khi người được uỷ quyền ký:

• Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán năm: con số cả năm, quyết định phần lớn trách nhiệm thuế.
• Khai bổ sung các kỳ trước: thừa nhận sai sót, kéo theo thuế, tiền chậm nộp.
• Biên bản kiểm tra, thanh tra: nội dung là căn cứ cho quyết định xử lý.
• Hồ sơ tạm ngừng, giải thể, chấm dứt mã số thuế: thay đổi tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
• Lệnh chi tiền lớn và phân quyền ngân hàng điện tử.

Nguyên tắc chọn: việc gì khó đảo ngược hoặc thừa nhận một nghĩa vụ thì giữ lại. Việc gì lặp lại đều và có thể kiểm tra sau thì giao.

Viết giấy uỷ quyền thế nào cho khỏi rắc rối

Một giấy uỷ quyền tốt trả lời đủ năm câu:

1. Ai uỷ quyền cho ai: họ tên, chức danh, giấy tờ tuỳ thân của hai bên; tên và mã số thuế doanh nghiệp.
2. Uỷ quyền làm gì: liệt kê cụ thể từng loại việc. Tránh câu “thay mặt giải quyết mọi công việc liên quan đến thuế”.
3. Trong giới hạn nào: hạn mức giá trị, loại hồ sơ, việc nào cần duyệt trước.
4. Từ ngày nào đến ngày nào: có ngày kết thúc. Uỷ quyền khi đi công tác thì gắn với thời gian đi.
5. Có được uỷ quyền lại không: thường là không.

Khi dùng giấy uỷ quyền làm việc với cơ quan thuế, mang bản gốc và chuẩn bị bản sao. Cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu phạm vi uỷ quyền với việc đang làm; giấy chung chung dễ bị yêu cầu bổ sung.

Luật Doanh nghiệp có quy định riêng cho trường hợp người đại diện duy nhất vắng mặt ở Việt Nam, và điều lệ công ty có thể quy định thêm. Kiểm tra cả hai khi người đại diện chuẩn bị đi dài ngày. Tình huống người đại diện vắng mặt được phân tích thêm tại chuyên mục khi người đại diện vắng mặt của Đại Diện Pháp Luật.

Chữ ký số: uỷ quyền trên giấy, kiểm soát trên thiết bị

Phần lớn hồ sơ thuế nộp điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Giấy uỷ quyền cho phép giám đốc điều hành ký, nhưng thực tế ai cầm thiết bị chữ ký số và mã PIN mới là người ký.

• Ghi trong biên bản bàn giao: chữ ký số nào được giao, dùng cho việc gì, ngày giao, ngày thu lại.
• Chữ ký số từ xa trên điện thoại tiện nhưng khó biết ai đang dùng; nếu có thể, bật thông báo cho người đại diện mỗi lần ký.
• Đổi mã PIN khi kết thúc uỷ quyền.

Uỷ quyền trên giấy đã hết hạn mà thiết bị vẫn nằm ở người được uỷ quyền là tình huống gặp rất nhiều. Giấy hết hạn không làm thiết bị mất khả năng ký.

Ba tình huống uỷ quyền hay gặp

Người đại diện thường xuyên ở nước ngoài. Uỷ quyền dài hạn cho giám đốc điều hành trong nước là cách phổ biến. Nhưng nếu người đại diện gần như không bao giờ có mặt, nên cân nhắc việc thay đổi người đại diện hoặc bổ sung thêm người đại diện nếu điều lệ cho phép, thay vì duy trì một giấy uỷ quyền rất rộng trong nhiều năm.

Chủ là người đại diện nhưng giao điều hành cho giám đốc. Giám đốc lo việc hằng ngày, chủ lo chiến lược. Giấy uỷ quyền nên theo đúng ranh giới đó: giám đốc ký tờ khai định kỳ và hợp đồng trong hạn mức, chủ giữ quyết toán năm, khai bổ sung, vay vốn và mọi thay đổi đăng ký.

Chuỗi cửa hàng, nhiều chi nhánh. Quản lý từng điểm bán cần ký nhận hàng, ký biên bản với nhà cung cấp, đôi khi lập hoá đơn. Mỗi người một giấy uỷ quyền với phạm vi hẹp, gắn với đúng cửa hàng mình phụ trách, và bị thu hồi ngay khi chuyển công tác hay nghỉ việc. Danh sách những người đang được uỷ quyền nên nằm ở một chỗ, để khi cần là biết ngay ai đang ký được nhân danh doanh nghiệp.

Kiểm soát sau khi đã uỷ quyền

Uỷ quyền xong không có nghĩa là thôi theo dõi. Ba việc đơn giản:

• Người được uỷ quyền báo lại sau mỗi lần ký hồ sơ thuế: loại hồ sơ, ngày nộp, kèm thông báo chấp nhận.
• Người đại diện tự xem tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại mỗi tháng: tờ khai đã nộp, văn bản cơ quan thuế gửi tới, nghĩa vụ còn phải nộp.
• Kiểm tra định kỳ trạng thái của doanh nghiệp trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, nhất là sau khi người được uỷ quyền làm thủ tục thay đổi thông tin.

Khi muốn chấm dứt uỷ quyền trước hạn, lập văn bản thu hồi, thông báo cho người được uỷ quyền và các nơi đã nhận giấy uỷ quyền (cơ quan thuế, ngân hàng nếu có), rồi thu lại chữ ký số, đổi mật khẩu các tài khoản. Bỏ sót bước nào thì bước đó thành kẽ hở.