Một nhân viên làm ca ở ba cửa hàng của cùng một công ty vẫn là một người nhận thu nhập từ một tổ chức trả thu nhập. Lương của họ phải được gộp theo người trong tháng rồi mới xác định cách khấu trừ thuế, chứ không tính riêng từng cửa hàng như ba người khác nhau. Loại hợp đồng quyết định cách khấu trừ: hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên thì tính theo biểu luỹ tiến có giảm trừ gia cảnh; không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới ba tháng thì khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần.
Phần khó của chuỗi không nằm ở công thức, mà ở dữ liệu: chấm công rải ở nhiều nơi, quản lý từng cửa hàng tự trả tiền mặt cuối ca, mỗi nơi một bảng tính. Bài này đi từ chọn hợp đồng tới gộp lương, khấu trừ và chứng từ.
Chọn loại hợp đồng theo cách người đó thật sự làm việc
Chuỗi thường có ba kiểu người làm bán thời gian, và mỗi kiểu hợp với một loại hợp đồng khác nhau:
| Kiểu làm việc | Hợp đồng thường dùng | Cách khấu trừ thuế |
|---|---|---|
| Làm đều nhiều tháng, có lịch ca cố định mỗi tuần | Hợp đồng lao động không trọn thời gian, thời hạn từ ba tháng trở lên | Theo biểu luỹ tiến, được giảm trừ gia cảnh |
| Làm theo mùa cao điểm vài tuần | Hợp đồng lao động dưới ba tháng | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần |
| Gọi khi thiếu người, không lịch cố định | Hợp đồng dịch vụ, cộng tác | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần |
Điều cần tránh là ký hợp đồng ngắn hạn nối tiếp nhau cho một người thực chất làm ổn định cả năm, chỉ để khác đi cách tính thuế hay bảo hiểm. Bản chất quan hệ lao động được xét theo thực tế làm việc: có lịch ca, chịu quản lý, nhận lương đều đặn. Hợp đồng ghi khác thực tế là chỗ dễ bị hỏi khi kiểm tra, cả về thuế lẫn về lao động.
Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với lao động không trọn thời gian và hợp đồng ngắn đã có thay đổi theo luật mới. Trước khi chốt mẫu hợp đồng cho cả chuỗi, nên tra quy định bảo hiểm xã hội hiện hành hoặc hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng, thay vì làm theo cách của vài năm trước.
Gộp lương theo người, không theo cửa hàng
Sai lầm phổ biến nhất ở chuỗi là mỗi cửa hàng lập bảng lương riêng, kế toán cộng các bảng lại mà không nhận ra một người xuất hiện ở hai, ba bảng.
Giả sử một nhân viên ký hợp đồng cộng tác, trong tháng làm ở cửa hàng A được 1,5 triệu đồng, cửa hàng B được 1,2 triệu đồng. Nếu nhìn từng cửa hàng, cả hai khoản đều dưới 2 triệu đồng và tưởng như không phải khấu trừ. Nhưng người trả thu nhập là công ty, không phải cửa hàng. Nếu công ty trả một lần cuối tháng 2,7 triệu đồng, khoản đó thuộc diện khấu trừ 10%.
Cách làm đúng:
- Một mã nhân viên duy nhất cho cả chuỗi, gắn với số định danh cá nhân. Từ ngày 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên đây cũng là khoá để kê khai.
- Chấm công ở cửa hàng nào cũng về chung một bảng, mỗi dòng ghi rõ ca, cửa hàng, số giờ.
- Tính lương theo người sau khi đã gộp mọi cửa hàng, rồi mới áp cách khấu trừ theo loại hợp đồng.
- Phân bổ chi phí lương về từng cửa hàng theo giờ làm, để báo cáo quản trị từng điểm bán vẫn đúng. Phân bổ là việc nội bộ, không làm thay đổi cách khấu trừ thuế.
Cũng không “chia nhỏ” lần trả để mỗi lần dưới 2 triệu đồng. Trả theo tuần là quyền của công ty nếu thật sự trả theo tuần, nhưng chia nhỏ chỉ để né khấu trừ là cách làm dễ bị xem xét lại, và người lao động cũng không được lợi khi quyết toán.
Khấu trừ 10% và cam kết thu nhập thấp
Với người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới ba tháng, công ty khấu trừ 10% trên khoản trả từ 2 triệu đồng/lần. Nhiều sinh viên làm ca có tổng thu nhập cả năm thấp, chưa tới mức phải nộp thuế. Với họ có cơ chế cam kết thu nhập: cá nhân làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành rằng tổng thu nhập trong năm chưa tới mức phải chịu thuế, và công ty tạm không khấu trừ.
Ba điều kiện hay bị quên khi dùng cam kết:
- Người làm cam kết phải có số định danh cá nhân, và cam kết phải đúng thực tế thu nhập cả năm từ mọi nguồn, không chỉ từ công ty mình.
- Cam kết do chính người lao động ký và chịu trách nhiệm; công ty giữ bản gốc hoặc bản điện tử cùng hồ sơ lương.
- Nếu trong năm thu nhập của họ tại công ty đã vượt mức trong cam kết, cam kết không còn phù hợp và phải khấu trừ lại từ lần trả sau.
Công ty không nên in sẵn cam kết rồi đưa cả loạt nhân viên ký cho nhanh. Cam kết sai thì người ký chịu trách nhiệm, nhưng công ty cũng bị hỏi vì không khấu trừ khi đủ điều kiện phải khấu trừ.
Hợp đồng lao động không trọn thời gian: biểu luỹ tiến và giảm trừ gia cảnh
Nhân viên có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, kể cả làm bán thời gian, được tính thuế theo biểu luỹ tiến từng phần sau khi trừ giảm trừ gia cảnh. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng và mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15.
Với phần lớn nhân viên bán thời gian, lương tháng thấp hơn mức giảm trừ bản thân, nên số thuế khấu trừ bằng không. Nhưng không vì thế mà bỏ qua kê khai: họ vẫn phải có tên trong tờ khai khấu trừ và quyết toán của công ty, vì đó là căn cứ để chi phí lương được thừa nhận.
Điểm cần lưu ý: một người có thể làm bán thời gian ở chuỗi của mình và làm chính thức ở nơi khác. Giảm trừ gia cảnh chỉ tính ở một nơi, thường là nơi họ đăng ký. Kế toán nên hỏi và lưu lại người đó đăng ký giảm trừ ở đâu. Biểu thuế luỹ tiến sau đợt sửa luật cần tra ở Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành và Thông tư 87/2026/TT-BTC; bài này không nêu bậc cụ thể.
Trả lương và chứng từ: để tiền lương là chi phí được trừ
Chuỗi cửa hàng hay trả lương ca bằng tiền mặt ngay tại quầy. Tiện cho nhân viên, nhưng là chỗ yếu nhất của hồ sơ chi phí. Tiền lương muốn được tính vào chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cần có đủ:
- Hợp đồng (lao động hoặc dịch vụ) đúng loại, có thông tin định danh.
- Bảng chấm công theo ca, có xác nhận của quản lý cửa hàng.
- Bảng lương theo người, có ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản.
- Quy chế lương nêu đơn giá theo giờ, theo ca, phụ cấp ca đêm, ngày lễ.
- Tên người đó có trong kê khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của công ty.
Trả qua tài khoản ngân hàng của chính nhân viên là cách gọn nhất: chứng từ tự sinh, không phụ thuộc chữ ký trên giấy, và loại bỏ chuyện quản lý cửa hàng tự rút quỹ trả lương. Nếu vẫn trả tiền mặt, phiếu chi phải có chữ ký người nhận, và tổng tiền mặt trả lương mỗi cửa hàng phải khớp bảng lương chung.
Cuối năm: tổng hợp, quyết toán và cấp chứng từ khấu trừ
Cuối năm, công ty tổng hợp thu nhập đã trả cho từng người trong cả năm, từ mọi cửa hàng. Việc này chỉ dễ nếu từ đầu năm đã có một mã nhân viên chung.
- Quyết toán thay: người có hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên tại công ty và đủ điều kiện có thể uỷ quyền để công ty quyết toán thay. Hạn quyết toán năm của tổ chức theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng tháng thứ ba sau năm tài chính.
- Chứng từ khấu trừ: người đã bị khấu trừ, kể cả 10%, có quyền đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ để tự quyết toán. Chứng từ này được lập theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Người đã nghỉ: nhân viên thời vụ nghỉ từ giữa năm vẫn phải có trong quyết toán của công ty với phần thu nhập đã trả.
Tự kiểm tra ở đâu
Chủ chuỗi có thể tự kiểm tra mà không cần đọc sổ lương chi tiết:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem các tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã nộp theo kỳ, đối chiếu tổng thu nhập đã trả với tổng chi lương trên báo cáo quản trị các cửa hàng. Chênh lớn là dấu hiệu có người chưa được kê khai.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: nhân viên tự xem thu nhập công ty đã kê khai cho mình; khi họ hỏi, đó cũng là cách kiểm tra chéo cho công ty.
- Cổng hoá đơn điện tử: kiểm tra chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho những người yêu cầu.
- Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp: hỏi trực tiếp khi chưa rõ cách khấu trừ với một nhóm lao động đặc thù.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên làm hai cửa hàng thuộc hai công ty khác nhau của cùng một chủ thì sao?
Khi đó là hai tổ chức trả thu nhập khác nhau, mỗi công ty khấu trừ phần mình trả. Người lao động tự tổng hợp thu nhập từ hai nơi khi quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán.
Sinh viên làm ca không có số định danh cá nhân thì khấu trừ thế nào?
Hầu hết công dân đã có số định danh cá nhân trên căn cước. Công ty cần thu thập số này ngay khi nhận việc, vì thiếu nó thì không làm được cam kết thu nhập và khó kê khai đúng người.
Thưởng doanh số cuối tháng cho nhân viên bán thời gian có gộp vào không?
Có. Thưởng là thu nhập từ tiền lương, tiền công và được gộp vào khoản trả trong kỳ của người đó trước khi áp cách khấu trừ theo loại hợp đồng.
Quản lý cửa hàng tự thuê người làm thêm và trả tiền mặt có được không?
Không nên. Người đó vẫn làm việc cho công ty, nên công ty có nghĩa vụ khấu trừ và kê khai. Mọi người làm việc phải đi qua hợp đồng và bảng lương chung, dù chỉ làm vài ca.
Nhân viên bán thời gian có được giảm trừ người phụ thuộc không?
Người có hợp đồng lao động được tính theo biểu luỹ tiến có thể đăng ký người phụ thuộc, nhưng chỉ tại một nơi. Người bị khấu trừ 10% không áp giảm trừ khi khấu trừ, mà xét khi tự quyết toán cuối năm.
Trả lương theo tuần có làm thay đổi ngưỡng khấu trừ 10% không?
Ngưỡng tính theo mỗi lần trả, nên trả theo tuần có thể làm từng lần dưới ngưỡng. Việc trả theo tuần phải là cách trả thật, ghi trong quy chế; chia nhỏ chỉ để tránh khấu trừ thì không nên làm.
