Không cần biết làm kế toán vẫn kiểm tra được kế toán, vì cách kiểm tra hiệu quả nhất không phải xem họ hạch toán thế nào mà là đối chiếu kết quả với dữ liệu nằm ngoài tầm tay của họ: tài khoản thuế điện tử, sao kê ngân hàng, cổng hoá đơn điện tử, tiền mặt đếm được, hàng trong kho nhìn được.
Bài này chia việc kiểm tra theo ba nhịp — tháng, quý, năm — mỗi nhịp chỉ vài việc cụ thể. Đi kèm là những dấu hiệu nên hỏi ngay và cách hỏi để kế toán không thấy bị nghi ngờ, vì mục tiêu là quy trình chạy tốt chứ không phải bắt lỗi.
Kiểm tra kết quả, không kiểm tra nghiệp vụ
Chủ không nên và không cần đi xem từng bút toán. Làm vậy vừa tốn thời gian, vừa không phát hiện được gì nếu không có chuyên môn. Thay vào đó, chủ đặt câu hỏi ở những chỗ mà số của kế toán phải khớp với một nguồn độc lập:
- Tờ khai kế toán nói đã nộp — tài khoản thuế điện tử có ghi nhận không?
- Số dư tiền gửi trên sổ — sao kê ngân hàng có khớp không?
- Doanh thu đã khai — hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử có tương xứng không?
- Tiền mặt tồn quỹ trên sổ — két có đúng từng ấy không?
- Hàng tồn trên sổ — kho có đúng từng ấy không?
Năm câu này bắt được phần lớn các vấn đề lớn: nộp muộn, bỏ sót tờ khai, ghi thiếu doanh thu, tiền mặt “ảo” trên sổ, tồn kho sai.
Hằng tháng: bốn việc trong mười lăm phút
- Mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, vào mục tra cứu hồ sơ khai thuế. Tờ khai kỳ vừa rồi phải có, kèm thông báo chấp nhận. Không thấy thì hỏi ngay trong ngày.
- Xem mục nghĩa vụ thuế: có khoản nào còn phải nộp, có tiền chậm nộp không. Tiền chậm nộp xuất hiện là dấu hiệu tiền đã được nộp muộn, dù chỉ vài ngày.
- So chứng từ nộp thuế với sao kê: số thuế kế toán báo đã nộp phải có giao dịch tương ứng trên tài khoản doanh nghiệp.
- Hỏi số hoá đơn đầu ra trong tháng và tổng giá trị, so với doanh thu mình biết từ phần mềm bán hàng.
Thêm một câu về hoá đơn đầu vào: “Tháng này trên cổng hoá đơn điện tử có hoá đơn mua vào nào đứng tên công ty mà mình không biết không?” Hoá đơn lạ có thể là nhà cung cấp lập nhầm mã số thuế, cũng có thể là dấu hiệu ai đó đang dùng tên doanh nghiệp. Kế toán làm kỹ sẽ tải và đối chiếu danh sách này mỗi tháng; nếu họ chưa từng làm, đây là việc nên yêu cầu thêm vào quy trình.
Nếu có trả lương, thêm một câu: “Tháng này tổng lương bao nhiêu, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao nhiêu?” Chủ biết quỹ lương của mình, nên con số khấu trừ bằng không khi có nhiều người lương cao là điều cần hỏi thêm.
Hằng quý: ba đối chiếu cần giấy tờ
Mỗi quý, trước hạn tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, yêu cầu kế toán gửi ba thứ và tự đối chiếu:
| Yêu cầu | Chủ đối chiếu với | Dấu hiệu bất thường |
|---|---|---|
| Số dư từng tài khoản ngân hàng trên sổ ngày cuối quý | Sao kê ngân hàng tự tải | Không khớp mà không có giải thích |
| Tồn quỹ tiền mặt trên sổ | Tiền mặt thực tế trong két | Sổ cao hơn thực tế nhiều |
| Danh sách công nợ phải thu, phải trả lớn | Những gì chủ biết về khách và nhà cung cấp | Khách đã trả mà vẫn nợ; nhà cung cấp lạ |
Tồn quỹ tiền mặt trên sổ lớn bất thường là dấu hiệu đáng chú ý nhất. Nó thường xuất hiện khi có những khoản chi không có chứng từ hợp lệ, hoặc có khoản thu được ghi mà tiền không có thật. Cả hai đều là vấn đề sẽ bị hỏi khi kiểm tra.
Hằng năm: một buổi trước quyết toán
Trước khi ký báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán, dành một buổi với kế toán để hỏi năm câu:
- Doanh thu trên báo cáo khớp với tổng doanh thu trên các tờ khai thuế giá trị gia tăng tới đâu, chênh lệch gồm những khoản nào?
- Danh sách chi phí không được trừ năm nay gồm những gì, vì sao?
- Hàng tồn kho cuối năm đã kiểm kê thực tế chưa, có biên bản không?
- Công ty đang áp thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp nào, căn cứ doanh thu năm nào?
- Còn tờ khai, hoá đơn, khoản nợ nào của những năm trước chưa xử lý không?
Câu thứ năm quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Những thứ tồn đọng thường nằm yên cho tới khi doanh nghiệp làm một thủ tục khác — đổi địa chỉ, tạm ngừng, vay ngân hàng — rồi mới lộ ra.
Những dấu hiệu nên hỏi ngay, không đợi tới kỳ
- Nhận thông báo, thư mời, tin nhắn từ cơ quan thuế mà kế toán không chủ động báo.
- Không đăng nhập được tài khoản thuế vì mật khẩu đã bị đổi mà không ai báo.
- Kế toán ngần ngại cho chủ xem tờ khai đã nộp, hoặc chỉ gửi bản tự làm chứ không gửi thông báo chấp nhận.
- Phát sinh tiền phạt hoặc tiền chậm nộp lặp lại.
- Tồn kho trên sổ âm, hoặc một mặt hàng có số lượng không thể có.
- Câu trả lời cho câu hỏi đơn giản luôn là “để em xem lại” mà không bao giờ có câu trả lời.
Một dấu hiệu riêng lẻ chưa nói lên điều gì; kế toán giỏi cũng có lúc bận. Nhưng hai ba dấu hiệu cùng lúc là lúc nên xem xét lại cả quy trình.
Tách bạch chức năng và kiểm tra độc lập
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người vừa giữ tiền, vừa ghi sổ, vừa đối chiếu ngân hàng là chuyện thường gặp. Đó cũng là cấu trúc dễ sai và dễ bị lợi dụng nhất. Vài cách tách đơn giản:
- Người giữ tiền mặt và người ghi sổ quỹ là hai người khác nhau.
- Chủ tự nhận thông báo biến động số dư của tài khoản công ty.
- Người lập lệnh chuyển tiền không đồng thời là người duyệt lệnh.
- Mỗi năm một lần, thuê một bên độc lập rà soát nhanh sổ sách và hồ sơ thuế, nhất là trước khi vay vốn hoặc trước khi đổi kế toán.
Kiểm tra độc lập không phải là không tin người đang làm. Nó giúp kế toán có người thứ hai nhìn lại, và giúp chủ yên tâm khi ký.
Hỏi thế nào để kế toán không thấy bị nghi ngờ
Cách hỏi quyết định kế toán sẽ hợp tác hay phòng thủ. Vài nguyên tắc:
- Nói trước rằng đây là quy trình, áp dụng đều đặn, không phải vì có chuyện. “Mỗi tháng anh sẽ tự xem tài khoản thuế một lần” nghe khác hẳn “anh muốn kiểm tra em”.
- Hỏi về kết quả, không hỏi về cách làm: “số dư ngân hàng trên sổ có khớp sao kê không” thay cho “em hạch toán khoản này thế nào”.
- Ghi lại câu trả lời và hẹn thời điểm xem lại những gì chưa rõ.
- Cảm ơn khi kế toán chủ động báo lỗi. Nếu báo lỗi bị trách, lần sau lỗi sẽ bị giấu.
Sau vài tháng, những câu hỏi này trở thành nhịp làm việc bình thường. Kế toán tốt thường còn thích có chủ hỏi, vì họ được chia sẻ trách nhiệm với một người biết việc.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tự đăng nhập tài khoản thuế có làm ảnh hưởng tới việc của kế toán không?
Không, nếu chỉ xem. Chủ chỉ cần tránh tự nộp, tự sửa hồ sơ mà không báo kế toán. Thông báo cho kế toán biết mình sẽ xem định kỳ để hai bên không bất ngờ.
Làm sao biết tờ khai đã được cơ quan thuế nhận?
Mỗi hồ sơ nộp điện tử có thông báo tiếp nhận và thông báo chấp nhận, xem được trong mục tra cứu hồ sơ của tài khoản thuế điện tử. Chỉ có bản tờ khai kế toán gửi qua tin nhắn là chưa đủ.
Tiền mặt trên sổ nhiều hơn tiền trong két thì nghĩa là gì?
Có thể có khoản chi chưa được ghi, có khoản thu ghi mà tiền không về quỹ, hoặc số dư được “để” trên sổ để cân các khoản không có chứng từ. Yêu cầu kế toán giải thích và cùng kiểm kê quỹ có biên bản.
Có nên thuê một bên khác kiểm tra kế toán hiện tại không?
Có ích nếu làm định kỳ và nói rõ với kế toán hiện tại từ đầu. Một buổi rà soát mỗi năm, nhất là trước quyết toán hoặc trước khi vay vốn, thường đủ để phát hiện những điểm cần sửa.
Chủ không có thời gian thì tối thiểu nên làm gì?
Mỗi tháng mở tài khoản thuế điện tử xem tờ khai đã được chấp nhận và nghĩa vụ còn lại; mỗi quý so số dư ngân hàng trên sổ với sao kê. Hai việc đó mất chưa tới nửa giờ.
Kế toán nội bộ và kế toán dịch vụ có cần kiểm tra khác nhau không?
Nhịp kiểm tra giống nhau vì đều đối chiếu kết quả với dữ liệu độc lập. Khác ở chỗ kế toán nội bộ thường giữ cả tiền mặt và quyền ngân hàng, nên phần tách bạch chức năng và kiểm kê quỹ quan trọng hơn; với kế toán dịch vụ thì phần theo dõi chứng từ gửi đi và nhận lại quan trọng hơn.
Kế toán nghỉ đột ngột thì kiểm tra gì trước tiên?
Đổi mật khẩu tài khoản thuế, cổng hoá đơn, ngân hàng; thu hồi chữ ký số; kiểm tra tờ khai kỳ gần nhất đã nộp chưa; rồi mới lập biên bản bàn giao sổ sách và chứng từ.
