Doanh thu của công ty bán hàng online là giá bán hàng hoá cho khách trên các đơn giao thành công, không phải số tiền sàn thương mại điện tử chuyển về tài khoản. Số tiền sàn chuyển đã trừ phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, có khi trừ cả khoản hoàn của đơn tháng trước, và được gộp theo chu kỳ của sàn. Lấy tiền về làm doanh thu thì doanh thu luôn thấp hơn thực tế đúng bằng phần phí và lệch thời điểm với hoá đơn.
Muốn số liệu khớp, phải tách mỗi đơn thành ba phần — doanh thu, phí, khoản hoàn — và đối soát theo nhịp riêng cho từng kênh: sàn, mạng xã hội, website. Bài này đi theo đúng thứ tự đó, cho doanh nghiệp bán hàng online (không bàn về hộ kinh doanh, vốn có cách sàn khấu trừ thuế riêng).
Ba kênh bán, ba kiểu tiền về
| Kênh | Tiền đi đường nào | Chỗ hay lệch |
|---|---|---|
| Sàn thương mại điện tử | Khách trả sàn, sàn giữ tới khi đơn hoàn tất rồi chuyển phần còn lại sau phí | Phí nhiều loại, voucher, đơn trả sau khi đã chuyển tiền |
| Mạng xã hội, tin nhắn | Khách chuyển khoản trực tiếp hoặc trả tiền mặt cho đơn vị giao hàng thu hộ | Tiền vào sai tài khoản, nội dung chuyển khoản không rõ đơn nào |
| Website riêng | Qua cổng thanh toán hoặc thu hộ khi giao | Phí cổng thanh toán, tiền về theo lô, đơn huỷ sau thanh toán |
Ba kênh này phải về một sổ doanh thu chung với cùng một cách ghi: mỗi đơn có mã, ngày giao thành công, giá bán, kênh, phương thức thanh toán. Mỗi kênh một bảng tính riêng, cuối tháng cộng tay, là cách chắc chắn sẽ sót.
Tách doanh thu khỏi phí và voucher
Báo cáo đối soát của sàn thường liệt kê cho mỗi đơn: giá sản phẩm, các khoản giảm giá, phí vận chuyển, các loại phí sàn thu, và số tiền thực nhận. Kế toán cần tách:
- Giá bán cho khách → doanh thu, là căn cứ lập hoá đơn.
- Phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo sàn thu → chi phí bán hàng. Cần hoá đơn phí từ sàn để hạch toán và xét chi phí được trừ, và để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu có.
- Voucher do shop tài trợ → là giảm giá của shop, doanh thu là giá sau giảm và hoá đơn thể hiện đúng giá đó.
- Voucher do sàn tài trợ → khách trả ít hơn nhưng sàn bù cho shop, doanh thu của shop vẫn là giá trước voucher của sàn.
- Phí vận chuyển: phần khách trả và phần shop chịu tách riêng; phần shop chịu là chi phí.
Cách xử lý chi tiết của từng loại khuyến mại phụ thuộc hợp đồng với sàn và quy định hoá đơn. Điều quan trọng là thống nhất một bảng quy đổi từ các cột của báo cáo sàn sang tài khoản kế toán, dùng nguyên năm, để tháng nào cũng xử lý giống nhau.
Đơn trả hàng, hoàn tiền và giao không thành công
- Giao không thành công (khách không nhận, hàng quay về kho): chưa phải doanh thu. Nếu đã lập hoá đơn trước khi giao, phải xử lý hoá đơn theo quy định.
- Trả hàng sau khi đã giao thành công: doanh thu đã ghi nhận ở tháng giao; khoản trả ghi giảm ở tháng trả, kèm hoá đơn điều chỉnh hoặc chứng từ trả hàng theo đúng quy định hoá đơn.
- Hoàn tiền một phần (khách khiếu nại hàng lỗi, được hoàn một phần): là giảm giá sau bán, cũng cần chứng từ.
Sàn thường xử lý hoàn tiền vài ngày tới vài tuần sau, nên đơn tháng này có thể bị trừ tiền ở chu kỳ tháng sau. Lập một danh sách đơn đang khiếu nại cuối mỗi tháng, theo dõi tới khi có kết quả, thay vì để khoản trừ bất ngờ xuất hiện trên báo cáo đối soát.
Hàng trả về cũng phải nhập lại kho có phiếu. Hàng trả về hỏng không bán được thì lập biên bản; không có biên bản, tồn kho trên sổ sẽ lớn hơn thực tế.
Hoá đơn cho hàng nghìn đơn lẻ
Khách mua lẻ trên sàn phần lớn không lấy hoá đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lập hoá đơn cho hàng hoá đã bán theo quy định. Hai câu hỏi cần được trả lời bằng văn bản quy định chứ không bằng thói quen:
- Lập cho từng đơn hay được lập tổng hợp: chỉ được lập tổng hợp trong những trường hợp văn bản về hoá đơn cho phép. Từ 1/7/2026, quy định hoá đơn điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; kế toán cần đọc lại điều khoản áp dụng cho bán lẻ qua thương mại điện tử.
- Thời điểm lập: gắn với thời điểm chuyển giao hàng hoá cho khách, không đợi sàn chuyển tiền.
Khách là doanh nghiệp đặt hàng qua sàn và yêu cầu hoá đơn thì lấy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ ngay khi đặt, tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi lập. Nhiều phần mềm bán hàng kết nối được với dịch vụ hoá đơn điện tử để lập tự động theo đơn — đây là chỗ nên đầu tư khi số đơn đã lên vài trăm mỗi ngày.
Hàng gửi kho sàn và kho đơn vị vận chuyển
Hàng gửi ở kho của sàn hay của đơn vị giao vận vẫn là hàng tồn kho của doanh nghiệp cho tới khi bán. Chuyển hàng từ kho mình sang kho sàn không phải là bán, không phát sinh doanh thu, chỉ cần chứng từ điều chuyển nội bộ phù hợp.
Mỗi tháng đối chiếu ba con số: tồn kho trên sổ kế toán, tồn kho phần mềm bán hàng, và tồn kho sàn báo tại kho của họ. Hàng thất lạc, hư hỏng tại kho bên thứ ba cần có biên bản và khoản bồi thường (nếu có) để ghi sổ đúng. Không đối chiếu định kỳ thì cuối năm kiểm kê mới lộ chênh lệch, và khi đó không còn ai nhớ nguyên nhân.
Nhịp đối soát và chuyện tiền về tài khoản cá nhân
- Hằng ngày: số đơn tạo, đơn giao thành công, đơn huỷ trên từng kênh; tiền chuyển khoản trực tiếp khớp với đơn nào.
- Mỗi chu kỳ sàn chuyển tiền: tải báo cáo đối soát, tách doanh thu, phí, hoàn; khớp số thực nhận với sao kê.
- Cuối tháng: doanh thu trên sổ bằng tổng giá bán các đơn giao thành công trừ trả hàng; khớp với tổng hoá đơn đã lập trên cổng hoá đơn điện tử; lập danh sách khoản treo.
Kênh mạng xã hội hay có tiền về tài khoản cá nhân của chủ hoặc nhân viên vì “khách quen chuyển thế”. Đây là dòng tiền khó giải thích nhất khi đối chiếu, dễ làm sót doanh thu, và các nền tảng, ngân hàng ngày càng cung cấp nhiều dữ liệu giao dịch cho cơ quan thuế. Toàn bộ tiền bán hàng của doanh nghiệp nên về tài khoản doanh nghiệp; cách chuyển đổi đã có trong bài nhân viên thu tiền qua tài khoản cá nhân.
Nơi tự kiểm tra: báo cáo đối soát tải trực tiếp từ trang người bán của sàn (không dùng bản đã qua tay chỉnh sửa), cổng hoá đơn điện tử cho tổng hoá đơn đầu ra và hoá đơn phí sàn đầu vào, tài khoản thuế điện tử cho tờ khai và số đã nộp.
Bốn con số chủ shop nhìn mỗi tuần
- Tỷ lệ phí trên doanh thu của từng sàn. Cộng mọi loại phí sàn thu (cố định, thanh toán, dịch vụ, quảng cáo, vận chuyển shop chịu) chia cho doanh thu của sàn đó. Nhiều shop tưởng mình lãi 20% trên sàn này, tính đủ phí ra còn vài phần trăm.
- Tỷ lệ đơn hoàn, đơn giao thất bại. Tăng đột ngột là dấu hiệu lỗi sản phẩm, lỗi mô tả, hoặc một lô hàng có vấn đề; kéo theo cả tồn kho bị lệch.
- Tiền đang nằm ở sàn và ở đơn vị vận chuyển. Là tiền của doanh nghiệp nhưng chưa về tài khoản. Con số này lớn dần là vốn lưu động đang bị giữ.
- Số đơn đã giao thành công nhưng chưa có hoá đơn. Phải gần bằng 0 cuối mỗi tuần; để dồn tới cuối tháng là lập trễ và dễ sót.
Bốn con số này kế toán hoặc người vận hành shop lấy từ báo cáo đối soát và phần mềm bán hàng, mất khoảng nửa giờ mỗi tuần nếu bảng quy đổi đã làm sẵn từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp bán trên sàn thì sàn có khấu trừ thuế thay không?
Cơ chế sàn khấu trừ, nộp thay chủ yếu áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn. Doanh nghiệp tự khai và nộp thuế của mình. Dù vậy, dữ liệu giao dịch trên sàn vẫn có thể được đối chiếu với tờ khai của doanh nghiệp.
Phí sàn không có hoá đơn thì có trừ chi phí được không?
Chi phí cần hoá đơn, chứng từ hợp lệ mới được trừ. Nên tải hoá đơn phí từ trang người bán hoặc yêu cầu sàn cung cấp hằng tháng; với nền tảng nước ngoài, cách xử lý chứng từ và nghĩa vụ đi kèm cần hỏi kế toán riêng.
Doanh thu ghi theo ngày khách đặt hay ngày giao thành công?
Doanh thu ghi nhận khi hàng đã chuyển giao cho khách theo quy định, thường là ngày giao thành công. Ngày đặt hàng chỉ là ngày phát sinh đơn, chưa phải doanh thu.
Livestream bán hàng có cần tách riêng không?
Livestream chỉ là cách bán; đơn phát sinh vẫn đi qua sàn, qua tin nhắn hoặc qua website. Tách riêng trong báo cáo quản trị để đo hiệu quả là tốt, còn doanh thu kế toán ghi theo đơn như các kênh khác.
Tiền thu hộ khi giao hàng về chậm thì doanh thu có chậm theo không?
Không. Đơn giao thành công là doanh thu của ngày giao; tiền thu hộ chưa về là khoản phải thu từ đơn vị vận chuyển. Theo dõi riêng khoản này và đối chiếu với báo cáo của đơn vị vận chuyển mỗi tuần.
Bán cùng một sản phẩm trên nhiều sàn với giá khác nhau có sao không?
Không sao về thuế, miễn là hoá đơn ghi đúng giá bán thực tế của từng đơn. Điều cần giữ là tồn kho chung được theo dõi trên một phần mềm để không bán vượt và không lệch sổ.
